Każdego roku zamykanych jest co najmniej kilkaset aptek. Rekordowy był rok 2013 r., kiedy to działalność zakończyło ponad 1000 placówek. Zamknięcie apteki wiąże się nie tylko z obowiązkiem wyrejestrowania działalności. Przedsiębiorca musi także poinformować odpowiednie organy, rozwiązać problem zapasu leków czy też uregulować stosunki łączące go z NFZ, kontrahentami i zatrudnionymi pracownikami. Przedstawiamy najważniejsze kroki, jakie trzeba podjąć.
Reklama
OBOWIĄZEK POWIADOMIENIA WIF
Farmaceuta likwidujący aptekę przede wszystkim jest zobowiązany poinformować pisemnie o swoim zamiarze wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego (WIF) właściwego dla miejsca prowadzenia działalności. W piśmie należy wskazać przewidywaną datę zamknięcia placówki. Gdy podmiot uprawniony do prowadzenia apteki rezygnuje z prowadzonej działalności albo gdy zlikwidowana zostaje osoba prawna, na rzecz której zgodę wydano, zezwolenie na prowadzenie placówki wygasa z mocy prawa. Farmaceuta nie jest zatem zobowiązany do złożenia dodatkowego wniosku o stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia, gdyż to straci moc na podstawie decyzji WIF, która zostanie wydana po otrzymaniu oświadczenia o zamiarze zamknięcia apteki i po przeprowadzeniu postępowań kontrolnych i administracyjnych.

Reklama
KONTROLA ZEZWOLENIA
Zgodnie z ustawą z 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2142 ze zm.) w likwidowanej placówce WIF musi przeprowadzić postępowania kontrolne i administracyjne. Jeżeli okaże się, że są nieprawidłowości, wówczas WIF zamiast podjąć decyzję o wygaśnięciu zezwolenia, może zdecydować o jego cofnięciu. Jest to o tyle istotne, że decyzja o cofnięciu zezwolenia niesie poważne konsekwencje dla aptekarza. Gdyby chciał on ponownie starać się o uzyskanie zezwolenia na prowadzenie apteki, może to zrobić nie wcześniej niż po upływie 3 lat od wydania decyzji o cofnięciu zezwolenia.
POINFORMOWANIE SANEPIDU
Farmaceuta zobligowany jest do poinformowania o likwidacji apteki także państwowego powiatowego inspektora sanitarnego. Informacja o tym musi też – najpóźniej w ciągu 14 dni od zamknięcia placówki – trafić do wydziału zdrowia w starostwie powiatowym właściwym dla miejsca prowadzenia placówki.
.
EWIDENCJA I SKARBÓWKA
Nie można zapomnieć o poinformowaniu o likwidacji organu prowadzącego ewidencję działalności gospodarczej oraz Urzędu Skarbowego. Ten ostatni, wraz z tą informacją, powinien otrzymać oświadczenie o stanie majątku oraz spis towarów. Na podstawie przedłożonych danych urząd stwierdzi, czy właściciel placówki zobligowany będzie do skorygowania odprowadzonych podatków.
ZAMKNIĘCIE DZIAŁALNOŚCI
Uczynienie zadość obowiązkom informacyjnym nie oznacza, że apteka automatycznie przestanie istnieć. Prowadzący ją musi bowiem zamknąć działalność gospodarczą. Procedury likwidacyjne uzależnione będą od formy prowadzenia działalności.
UREGULOWANIE UMÓW
Konieczne jest też uregulowanie umów zawartych w związku z prowadzoną działalnością, zwłaszcza z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ). Umowa ta wygaśnie z dniem stwierdzenia wygaśnięcia bądź cofnięcia zezwolenia na prowadzenie apteki. Na farmaceucie ciąży jednak obowiązek zgłoszenia NFZ zakończenia działalności placówki, a także przedłożenia kopii decyzji WIF w przedmiocie wygaśnięcia lub cofnięcia pozwolenia na prowadzenie apteki.
