Jak skutecznie doręczyć urzędową korespondencję do osoby fizycznej

Jeśli doręczenie pisma w jeden z powyższych sposobów jest niemożliwe, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się (w myśl art. 43 k.p.a.) za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Fikcja doręczenia

Dopiero gdy nie jest możliwe doręczenie w sposób określony w art. 42 i 43 k.p.a., pismo należy doręczyć w inny sposób, tj. poprzez:

• złożenie pisma w placówce pocztowej na okres 14 dni – gdy doręczenie odbywa się poprzez Pocztę Polską;
• złożenie pisma na okres 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – gdy doręczenia dokonuje pracownik urzędu, upoważniona osoba lub organ.

W takim przypadku o złożeniu pisma zawiadamia się adresata, umieszczając dwukrotnie odpowiednią informację (awizo) w jego skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe – na drzwiach mieszkania, biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie czternastu dni od pierwszego zawiadomienia, doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternastego dnia.

Przykład pierwszy: Nie każdy jest domownikiem

Problem: Listonosz nie zastał adresata w domu, zostawił więc pismo dorosłej osobie, która otworzyła mu drzwi. Osoba, do której kierowane było pismo, twierdzi, że doręczenie było nieprawidłowe, bo nie był to domownik, a krewny, który przyjechał w odwiedziny.

Wyjaśnienie: Zgodnie z art. 43 k.p.a. doręczenie pisma w przypadku nieobecności adresata może być dokonane do rąk dorosłego domownika. Najważniejsze jest zatem ustalenie, kto ma status domownika w rozumieniu tego przepisu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 16 stycznia 2025 r. (sygn. akt IV SA/Po 855/24) wskazał, że domownikiem upoważnionym do odbioru korespondencji jest każda dorosła osoba mieszkająca w tym samym co adresat domu lub mieszkaniu, która pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym, lub krewny czy powinowaty zamieszkujący razem z adresatem, nawet jeśli prowadzi odrębne gospodarstwo domowe.

WSA zatem uznał, że w sytuacji, jeśli strona kwestionuje skuteczność doręczenia pisma, w pierwszej kolejności należało ustalić, czy osoba, której doręczono korespondencję, była w dniu odbioru tej korespondencji dorosłym domownikiem w rozumieniu art. 43 k.p.a. Dlatego organ powinien przeprowadzić uzupełniające postępowanie dowodowe, w którym musi wziąć pod uwagę wyjaśnienia przedstawione przez adresata kwestionującego prawidłowość doręczenia pisma. W celu jednoznacznego wyjaśnienia wątpliwości organ powinien przesłuchać i faktycznego odbiorcę pisma, i jego adresata, a być może również innych świadków (np. sąsiadów). Organ powinien więc wyjaśnić status osoby, której listonosz doręczył pismo.

Przykład drugi: Istotne jest zobowiązanie się do przekazania pisma

Problem: Pismo zostało doręczone starszej osobie zamieszkującej wspólnie z adresatem. Adresat twierdzi, że jego matka ze względu na wiek i stan zdrowia nie mogła skutecznie zobowiązać się do przekazania mu pisma, dlatego doręczenie należy uznać za nieprawidłowe.

Wyjaśnienie: Prawidłowe doręczenie w rozumieniu art. 43 k.p.a. wymaga, aby pismo zostało powierzone osobie, która podjęła się jego dalszego przekazania adresatowi. Przepis ten zakłada zatem pewną wolę po stronie osoby, która otrzymuje pismo od listonosza.

Podobną sytuację oceniał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 lutego 2024 r. (sygn. akt I GSK 172/23). W sprawie tej skarżący twierdził, że w zakresie doręczenia zastępczego wystąpiły nieprawidłowości. Korespondencja została bowiem oddana do rąk matki skarżącego, a więc, jak twierdził, „osoby schorowanej, w podeszłym wieku, z demencją, nierozumiejącej obrotu prawnego, która nie mogła świadomie zobowiązać się do oddania korespondencji adresatowi”.

