Krótszy czas pracy: niektóre miasta nie czekają na pilotaż ministerstwa

Argumentów za wprowadzeniem skróconego czasu pracy w urzędzie, nie tylko samorządowym, jest wiele. Najczęściej jest to chęć polepszenia dobrostanu pracowników oraz zwiększenia motywacji urzędników do pracy, a przez to i wydajności. W polskich realiach skrócony czas pracy (szczególnie czterodniowy tydzień pracy) może stanowić dodatkową zachętę dla niektórych kandydatów do pracy. Argument urzędów, które sięgają po to rozwiązanie, przedstawiany kandydatom jest następujący: „z jednej strony płacimy tyle, ile możemy, ale z drugiej pracujesz cztery dni w tygodniu (albo codziennie krócej np. do godz. 14.00 lub 15.00)”. – To działa – mówi Rajmund Wełnic z biura prasowego urzędu miasta Szczecinka. – Jeszcze kilka tygodni temu niektóre nabory na wolne posady kończyły się całkowitym fiaskiem, bo nie wpływała ani jedna oferta, a od miesiąca liczba kandydatów zauważalnie wzrosła – mówi.

Ale resort rodziny w regulaminie naboru na projekty pilotażowe pod nazwą „Skrócony czas pracy – to się dzieje!” wskazuje na jeszcze jeden argument: „W obliczu kryzysu demograficznego potrzebne są zachęty dla młodych rodzin do posiadania dzieci. Krótsza praca oznacza więcej czasu na życie rodzinne i spędzanie czasu z dziećmi”. Potwierdzają to badania z wielu krajów Europy, np. te przeprowadzone w 2021 r. na Islandii jednoznacznie wykazały, że osoby, które pracowały 35 lub 36 godzin tygodniowo, czuły się szczęśliwsze, zdrowsze i mniej zestresowane. W badaniach wzięło udział 2500 pracowników z sektora publicznego (około 1 proc. pracującej populacji Islandii). Wszyscy poprzednio pracowali w systemie 40-godzinnego tygodnia pracy i skrócono im czas pracy do 35 lub 36 godzin, bez obniżenia wynagrodzenia. Na podstawie badań został opracowany raport („Going Public: Iceland’s journey to a short working week”, czerwiec 2021). Najważniejsze wnioski są następujące:

• wzrosło zadowolenie i polepszyło się samopoczucie pracowników,
• zredukowane zostały stres i wypalenie zawodowe,
• w większości badanych miejsc pracy utrzymała się lub nawet wzrosła produktywność.

Podobne badania przeprowadziła w 2021 r. w Wielkiej Brytanii organizacja 4 Day Week Global. W niektórych krajach UE wprowadzono już nawet zmiany legislacyjne (np. w Belgii).

Różne warianty

Możliwości wprowadzenia krótszego czasu pracy w urzędach jest w praktyce kilka, a do najpopularniejszych rozwiązań należą:

• skrócenie dnia pracy (co wydaje się na razie najpopularniejszym w Polsce wariantem) oraz
• skrócenie tygodnia pracy do czterech dni.

Co istotne: czterodniowy tydzień pracy nie oznacza zamknięcia urzędu na trzy dni (tj. piątek, sobotę i niedzielę). Z reguły miasta, które skracają czas pracy, jednocześnie tak organizują pracę pracowników, że sam urząd nadal pracuje tak jak dotąd (przez co najmniej 5 dni), a bywa, że dzienne godziny jego pracy się nawet wydłużają. Jak to można osiągnąć? Przykładowo: część pracowników pracuje w poniedziałki, mając wolne piątki, a pozostali odwrotnie – pracując w piątek, nie muszą przychodzić w poniedziałek. System ten można dodatkowo rotować.

Na przykład w Szczecinku po zmianach wprowadzenie pracy „na zakładkę” spowodowało, że urząd, który był czynny 40 h w tygodniu, obecnie jest otwarty dla obywateli o trzy godziny dłużej [opinia]. Także w Lesznie, gdzie urząd zdecydował się zachować pięciodniowy tydzień pracy, ale skrócił czas pracy urzędników – godziny pracy urzędu nie zostały skrócone. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Mariusz Nowacki wskazuje, że nie odnotował większej liczby skarg mieszkańców. – Jako mieszkaniec również nie odczułem obniżenia jakości pracy w urzędzie – mówi.

