Ewidencja księgowa. Gmina musi bezpłatnie prowadzić rachunkowość jednostki OSP, jeśli jej zarząd złoży wniosek

Czy wójt gminy może podpisać umowę z biurem rachunkowym na prowadzenie dla jednostek OSP ewidencji księgowej? Przepisy ustawy OSP są niejednoznaczne.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 14 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) „zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy: (…) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego”.

Na życzenie strażaków

Zadania gminy w zakresie ochrony przeciwpożarowej konkretyzuje m.in. art. 10 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych (dalej: ustawa o OSP), w myśl którego w ramach realizacji zadania własnego w zakresie ochrony przeciwpożarowej gmina zapewnia, stosownie do posiadanych sił i środków, ochotniczym strażom pożarnym:

1) obiekty, tereny, pojazdy i sprzęt specjalistyczny, środki ochrony indywidualnej, umundurowanie, w tym umundurowanie wyjściowe, i środki łączności oraz ich utrzymanie;

1a) finansowanie szkoleń innych niż wskazane w art. 11 ust. 1 (a więc inne niż prowadzone przez Państwową Straż Pożarną) oraz szkoleń z zakresu kwalifikowanej pierwszej pomocy;

2) ubezpieczenie strażaków ratowników OSP i kandydatów na strażaków ratowników OSP oraz członków i opiekunów młodzieżowych drużyn pożarniczych i dziecięcych drużyn pożarniczych, w tym ubezpieczenie grupowe, od odpowiedzialności cywilnej i od następstw nieszczęśliwych wypadków, podczas wykonywania powierzonych zadań;

3) badania lekarskie strażaków ratowników OSP przeprowadzane w celu stwierdzenia braku przeciwwskazań do udziału w działaniach ratowniczych;

4) badania lekarskie kandydatów na strażaków ratowników OSP przeprowadzane w celu stwierdzenia braku przeciwwskazań do udziału w szkoleniu podstawowym przygotowującym do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych.

Istotne znaczenie ma jednakże art. 35 ust. 1 ustawy o OSP, myśl którego ochotnicze straże pożarne prowadzą ewidencję majątku niezbędnego do prowadzenia działań ratowniczych oraz udziału w akcjach ratowniczych. Zgodnie z ust. 2 w skład ewidencji, o której mowa w ust. 1, wchodzą:

1) ewidencja materiałowa;

2) ewidencja przedmiotów nietrwałych;

3) ewidencja środków trwałych;

4) ewidencja wyposażenia osobistego.

Z art. 35 ust. 3 ustawy o OSP wynika, że osobą odpowiedzialną za dokonywanie wpisów do ewidencji majątku jest członek zarządu OSP, któremu powierzono taką funkcję. W myśl zaś ust. 4 – na wniosek zarządu OSP gmina bezpłatnie prowadzi ewidencję majątku, księgowość oraz rachunkowość ochotniczej straży pożarnej. Ten ostatni przepis stwarza więc prawną podstawę do prowadzenia ewidencji majątku, księgowości oraz rachunkowości OSP przez gminę. Wiążący dla gminy jest wniosek zarządu OSP.

Stanowisko RIO

Powierzenie księgowości podmiotowi innemu niż gmina będzie kwestionowane przez regionalne izby obrachunkowe. W wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 6 grudnia 2024 r. (znak WK-0911/27/2024) izba stwierdziła następującą nieprawidłowość: „wójt gminy (….) zawarła w dniu 30 grudnia 2022 r. na okres od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. umowę z biurem podatkowym naprowadzenie dla jednostek ochotniczej straży pożarnej w miejscowościach: Cienin Zaborny, Drążna, Gółkowo, Kowalewo Opactwo, Wierzbocice, Wierzbno odrębnej ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) w postaci ksiąg rachunkowych oraz sporządzania dla każdej jednostki ochotniczej straży pożarnej rocznego sprawozdania finansowego; z wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 1800,00 zł plus należny podatek od towarów i usług”.RIO ustaliła, że powyższe było niezgodne z art. 35 ust. 4 ustawy o OSP.

Zatem gmina nie powinna zlecać wykonywania obsługi rachunkowej firmie zewnętrznej. Przepisy ustawy o ochotniczych strażach pożarnych przewidują, że musi ona bezpłatnie prowadzić ewidencję majątku, księgowość oraz rachunkowość ochotniczej straży pożarnej, jeśli OSP złoży w tym zakresie wniosek do gminy. Ustawodawca przewiduje więc bezpłatną formę realizacji tych zadań, co należy utożsamiać z ich wykonaniem w ramach struktur organizacyjnych gminy. ©℗