NSA uznał, że matka skarżącego jest osobą pełnoletnią i skoro skarżący nie przedstawił dowodu na jej ubezwłasnowolnienie, zatem dokonywane przez nią czynności są prawnie skuteczne. Zaawansowany wiek domownika nie stanowi przeszkody w przyjęciu domniemania prawnego doręczenia pisma w trybie art. 43 k.p.a. Zdaniem NSA twierdzenia adresata pisma, że jego matka nie rozumie reguł obrotu prawnego i nie miała możliwości świadomie zobowiązać się do przekazania mu pisma, są „w istocie gołosłowne i nie wpływają na ocenę skuteczności doręczenia pisma”.

NSA nie odrzucił z góry argumentacji, że matka adresata pisma mogła nie być osobą zdolną do zobowiązania się do przekazania pisma adresatowi, jednak w toku postępowania nie zostało to udowodnione. NSA odrzucił natomiast założenie, że sam zaawansowany wiek osoby, której listonosz przekazał pismo, może być wystarczający do uznania, że doręczenie było nieprawidłowe. To po stronie adresata leży udowodnienie jej złego stanu zdrowia psychicznego, który uniemożliwiłby podjęcie zobowiązania. Takim dowodem mogą być np. zaświadczenia lekarskie o stanie zdrowia domownika.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na sprawę rozstrzygniętą przez NSA w wyroku z 15 marca 2024 r. (sygn. akt III OSK 3491/21), w której skarżący twierdził, że stan zdrowia jego matki, której listonosz przekazał pismo, nie pozwalał na podjęcie się przekazania pisma adresatowi (skarżącemu). Z przedstawionych zaświadczeń wynikało, że kobieta uczestniczy w terapii środowiskowej, a spotkania z psychologiem odbywają się w miejscu jej zamieszkania. Sąd uznał jednak, że „nie pozwala to przyjąć, że stan psychiczny matki strony mógłby stanowić podstawę usprawiedliwienia ewentualnego nieprzekazania decyzji”.

Przykład trzeci: Mieszkanie miejscem prowadzenia działalności gospodarczej

Problem: Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, w którym również mieszka z rodziną. Pismo zostało doręczone jego żonie. Przedsiębiorca twierdzi, że doręczenie nie było prawidłowe, bo nie można doręczać pism w trybie art. 43 k.p.a. osobie prowadzącej działalność gospodarczą.

Wyjaśnienie: NSA w wyroku z 15 marca 2024 r. (sygn. akt III OSK 3491/21), wyjaśnił, że osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą pisma w postępowaniu administracyjnym należy doręczać tak jak każdej innej osobie fizycznej zgodnie z art. 42 k.p.a. Jak podkreślił, skuteczne doręczenie przesyłki w trybie art. 43 k.p.a. może nastąpić jedynie w przypadku, gdy miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest jednocześnie miejscem zamieszkania przedsiębiorcy. Doręczenie przesyłki może także nastąpić w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej (które jednak w takim przypadku jest traktowane jako miejsce pracy przedsiębiorcy).

NSA dopuścił możliwość doręczenia decyzji do rąk osoby upoważnionej. „Gdyby bowiem przyjąć, że w siedzibie firmy należącej do osoby fizycznej – jej miejscu pracy – doręczenia, zgodnie z art. 42 k.p.a., można dokonywać wyłącznie do rąk adresata, nie byłby rzadkim przypadkiem stan braku możliwości doręczenia pisma w ogóle” – podkreślił NSA. Przez osobę upoważnioną do odbioru pism należy rozumieć każdą osobę, która ze względu na wykonywaną funkcję, została regulaminowo czy tylko zwyczajowo uprawniona przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą do odbierania korespondencji przychodzącej do siedziby firmy przez tę osobę prowadzonej, która jest jednocześnie miejscem jej pracy.

Zatem w tego rodzaju sprawach należy przede wszystkim ustalić, czy osoba, która odebrała pismo, była upoważniona do odbioru przesyłki w imieniu przedsiębiorcy.

Przykład czwarty: Jak liczyć termin doręczenia, gdy domownik przekazał pismo z opóźnieniem

Problem: Listonosz przekazał pismo dorosłemu domownikowi adresata. Adresat twierdzi, że domownik przekazał mu pismo dopiero dwa tygodnie później i dlatego od tego dnia należy liczyć termin na dokonanie czynności, do których został tym pismem zobowiązany.

