Czy wystarczy raz sprawdzić Bazę Adresów Elektronicznych (BAE), aby móc doręczyć wiadomość listem poleconym, jeśli odbiorca nie ma adresu do e-doręczeń? Jak udowodnić, że się ją przeszukało? – m.in. na takie pytania odpowiadają rządowi eksperci we wspólnej akcji Ministerstwa Cyfryzacji z DGP.

Czy urzędy od 1 stycznia 2025 r. muszą się komunikować wyłącznie przez e-Doręczenia?

Od 1 stycznia 2025 r. urzędy mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Jednak ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.; dalej: ustawa) dopuszcza, aby w określonych sytuacjach korespondencja między podmiotami i obywatelami mogła się odbywać dzięki innym sposobom jej doręczania, np. przez ePUAP (art. 147 ust. 1 ustawy). Ponadto z przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej wynika, że w niektórych przypadkach doręczanie może się odbywać za pomocą innych systemów teleinformatycznych.

Jak podmiot publiczny może udowodnić, że przeszukał BAE przed wysyłką korespondencji?

Od 1 stycznia 2025 r. można uzyskać w Centralnym Ośrodku Informatyki informację o tym, kiedy dokładnie wpisano adres do e-doręczeń do tej bazy. Urząd może również sporządzić notatkę, że odbiorca nie ma adresu do doręczeń elektronicznych w bazie, i wysłać pismo w inny sposób.

Czy wystarczy raz sprawdzić BAE, aby móc doręczyć wiadomość listem poleconym, jeśli odbiorca nie ma adresu do e-doręczeń?

Podmiot, który ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń, musi przed każdą wysyłką sprawdzić w tej bazie, czy odbiorca korespondencji ma aktywny adres do doręczeń elektronicznych.

Czy doręczenie listem poleconym będzie skuteczne, jeśli się okaże, że adres do e-doręczeń został aktywowany tego samego dnia, ale już po sprawdzeniu BAE przez podmiot do tego zobowiązany?

Tak.

Czy e-doręczenia obligatoryjnie zastępują wszelką korespondencję, w której zobowiązany podmiot chce otrzymać potwierdzenie nadania lub odbioru? Czy są obowiązkowe tylko wtedy, gdy sprawa wymaga takiego potwierdzenia (np. w postępowaniu administracyjnym)?

Co do zasady zastępują wszelką korespondencję z potwierdzeniem nadania lub odbioru, ale ustawa wprowadza też wyjątki (art. 3 i 6). Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego i ordynacją podatkową można w pewnych sprawach doręczyć korespondencję na konto w systemie teleinformatycznym.

Czy żona może wysłać korespondencję z adresu do e-doręczeń swojego męża albo radca prawny w sprawach prywatnych z takiego adresu założonego w związku z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego? Czy w takiej sytuacji odpowiedź przyjdzie na adres, z którego wysłano pismo?

Każda osoba fizyczna powinna korzystać ze swojego adresu do doręczeń elektronicznych. Jest to konieczne, ponieważ na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego czy ordynacji podatkowej korespondencja powinna być doręczana na adres strony postępowania albo innego jego uczestnika. Korzystanie z adresu innej osoby albo adresu związanego z inną działalnością spowoduje, że organ będzie musiał ustalić, w jakim charakterze występuje osoba podpisana – np. na wniosku – i wysyłająca pismo z nie swojego adresu.

Jakie są sankcje dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego, jeśli nie założą one adresu do e-doręczeń? Chodzi o sytuację, w której podmiot publiczny ma dokument potwierdzający ustanowienie radcy prawnego pełnomocnikiem w prowadzonym postępowaniu administracyjnym, a ten radca, mimo obowiązku, nie ma adresu do e-doręczeń. Czy podmiot publiczny powinien w jakiś sposób zareagować?

Ustawa nie przewiduje sankcji administracyjnych za brak adresu do doręczeń elektronicznych. Jednak obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wynika również z ustawy o radcach i ustawy o adwokaturze. Brak takiego adresu może się zatem wiązać z odpowiedzialnością zawodową.

Co powinien zrobić podmiot publiczny, jeśli ustali w toku prowadzonego postępowania, w którym stroną jest przedsiębiorca, że nie ma on adresu do e-doręczeń, chociaż jest do tego zobowiązany? Czy takiemu przedsiębiorcy grozi jakaś sankcja?

Z 1 stycznia 2025 r. każdy przedsiębiorca zakładający działalność gospodarczą jest zobowiązany do założenia adresu do e-doręczeń. Przedsiębiorcy muszą podawać dane do jego założenia podczas rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo zmiany danych w tym rejestrze (zgodnie z art. 152 ust. 2 ustawy). Podmioty, które są wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r., są zobowiązane, aby podać dane do utworzenia takiego adresu podczas rejestracji. Podmioty już wpisane do tych rejestrów będą miały obowiązek założyć adres do e-doręczeń podczas aktualizacji danych w KRS (od 1 kwietnia 2025 r.) albo CEIDG (od 1 lipca 2025 r.).

Jeśli przedsiębiorca nie ma adresu do e-doręczeń, to podmiot publiczny powinien doręczyć pismo w inny sposób, np. za pomocą publicznej usługi hybrydowej albo tradycyjnie. Firmom, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych, może być trudniej kontaktować się z urzędami. Dlatego podmiot publiczny może poinformować przedsiębiorcę o możliwości założenia skrzynki i aktywowania takiego adresu. Oprac. KB©℗