Co na to przepisy

W prawie pracy nie ma regulacji, która jednoznacznie przewiduje skrócenie czasu pracy, który opisuję w niniejszym artykule. Nie odnosi się do tego rozwiązania art. 143 kodeksu pracy (dalej: k.p.), w myśl którego „na pisemny wniosek pracownika może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy”. W tym systemie jest dopuszczalne wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Wyraźnie więc widać, że nie jest to ta instytucja czasu pracy, o której mowa w artykule. Owszem, jest to skrócony tydzień pracy, ale 40-godzinny wymiar czasu pracy jest zachowany – jest on skumulowany w pozostałych dniach. Jest też ograniczenie dobowe 12 h. No i jest on wprowadzany wyłącznie na wniosek pracownika. Pracodawca sam nie może go narzucić wszystkim pracownikom.

Zasada korzystności

Na jakim przepisie pracodawca może się więc oprzeć? Przede wszystkim będzie to art. 18 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), w myśl którego „postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy”. To zasada korzystności pracownika lub zasada uprzywilejowania pracownika. Opiera się ona na przeświadczeniu, że prawo pracy wyznacza granicę uregulowań, których nie można przekraczać. Jeżeli jednak pracodawca chce, aby jego pracownicy mieli korzystniejsze warunki pracy niż kodeksowe – nic nie stoi na przeszkodzie. Przykład: przepisy prawa pracy ustalają pensję minimalną, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy zarabiali więcej od minimum ustawowego. Tak więc pracodawca nie może zwiększyć wymiaru czasu pracy powyżej 48 godzin (bo w myśl art. 131 par. 1 k.p. „Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym”), ale z drugiej strony, jeśli chce zmniejszyć liczbę godzin pracy, albo wydłużyć weekend o dodatkowy wolny dzień (np. piątek lub poniedziałek) – to ma do tego prawo, jeśli jest to korzystne dla pracownika (a więc przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia).

W literaturze wskazuje się, że przepis ten odpowiada zasadzie swobody umów, o której mowa w art. 353¹ k.c. Z art. 18 k.p. wynika, że przepisy prawa pracy określają minimum praw pracownika i maksimum jego obowiązków. Przepisy te w pewnym zakresie pozostawiają zatem pełną swobodę pracownikom i pracodawcom (stypulacje umowne na korzyść pracownika), natomiast w pozostałym zakresie ją wyłączają (stypulacje umowne na niekorzyść pracowników). Stąd przepisy prawa pracy w większości przypadków są w połowie imperatywne, a w połowie – dyspozytywne, a zatem mają charakter pośredni między normami dyspozytywnymi a imperatywnymi za: A. Sobczyk (red.), „Kodeks pracy. Komentarz”, wyd. 7, 2025 r.

Normy czasu pracy są więc przykładem norm semidyspozytywnych. Są to normy, które określają graniczne warunki (maksymalne lub minimalne). Pracodawca nie może więc ustalić czasu pracy mniej korzystnie dla pracownika. Według mnie nie ma wątpliwości, że jeśli pracownikowi nie zmniejszy się wynagrodzenia, a ustala krótszy wymiar czasu pracy, to jest dla niego znacznie bardziej korzystne.

Odpoczynek pracownika

Wyraźniej zasadę korzystności widać w zakresie przepisów dotyczących zasady odpoczynku tygodniowego pracownika. Z art. 133 k.p. w par. 1 wynika, że „pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego”. Dotychczas jeśli urząd pracował do piątku do godz. 15.00, a w poniedziałek był otwarty od godz. 7.30, pracownicy mieli 64,5 godziny odpoczynku tygodniowego. Zakładając, że jeśli weekend zacznie się w czwartek o godz. 15.00, a powrót do pracy nastąpi w poniedziałek o godz. 7.30, wymiar odpoczynku zwiększy się do 88,5 godziny. Odpoczynek tygodniowy zwiększy się o ok. 37,2 proc.