Wyjaśnienie: Przede wszystkim należy zauważyć, że doręczenie zastępcze określone w art. 43 k.p.a. wywołuje takie same skutki jak doręczenie adresatowi do rąk własnych. Przyjęcie pisma przez dorosłego domownika i potwierdzenie doręczenia na piśmie swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia przesądza o doręczeniu pisma adresatowi.

Na ocenę skuteczności doręczenia w trybie art. 43 k.p.a. nie rzutuje kwestia daty przekazania adresatowi pisma przez dorosłego domownika informacji o odebraniu korespondencji (wyrok NSA z 11 stycznia 2024 r.; sygn. akt III FSK 4509/21).

Przykład piąty: Doręczający może powierzyć pismo dziecku

Problem: Pismo zostało doręczone dorosłemu dziecku adresata, co zostało odnotowane na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Adresat twierdzi, że dziecko nie przekazało mu pisma, więc nie mógł się z nim zapoznać.

Wyjaśnienie: W orzecznictwie podkreśla się, że doręczenie w trybie określonym w art. 43 k.p.a. wywołuje skutki takie jak doręczenie adresatowi do rąk własnych. NSA w wyroku z 11 stycznia 2024 r. (sygn. akt III FSK 3835/21) podkreślił, że przyjęcie pisma przez dorosłego domownika i potwierdzenie doręczenia na piśmie swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia przesądza o doręczeniu pisma adresatowi. Okoliczność, że osoba, której wręczono pismo za pokwitowaniem, nie oddała pisma adresatowi, nie ma wpływu na skuteczność doręczenia.

NSA w cytowanym wyroku stwierdził, że określony w art. 43 k.p.a. sposób tzw. zastępczego doręczenia pisma opiera się na domniemaniu, że:

• osoba wskazana na potwierdzeniu odbioru pisma jako domownik adresata, i która pokwitowała odbiór pisma, przyjęła je w celu oddania go adresatowi oraz
• pismo to zostało doręczone adresatowi.

Sąd wyjaśnił, że do skutecznego doręczenia pisma wystarczy, aby na podpisywanym przez domownika potwierdzeniu odbioru pisma znajdowała się informacja, że doręczenie następuje, jeżeli osoba ta podjęła się oddania pisma adresatowi. Datą doręczenia pisma adresatowi jest dzień odebrania pisma przez dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcę domu.

Przykład szósty: Dostarczenie pisma z urzędu do miejsca pracy

Problem: Organ przekazał pismo skierowane do osoby fizycznej będącej stroną postępowania administracyjnego recepcjonistce w miejscu jej pracy. Recepcjonistka jest upoważniona do odbioru korespondencji kierowanej do pracodawcy. Adresat pisma podważa prawidłowość doręczenia, bo jego zdaniem doręczenie zastępcze do osoby fizycznej nie może dotyczyć miejsca pracy.

Wyjaśnienie: Doręczenie pisma osobie fizycznej w miejscu jej pracy powinno nastąpić do jej rąk własnych. Przepisy działu I rozdziału 8 k.p.a. nie zawierają regulacji pozwalającej na doręczenie pisma osobie fizycznej w miejscu pracy za pośrednictwem osoby upoważnionej przez pracodawcę do odbioru pism albo za pośrednictwem samego pracodawcy. Taki sposób doręczania pism przewidziany jest wyłącznie w odniesieniu do jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych (art. 45 k.p.a.).

Jak wskazał NSA w wyroku z 27 lipca 2023 r. (sygn. akt II GSK 545/20), w przypadku osoby fizycznej zastosowanie ma art. 43 k.p.a., z którego wynika, że w razie nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Doręczenie zastępcze pism osobom fizycznym odnosi się więc tylko do sytuacji doręczenia w mieszkaniu adresata, a nie w jego miejscu pracy. NSA podkreślił, że przepisy k.p.a. dotyczące doręczeń pism procesowych powinny być wykładane ściśle, gdyż doręczenie powoduje szereg doniosłych skutków procesowych (np. rozpoczęcie biegu terminów). ©℗