OBOWIĄZKI ARCHIWIZACYJNE
Apteka zobowiązana jest do przechowywania recept na refundowane leki, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne przez okres pięciu lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiła refundacja. Likwidujący jest zatem zobowiązany poinformować NFZ o miejscu przechowywania recept – w ciągu siedmiu dni od wygaśnięcia umowy.
SPRAWY PRACOWNICZE
Likwidacja apteki jest również przesłanką wypowiedzenia umów o pracę zawartych z pracownikami placówki. Okres wypowiedzenia zależny będzie od długości zatrudnienia. Nie można zapomnieć o konieczności wyrejestrowania pracowników z ubezpieczenia społecznego, przy czym po wypowiedzeniu umowy zatrudnionym pracodawca w ciągu 7 dni musi o tym powiadomić ZUS. Ponadto likwidujący placówkę powinien wyrejestrować ewidencję pracowników.
UMOWY NAJMU
Trzeba też pamiętać o uregulowaniu umów najmu lokalu, które z reguły przewidują co najmniej miesięczny okres wypowiedzenia. Farmaceuta zobligowany jest też do rozwiązania umów wiążących go z kontrahentami dostarczającymi mu leki, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia, wyroby medyczne czy inne produkty oferowane w aptece.
POSTĘPOWANIE Z ZAPASEM
Praktycznie nie zdarza się, aby w chwili likwidowania apteki farmaceuta sprzedał cały asortyment. Pojawia się zatem pytanie, co zrobić z lekami, które zostaną na stanie. Przepisy prawa farmaceutycznego wykluczają możliwość ich odsprzedaży. Najprostszym rozwiązaniem jest zwrot zapasów po cenie pierwotnej do hurtowni, w której zostały one nabyte. Aby jednak mogły zostać zwrócone i ponownie wprowadzone na rynek – muszą spełnić kilka warunków. Przede wszystkim, w chwili oddania muszą mieć wystarczająco długą datę ważności, ich opakowanie musi być w stanie nienaruszonym, a ponadto przechowywane być muszą w odpowiednich warunkach. Hurtownia ma prawo odmówić przyjęcia zwrotu leków, może też potrącić wysokie opłaty manipulacyjne. Wiele zależy od warunków umowy zawartej między farmaceutą kontrahentem. Zwracając zakup do hurtowni nie wolno zapomnieć, że transakcja ta nie jest umową sprzedaży, a tym samym wpływa na rozliczenia podmiotu z urzędem skarbowym.
UTYLIZACJA LEKÓW
Problematyczne jest postępowanie z lekami napoczętymi, z krótką ważnością czy też przeterminowanymi. Muszą one zostać zutylizowane na koszt apteki, co oczywiście naraża ją na dodatkowe straty. Podobnej procedurze podlegają przeterminowane leki psychotropowe. Zanim jednak zostaną unieszkodliwione, farmaceuta zobowiązany jest do przechowywania ich w magazynie w szczelnie zamkniętym pojemniku z banderolą „do unieszkodliwienia”, który oplombowany zostanie przez wojewódzkiego inspektora sanitarnego(WIS). Zarówno z zabezpieczenia leków, jak i z ich późniejszej utylizacji przez wykwalifikowaną firmę sporządza się protokoły. Farmaceuta zobowiązany jest przedłożyć WIS protokół z unieszkodliwienia leków.
Przy czym przepisy dotyczące obowiązkowej utylizacji leków mogą ulec zmianie. W związku z bezsensownym marnowaniem leków do sejmowej komisji ds. petycji został bowiem zgłoszony wniosek dotyczący usunięcia zapisu o konieczności niszczenia zapasów w trakcie likwidacji apteki.
Ostrożnie z informowaniem
Przedsiębiorca musi zwrócić uwagę na sposób, w jaki informuje o likwidacji apteki. Zgodnie bowiem z opinią Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego umieszczanie w witrynach informacji o wyprzedaży leków czy też likwidacji nosi znamiona zakazanej reklamy. O likwidacji można poinformować klientów, informacja ta powinna jednak znajdować się wewnątrz placówki.