Warunki korzystania z elektronicznego systemu rozliczania dotacji oświatowej ustala rada gminy

Upoważnienie ustawowe dla organu stanowiącego do przyjęcia stosownej uchwały o dotacjach oświatowych zawiera art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.). Wynika z niego, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala tryb udzielania i rozliczania wskazanych w tym przepisie dotacji oświatowych oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym:

• zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania,
• termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, uczniów objętych branżowym szkoleniem zawodowym lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych (…) oraz
• termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Uchwała w powyższym zakresie przedmiotowym stanowi akt prawa miejscowego. Jak natomiast wynika z art. 94 Konstytucji RP, organy samorządu terytorialnego oraz terenowe organy administracji rządowej, na podstawie i w granicach upoważnień zawartych w ustawie, ustanawiają akty prawa miejscowego obowiązujące na obszarze działania tych organów. Zasady i tryb wydawania aktów prawa miejscowego określa ustawa.

Oczywiście nie zawsze organowi przyjmującemu uchwałę dotacyjną udaje się w pełni zrealizować zakres ustawowego upoważnienia. Wówczas najczęściej interweniuje organ nadzoru, którym w przypadku podanych uchwał jest regionalna izba obrachunkowa.

Czy rada może postanowić o elektronicznym sposobie rozliczania dotacji?

Przepisy u.f.z.o. ani inne nie precyzują, czy w ramach ww. uchwały można wprowadzić elektroniczną formę wymiany informacji i danych. Zakładając jednak postępujące etapy cyfryzacji funkcjonowania różnych podmiotów i obiegu dokumentacji, wydaje się, że wprowadzenie takich systemów elektronicznych co do zasady jest możliwe.

Nie oznacza to jednak całkowitej swobody w tym zakresie. Organ stanowiący, wprowadzając takie rozwiązanie, musi bowiem przygotować kompleksowo przepisy wdrażające elektroniczny system wymiany informacji/danych. Nie wystarczy więc wprowadzenie ogólnych postanowień przewidujących składanie w systemie informatycznym informacji miesięcznych o faktycznej liczbie uczniów w formie elektronicznej oraz rozliczenia wykorzystania dotacji. Należy ująć również mechanizmy prawne, które zapewniają funkcjonalność takiego systemu przejrzyste dla organów prowadzących przedszkola.

Taką wykładnię przepisów potwierdziło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy w uchwale z 26 marca 2025 r. (nr VIII/39/2025). Izba weryfikowała uchwałę rady miejskiej w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla placówek wychowania przedszkolnego, przedszkoli specjalnych, przedszkoli integracyjnych, szkół integracyjnych i placówek, dla których gmina-miasto jest organem rejestrującym, oraz trybu kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania.

Organ nadzoru ustalił, że rada miejska postanowiła w uchwale m.in., że informacje o faktycznej liczbie uczniów objętych dotacjami muszą być sporządzane „w formie podpisanego dokumentu przedkładanego prezydentowi (…) oraz w formie elektronicznej w systemie informatycznym wskazanym przez gminę-miasto”. Zaś rozliczenie wykorzystania dotacji sporządza się „w formie elektronicznej w systemie informatycznym wskazanym przez gminę-miasto (…), a jego wydruk przekazuje prezydentowi w formie podpisanego dokumentu”.

RIO stwierdziła, że powyższe zapisy zobowiązujące beneficjentów do stosowania wskazanego przez organ wykonawczy (tj. organ odpowiedzialny za wykonanie uchwały) systemu informatycznego stanowią wykroczenie poza zakres upoważnień ustawowych. Wyjaśniła, że organ stanowiący pozostawił swobodę organowi wykonawczemu w zakresie ustalania trybu rozliczania dotacji poprzez możliwość wskazania dowolnego systemu informatycznego do składania informacji oraz rozliczenia dotacji w formie elektronicznej oraz poprzez umożliwienie żądania nieokreślonych informacji i wyjaśnień. Jak jednak zaznaczono, art. 38 ust. 1 u.f.z.o. przewiduje, że to organ stanowiący JST, w drodze uchwały, ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobierania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania. Tymczasem zdaniem RIO przyjęte przez radę miasta zapisy nie dostarczają beneficjentom dotacji niezbędnych informacji o wymaganym systemie informatycznym. Według Izby zakwestionowana przez nią uchwała nie określa istotnych kwestii, m.in. parametrów, jakimi powinien się system cechować, jakie są zasady jego użytkowania (czy beneficjent powinien go nabyć we własnym zakresie, czy otrzyma od miasta do niego dostęp, a jeżeli tak, to czy odpłatnie albo nieodpłatnie), wymagań względem sprzętu komputerowego i jakie są zasady sfinansowania nakładów jego nabycia przez beneficjenta.

Dlatego organ nadzoru uznał, że zapisy uchwały dotacyjnej w podanym wyżej zakresie przedmiotowym są niekompletne, i stwierdził ich nieważność. ©℗