Uwaga! Co niezwykle istotne: w przypadku wprowadzenia czterotygodniowego czasu pracy zasadę korzystności należy natomiast bardzo uważnie przeanalizować z radcami prawnymi oraz kadrami. Mianowicie art. 154 par. 1. k.p. określa wymiar urlopu. Wynosi on:

1) 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

2) 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony przez co najmniej 10 lat.

Powyższe należy rozpatrywać w kontekście art. 154² par. 1 k.p., który wskazuje, że „Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu [….]”. Opierając się wyłącznie na tym przepisie będzie to oznaczało, że pracownik będzie wykorzystywać urlop w czterodniowych blokach, a nie w pięciodniowych. Zakładając, że pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, to w pięciodniowym tygodniu pracy może wziąć cztery pełne tygodnie urlopu (4 x 5 dni = 20). Natomiast w czterodniowym tygodniu pracy nadal ma 20 dni urlopu (czyli 160 godzin), ale może wziąć pięć pełnych tygodni urlopu (5 x 4 dni).

Analogicznie pracownik, któremu przysługuje 26 dni urlopu: w pięciodniowym tygodniu pracy może wziąć pięć tygodni i jeden dzień urlopu [(5 x 5) + 1 = 26]. Natomiast w czterodniowym tygodniu pracy może wziąć sześć pełnych tygodni i dwa dni urlopu [(6 x 4) + 2 = 26].

Przytoczone wyliczenie nie uwzględnia art. 154² par. 2 k.p., który wyraźnie stanowi, że: „Jeżeli obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy przewiduje mniejszą liczbę dni pracy w tygodniu niż pięć, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do liczby dni pracy w tygodniu, z zaokrągleniem w górę do pełnego dnia”. Trzymając się literalnie brzmienia tego przepisu, należy przyjąć, że przy zmianie systemu pracy z pięciodniowego na czterodniowy wymiar urlopu w dniach musi zostać odpowiednio obniżony.

Policzmy: zakładając czterodniowy tydzień pracy, kodeksowy wymiar urlopu 26 dni przy 5 dniach tygodniowo należałoby przeliczyć proporcjonalnie: 4/5 × 26 =2 0,8, co po zaokrągleniu w górę daje 21. Zatem pracownik nie miałby 26 dni urlopu, lecz 21 dni urlopu (czyli 21 dni × 8 godzin = 168 godzin), jeśli jego tydzień pracy obejmuje 4 dni.

Uwaga! Pracodawca powinien uwzględnić prawo do dodatkowego urlopu ponad ustawowe minimum, kierując się zasadą korzystności dla pracownika. Z perspektywy urzędu może to budzić wątpliwości. Dlatego w tym zakresie w przyszłości powinny nastąpić odpowiednie zmiany ustawowe.

Świadczenia chorobowe i macierzyńskie

Trzeba ponadto założyć, że zmniejszenie wymiaru czasu pracy nie wpłynie na wysokość pensji. Podobnie nie powinny zmniejszyć się inne świadczenia. Zgodnie art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa: „Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy”.

W sytuacji, gdy skrócenie tygodnia pracy nie wpływa na wysokość wynagrodzenia (bo np. nadal obowiązuje pełen etat), podstawa wymiaru zasiłku nie ulega zmianie.

Dyskryminacja

Wprowadzenie skróconego czasu pracy, w tym czterodniowego tygodnia pracy tylko dla części pracowników (np. biurowych) może budzić wątpliwości, jeśli inna grupa (np. obsługa klienta, kierowcy, pracownicy techniczni) nie będzie miała możliwości skorzystania z analogicznego rozwiązania.

