E-doręczenia już nie takie straszne 
dla jednostek samorządu terytorialnego

Prawie rok temu, bo 10 grudnia 2023 r., mijał pierwotny termin, w którym większość urzędów administracji rządowej i samorządowej miała wdrożyć system e-doręczeń. Przypomnijmy, że ten termin wynikał z komunikatu ministra cyfryzacji wydanego 29 maja 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1077) na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045; dalej: u.d.e.). Jednak z powodu niezadowalającego stopnia przygotowania urzędów do realizacji tego obowiązku Sejm pod koniec 2023 r. zmienił art. 155 u.d.e. i przesunął termin, który szef resortu cyfryzacji mógł wyznaczyć jako graniczny dla realizacji obowiązku stosowania systemu e-doręczeń w administracji. W konsekwencji w aktualizacji komunikatu, wydanej 12 lipca 2024 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1078), minister cyfryzacji wyznaczył 1 stycznia 2025 r. jako moment, w którym większość urzędów jest zobowiązana do stosowania przepisów u.d.e. w zakresie przesyłania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Był to maksymalny termin, który mógł wyznaczyć minister na podstawie art. 155 ust. 11 u.d.e.

Jednak pod koniec października rząd przyjął projekt kolejnych zmian w u.d.e. (nr UD 107 z wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów). Obecnie dokument znajduje się na etapie prac sejmowych (druk nr 761). Nie przewiduje on zmiany wspomnianego terminu. W ujęciu formalnym od 1 stycznia 2025 r. zatem większość urzędów będzie zobowiązana do stosowania systemu e-doręczeń. Dlatego porządkujemy wiedzę na temat obecnego stanu wdrażania e-doręczeń w sektorze publicznym. Odpowiadamy na pytania, które pojawiają się wśród przedstawicieli administracji.

Proponowany okres przejściowy

► Jeśli od 1 stycznia 2025 r. urzędy będą zobowiązane do przesyłania korespondencji z wykorzystaniem systemu e-doręczeń, to dlaczego ostatnie doniesienia mediów wskazują, że usługa ta do końca 2025 r. ma być tylko dla chętnych? Czy rzeczywiście w przyszłym roku będą stosowane specjalne zasady?

Stanie się tak, jeżeli parlament uchwali procedowany obecnie projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Szanse na to są spore, gdyż jest to projekt rządowy (przyjęty 29 października 2024 r.).

Należy odróżnić dwa zagadnienia. Sam termin wejścia w życie obowiązku wdrożenia e-doręczeń się nie zmieni i będzie to 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że od tego momentu urzędy będą w ujęciu formalnym zobligowane do korzystania z tego systemu. Jednak dzięki projektowanym przepisom przejściowym wdrożenie to będzie mogło być do końca 2025 r. jedynie teoretyczne. Rząd zaproponował bowiem, żeby do 31 grudnia 2025 r. zwolnić urzędy ze stosowania art. 4 i 5 u.d.e. (czyli z wymogu stosowania e-doręczeń), jeżeli korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Co ważne, istnienie przeszkód ma oceniać nadawca, czyli urząd. Jeżeli więc podmiot administracji publicznej nie będzie gotowy do wysyłania korespondencji przez system e-doręczeń, należy to uznać za istnienie przesłanki organizacyjnej, która w 2025 r. będzie umożliwiała wysyłkę korespondencji w dotychczasowy sposób.

Wprowadzenie okresu przejściowego w przywołanym kształcie z jednej strony ma zdopingować urzędników, aby nie zwlekali z wdrażaniem nowych rozwiązań (termin nałożenia obowiązku się nie zmienia), z drugiej zaś strony ma w praktyce umożliwić stopniowe implementowanie w przyszłym roku systemu e-doręczeń, w tym wykonywanie kolejnych kroków opisanych w ustawie i dostosowywanie wewnętrznej organizacji do użytkowania systemu. Jeśli więc urzędy nie zdążą całkowicie wdrożyć tego systemu do 1 stycznia 2025 r., to przynajmniej powinny podejmować czynności do tego zmierzające, takie jak chociażby utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych.

Założenie skrzynki

► Nasz urząd gminy planuje utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. Jak przebiega ta procedura?

Minister cyfryzacji tworzy adres do doręczeń elektronicznych dla podmiotu publicznego oraz przyporządkowuje do niego skrzynkę doręczeń. Zgodnie z art. 11 pkt 1 u.d.e. odbywa się to na wniosek zainteresowanej jednostki. Wniosek musi mieć postać elektroniczną i powinien zawierać:

• nazwę podmiotu,
• numer identyfikacyjny REGON,
• numer identyfikacji podatkowej oraz Krajowego Rejestru Sądowego, jeżeli zostały nadane,
• siedzibę i adres,
• adres do korespondencji,
• imię i nazwisko administratora skrzynki do doręczeń, adres jego poczty elektronicznej oraz numer PESEL (wyznaczenie administratora jest obowiązkowe).

Zgodnie z art. 12 ust. 3 u.d.e. podmiot publiczny podpisuje swój wniosek kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym e-podpisem, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do jego złożenia i przesyła go za pośrednictwem serwisu Edoreczenia.gov.pl. Wniosek powinien być poparty dokumentem potwierdzającym reprezentację podmiotu publicznego. Nie można złożyć wniosku w postaci papierowej.

