Byłem prezesem zarządu małej spółki z o.o. Ostatnio sąd rejonowy (sąd rejestracyjny) nałożył na mnie grzywnę w wysokości 2 tys. zł za niezłożenie wniosku o ujawnienie wzmianki o sprawozdaniu finansowym za lata 2010–2013 i jednocześnie skierował ponowne wezwanie do złożenia wniosku oraz niezbędnej dokumentacji. Czy czynności sądu są słuszne, skoro spółka nie prowadziła faktycznie działalności w ww. okresie i nie sporządzała sprawozdań?
ekspert radzi
Tak, w sytuacji kiedy spółka figurowała w rejestrze KRS, to nawet jeśli nie osiągnęła żadnych przychodów, przepisy prawa zobowiązują do złożenia sprawozdania finansowego.
Z art. 163 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 ze zm.) wynika, że do powstania spółki z o.o. wymagany jest m.in. wpis do rejestru KRS. Ma on charakter konstytutywny, tj. spółka powstaje z jego momentem, a dodatkowo uzyskuje osobowość prawną. W orzecznictwie przyjmuje się w konsekwencji, że wpis do rejestru wiąże się z domniemaniem prowadzenia działalności przez dany podmiot (por. np. wyrok Sądu Okręgowego w Gliwicach z 29 kwietnia 2014 r., sygn. akt VIII U 2702/12). Z kolei Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 30 października 2014 r. (sygn. akt III AUa 110/14) podkreślił m.in., że prowadzenie działalności gospodarczej to proces polegający na stworzeniu odpowiednich warunków do jej wykonywania, a nie tylko faktyczne jej wykonywanie.
Obowiązki przedsiębiorców odnośnie do składania dokumentacji w KRS reguluje art. 69 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.). Tam określono, że kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wspomniana ustawa nie rozróżnia więc sytuacji, w której działalność gospodarcza jest rzeczywiście wykonywana, od sytuacji, w której nie jest wykonywana. Zatem przyjąć należy, że w tych przypadkach spółka jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji księgowej.
Orzecznictwo jest zgodne: sprawozdanie finansowe ma na celu przedstawić ogólny obraz spółki po kolejnym roku obrotowym. Sąd Okręgowy w Gdańsku w wyroku z 10 kwietnia 2013 r. (sygn. akt XII Gz 153/13) podkreślił, że „Okoliczność, że w spółce nie nastąpiły żadne zmiany wykazuje również sprawozdanie finansowe. Wobec czego złożenie tego dokumentu jest konieczne, aby wykazać, że spółka nie podjęła żadnych czynności związanych z przedmiotem działalności spółki”. Podobnego zdania był Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie. W wyroku z 28 czerwca 2016 r. (sygn. akt I SA/Kr 442/16) stwierdził, że „Dopiero ustanie bytu prawnego takiego podmiotu (jego rozwiązanie, likwidacja) spowoduje, że przestanie on być przedsiębiorcą. Wtedy też dopiero można mówić o trwałym zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej”. Dopiero ta okoliczność może determinować istnienie/nieistnienie obowiązków wynikających z ww. art. 69 ust. 1 u.r.
Z przepisów i orzecznictwa wynika zatem jednoznacznie, że faktyczne nieprowadzenie działalności przez spółkę nie powoduje ustania obowiązku składania stosownych sprawozdań do właściwego sądu rejestrowego (KRS). Ponadto niezależnie od tego, czy sprawozdanie zostało we właściwym okresie zatwierdzone, czy nie – musi ono zostać złożone w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W konsekwencji należy przyjąć za ww. orzecznictwem sądowym, że różne czynności podejmowane przez osoby działające w imieniu spółki mają znaczenie wtórne dla przyjęcia fundamentalnego stanowiska, iż wpis do KRS stwarza domniemanie rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas też aktualizują się powinności wynikające m.in. z ww. art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
W opisywanym przez czytelnika przypadku postępowanie sądu wydaje się zatem słuszne, m.in. w zakresie nałożonej grzywny. Brak jest zatem uzasadnionych podstaw do jego zaskarżenia.