Należy jednak podkreślić, że nie oznacza to, że wprowadzane odmienności są zabronione. Sądy pracy wskazują, że zróżnicowanie traktowania lub ustalenia czasu pracy ma znaczenie obiektywnie. W niektórych sytuacjach również Sąd Najwyższy odróżnia „zwykłe” nierówne traktowanie od dyskryminacji. Wskazuje on, że „Dyskryminacją nie jest każde nierówne traktowanie danej osoby lub grupy w porównaniu z innymi, ale takie, które występuje ze względu na ich «inność» (odrębność, odmienność) i nie jest uzasadnione z punktu widzenia sprawiedliwości opartej na równym traktowaniu wszystkich, którzy znajdują się w takiej samej sytuacji faktycznej lub prawnej. Inaczej mówiąc, dyskryminacją w rozumieniu art. 113 k.p. nie jest nierówne traktowanie pracowników z jakiejkolwiek przyczyny, ale ich zróżnicowanie ze względu na odrębności, o których przepis ten stanowi. Dyskryminacja w odróżnieniu od «zwykłego» nierównego traktowania oznacza gorsze traktowanie pracownika ze względu na jego cechę lub właściwość, określoną w kodeksie pracy jako przyczyna (w języku prawniczym także jako podstawa bądź kryterium) dyskryminacji”. (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 25 lutego 2025 r., sygn. akt III PSKP 21/24). Nie jest zatem wykluczone, aby część pracowników pracowała w dotychczasowym wymiarze czasu pracy, a część w skróconym, jeśli nie stanowi to dyskryminacji.

Jeszcze innym zagadnieniem, które budzi wątpliwości, są nadgodziny, np. jak je liczyć w czterodniowym tygodniu pracy.

Jak wprowadzać?

Wprowadzenie skróconego czasu pracy warto rozpocząć od zapytania pracowników np. w formie ankiety, czy wolą oni pracować codziennie krócej, czy preferują jeden dzień wolny. W ten sposób pracodawca udokumentuje, jak pracownicy rozumieją zasadę korzystności.

Uwaga! Konieczna jest też zmiana regulaminu pracy. Stosownie do art. 9 par. 1 k.p., w którym mowa jest o instrumentach prawa pracy, ustawodawca wymienił, że jednym ze źródeł prawa pracy są właśnie regulaminy. Także pracodawca w Polsce na mocy upoważnienia od prawodawcy ma prawo kreować autonomiczne źródła prawa pracy. Jest on o tyle wygodny dla pracodawcy, że jest źródłem prawnym wydawanym jednostronnie po odbytych uzgodnieniach ze związkami zawodowymi. Stosownie do art. 104¹ k.p. przepisy regulaminu pracy zawierają również postanowienia dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Sąd Najwyższy potwierdził powyższe, wskazując, że „Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustalało się i nadal ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, przy czym ta ostatnia możliwość istnieje wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Regulamin pracy jest aktem normatywnym, subsydiarnym, o którym mowa w art. 9 par. 1 k.p., tzn. regulującym prawa i obowiązki stron stosunku pracy tylko w zakresie nieobjętym postanowieniami układów zbiorowych lub przepisami szczególnymi i nie może on zawierać norm mniej korzystnych dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy”. (patrz: wyrok SN – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 12 lutego 2025 r., sygn. akt II PSKP 35/23). We wcześniejszym orzecznictwie wskazano, że „art. 104¹ par. 1 pkt 2 k.p. umożliwia uregulowanie w regulaminie pracy systemu czasu pracy” (tak: uchwała SN – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 15 marca 2001 r., sygn. akt III ZP 1/01). W orzeczeniu tym sąd deliberował, czy ustawa o pracownikach samorządowych sprzeciwia się uregulowaniu niektórych zagadnień dotyczących systemu czasu pracy w regulaminie pracy. Odpowiedź była negatywna: ustawa o pracownikach samorządowych, a zwłaszcza art. 24 ust. 2 u.p.s. nie sprzeciwia się powyższemu. Oznacza to, że pracodawca samorządowy bez przeszkód może powyższe zagadnienia w regulaminie doprecyzować.