Dysponent skrzynki

► Kto w urzędzie gminy ma być dysponentem skrzynki do e-doręczeń? Czy musimy utworzyć osobne skrzynki dla urzędu i dla wójta?

Do tej pory praktyka w zakresie tworzenia adresu do doręczeń jest niejednolita. Część samorządów założyła skrzynki dla jednostki jako takiej (np. gminy), część dla poszczególnych organów (np. wójta), a jeszcze inne dla urzędów. Ministerstwo Cyfryzacji zamierza uporządkować tę kwestię. Jeśli projektowane zmiany u.d.e. wejdą w życie, to będzie tworzony wyłącznie jeden adres odpowiednio dla urzędu gminy, starostwa czy też urzędu marszałkowskiego. Nie będzie dozwolone tworzenie odrębnych adresów dla organów jednostek samorządu terytorialnego, a jeśli takie zostały już utworzone – zostaną usunięte. Dlatego też jednostki samorządu terytorialnego, które jeszcze nie stworzyły adresu do doręczeń elektronicznych, powinny złożyć wniosek o utworzenie wyłącznie jednej skrzynki, której dysponentem jest urząd, a nie organ. Odrębną kwestią są adresy do e-doręczeń dla samorządowych jednostek organizacyjnych. Każda z nich powinna mieć osobną skrzynkę.

Usługa hybrydowa

► Przeważająca większość decyzji, postanowień i innych pism procesowych w naszym urzędzie miasta jest wysyłana w postaci papierowej. Czy w takiej sytuacji od 1 stycznia 2025 r. jesteśmy zobowiązani do korzystania z usługi hybrydowej?

Nie, w przypadku jednostek samorządu terytorialnego rozdzielono bowiem obowiązek stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego polega na tym, że nadawca uwierzytelnia się do skrzynki do e-doręczeń, przygotowuje tam korespondencję elektroniczną z zachowaniem wszelkich wymaganych dla tej postaci parametrów. Następnie stworzony w ten sposób e-dokument trafia za pośrednictwem systemu e-doręczeń do adresata.

Z kolei w przypadku publicznej usługi hybrydowej po przygotowaniu korespondencji w postaci elektronicznej Poczta Polska dokonuje wydruku korespondencji i doręcza ją adresatowi w postaci papierowej. A więc obowiązkiem nadawcy publicznego nawet w takim przypadku będzie przygotowanie e-korespondencji. Przekształcenie jej w postać papierową stanowi bowiem zadanie operatora wyznaczonego – Poczty Polskiej.

Samorządy są zobowiązane do korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od 1 stycznia 2025 r. Z kolei z usługi hybrydowej, na mocy art. 155 ust. 6 u.d.e., dopiero od 1 października 2029 r. Oznacza to, że nawet po wdrożeniu systemu e-doręczeń urząd samorządowy w przypadkach, kiedy nie będzie wysyłał do adresata korespondencji w postaci elektronicznej (bo np. adresat nie używa systemu e-doręczeń), skorzysta z dotychczasowych form doręczeń, a nie z usługi hybrydowej.

Obowiązki w ustawach

► Obowiązek stosowania systemu e-doręczeń wynika z ustawy o doręczeniach elektronicznych, jest również wpisany do kodeksu postępowania administracyjnego i do ordynacji podatkowej. Rząd proponuje znowelizowanie tylko tej pierwszej ustawy. Czy nie są konieczne nowelizacje pozostałych aktów?

Zarówno art. 39 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572; dalej: k.p.a.), jak i art. 144 par. 1a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 879; dalej: o.p.) statuują e-doręczenia jako podstawową metodę wysyłania korespondencji przez organy do stron i uczestników postępowań administracyjnych i podatkowych. Te przepisy już obowiązują i jeżeli dana jednostka już wdrożyła opisywany system, to może z niego korzystać w sposób, który wywołuje skutki w obrocie prawnym, czyli prowadzi do skutecznego doręczenia korespondencji urzędowej. Prawodawca nie planuje zmiany tych przepisów.

Dodatkowo na mocy art. 4 u.d.e. nałożono obowiązek stosowania e-doręczeń w bieżącej działalności administracji. Przywołane przepisy należy łącznie odczytywać w ten sposób, że u.d.e. stanowi uregulowanie szczegółowe względem k.p.a. i o.p., a więc podstawowych aktów prawa procesowego stosowanych w administracji publicznej. W praktyce oznacza to, że organy są zobligowane, by wybierać system e-doręczeń jako podstawowy kanał przesyłania korespondencji (ponieważ tak stanowią przepisy k.p.a. oraz o.p.). Jednakże ten obowiązek aktywuje się dopiero w momencie, kiedy dany podmiot zostanie skutecznie włączony do systemu e-doręczeń na podstawie przepisów u.d.e. Tak długo, jak na mocy wyjątków opisanych w u.d.e. dana jednostka może nie stosować e-doręczeń, regulacje k.p.a. oraz o.p. nie wywołują praktycznych konsekwencji. ©℗