Przy uzgodnieniach pracodawca powinien mieć na względzie art. 104² par. k.p., w myśl którego „regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową”. Zakładowa organizacja związkowa ma charakter wyłącznie opiniodawczy, ale jej rola jest bardzo istotna. „Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej” – wskazał SN – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00). Z przepisu nie wynika, w jakim terminie związki zawodowe mają się wypowiedzieć w zakresie powyższego, dlatego wskazuje się, że pracodawca sam może dookreślić termin związkom i określić maksymalny czas, w jakim negocjacje powinny się zakończyć. Zwłoka związku zawodowego, tudzież przedłużające się negocjacje oznaczać będą, że pracodawca sam będzie mógł go przyjąć.

Jeśli w urzędzie nie działają związki zawodowe – sytuacja wydaje się łatwiejsza. W myśl art. 104² par. 2 k.p. „w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca”. Jest to wówczas władcza decyzja kierownika urzędu. Niezależnie od tego skrócenie czasu pracy jest na tyle korzystne dla pracowników, że mało prawdopodobne, aby związki zawodowe protestowały lub nie przychyliły się do pomysłu pracodawcy.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Wskazuje się, że przepis ten w żadnym przypadku nie wprowadza domniemania znajomości regulaminu przez pracownika. W przypadku wątpliwości, pracodawca będzie musiał udowodnić, że pracownik się z nim zapoznał.

Gdy nie ma regulaminu pracy

Spora część urzędów w Polsce nie ma obowiązku przyjmowania regulaminu pracy, gdyż nie zatrudnia 50 pracowników. Warto zwrócić w tym aspekcie uwagę na orzecznictwo. SN wskazał, że „w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy” (wyrok SN – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 7 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 221/06). Ponadto w kolejnym orzeczeniu (z 26 lutego 2003 r., sygn. akt I PK 149/02) SN wskazał, że „zakres zadań wynikających z zajmowania określonego w umowie o pracę stanowiska może być konkretyzowany nie tylko przez przedstawienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, ale również w drodze poleceń pracodawcy, mieszczących się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy (zajmowanym stanowiskiem)”.

Warto w takiej sytuacji rozważyć, aby w ramach polecenia pracodawcy zwolnić pracowników z obowiązku świadczenia pracy w ustalony dzień – w takiej sytuacji według mnie nie będzie problemów przeliczania urlopów.

Alternatywą dla powyższego jest porozumienie zmieniające. Wtedy to pracownik i pracodawca negocjują i ustalają ze sobą nowe warunki pracy lub płacy. W przypadku przeprowadzania naborów sprawa będzie oczywista: od razu w ogłoszeniu o pracę będzie wskazany wymiar czasu pracy. Należy jednak pamiętać o zakazie dyskryminacji wobec wszystkich pracowników.

Nie wystarczy zarządzanie

Warto odnieść się również do art. 33 ust. 2 u.s.g., zgodnie z którym „organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia”.

W literaturze wskazuje się, że powyższe obejmuje „wykaz komórek organizacyjnych urzędu (np. wydziałów) i przyporządkowany im wykaz stanowisk pracy z zakresem powierzonych im czynności” (tak: R. Hauser, Z. Niewiadomski (red.), „Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz”, wyd. I, 2011). A contrario: odpowiednie zarządzenie nie jest aktem prawnym, który powinien regulować zagadnienie skróconego czasu pracy urzędu. ©℗

Weekend wydłużył się do trzech dni

Od 1 lipca br. wprowadziliśmy w Urzędzie Miasta w Szczecinku czterodniowy tydzień pracy. Pomysł pojawił się kilka miesięcy wcześniej, w związku z trudnościami w pozyskiwaniu nowych pracowników. Zdarzało się, że na ofertę pracy nie wpływało żadne zgłoszenie. Poszukiwaliśmy sposobu na zwiększenie atrakcyjności oferty pracy w urzędzie w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie zaoferować pracownikom podwyżek. Założyliśmy, że zmiana godzin pracy pracowników nie może negatywnie wpłynąć na jakość obsługi obywateli.

Rozważaliśmy różne warianty. Ostatecznie po spotkaniach z pracownikami zapadła decyzja, że większość zatrudnionych będzie pracować cztery dni w tygodniu (z wyjątkiem wydziałów spraw obywatelskich oraz Urzędu Stanu Cywilnego, które będą funkcjonować w dotychczasowym systemie pracy ze względu na konieczność zapewnienia obsługi mieszkańców). Dla części urzędników w danym miesiącu dniem wolnym jest piątek, dla części – poniedziałek. Łączny wymiar czasu pracy wynosi jednak 35 godzin tygodniowo, co oznacza, że w pozostałe dni pracownicy muszą pracować dłużej niż dotychczas. Paradoksalnie jednak choć zmiana skróciła tygodniowy czas pracy urzędników, to wydłużyła godziny dostępności urzędu dla mieszkańców. Dotychczas urząd miasta był czynny 40 godzin w tygodniu, w tym: od poniedziałku do środy w godz. 7.30–15.30, w czwartki 7.30–17.30, a w piątki w godz. 7.30–13.30. Po zmianach w urzędzie można załatwiać sprawy przez 43 godziny tygodniowo: w poniedziałki, środy i piątki w godz. 7–15, w czwartki od 7 do 17, a we wtorki w godz. 7–16. Zmieniliśmy regulamin pracy, a rozwiązania konsultowaliśmy z prawnikami, m.in. w trakcie opracowywania zmian pojawiały się pytania dotyczące rozliczania urlopów. Obecność jest potwierdzana przy pomocy elektronicznego systemu kart pracowniczych, który sumuje i weryfikuje liczbę godzin pracy wszystkich osób. Od pracowników wymagało to zmiany organizacji czasu pracy, przestawienia się na wcześniejsze godziny rozpoczynania pracy. Testujemy przyjęte rozwiązanie, w razie potrzeby będziemy weryfikować i na bieżąco wprowadzać zmiany. Na razie nie mamy skarg od obywateli. Na podstawie najnowszych ogłoszeń o naborach widzimy natomiast wzrost zainteresowania pracą w urzędzie.

Dzień pracy trwa siedem godzin

Od 1 września 2024 r. testujemy 35-godzinny tydzień pracy. Zdecydowaliśmy się na skrócenie dnia pracy o jedną godzinę (przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia) zamiast wprowadzania czterodniowego tygodnia pracy. Powyższa decyzja była wynikiem konsultacji z pracownikami, którzy mieli do wyboru cztery warianty powyższych dwóch rozwiązań.

Przyjęty model pozwala na zachowanie dotychczasowych godzin pracy urzędu i ciągłości obsługi interesantów. Niezależnie od preferencji pracowników należy dostrzec, że 35-godzinny i zarazem czterodniowy tydzień pracy wymagałby dalej posuniętych zmian w organizacji pracy urzędu. Obecnie część załogi rozpoczyna pracę o 7.30, a część o 8.30, kończąc ją odpowiednio wcześniej lub później – taki model pracy „na zakładkę” zapewnia pełną dostępność stanowisk związanych z bezpośrednią obsługą mieszkańców w godzinach pracy urzędu.

Nowy system pracy funkcjonuje już prawie rok i sprawdza się bardzo dobrze – nie odnotowano spadku wydajności, a wszystkie sprawy są załatwiane terminowo. Co więcej, udało się ograniczyć zatrudnienie o ok. 5 proc., co pokazuje, że wypoczęci i zadowoleni pracownicy mogą działać równie efektywnie przy zmniejszeniu liczby godzin pracy. Podobne rozwiązania wdrożono także w miejskich spółkach i jednostkach budżetowych – łącznie objęto nim ok. 3600 osób. Tam, gdzie praca odbywa się w trybie zmianowym 24/7, konieczne było zastosowanie nieszablonowych rozwiązań – np. wprowadzenie nadgodzin z dodatkowymi gratyfikacjami – ale obyło się bez zwiększania zatrudnienia. Większość przepisów prawa pracy nie stwarza problemów interpretacyjnych, choć niektóre z nich, w szczególności odnoszące się do nadgodzin, czy wymiaru urlopów, wymagały pogłębionych analiz. Uzyskane opinie prawne (w tym głównego inspektora pracy) pozwalają na postawienie tezy, że wdrożony w urzędzie naszego miasta system pracy jest w pełni legalny.