Ofertę organizacji pozarządowej zgłoszoną do konkursu po terminie trzeba odrzucić, nawet jeśli jest korzystna

Nasza gmina organizuje konkurs na zadanie dotyczące pomocy osobom niepełnosprawnym na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Wpłynęło kilka ofert, przy czym jedna, która jest najkorzystniejsza, została dostarczona przez stowarzyszenie już po terminie. Czy można przyjąć tę ofertę, co niewątpliwie leżałoby w interesie gminy, gdyż wydałaby ona mniej na dotację?

Artykuł 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: u.d.p.p.) wskazuje katalog zadań publicznych, które mogą być realizowane w trybach określonych w tej ustawie. Należy do nich działalność na rzecz osób niepełnosprawnych. Nie ma zatem wątpliwości, że gmina może realizować zadania na rzecz osób niepełnosprawnych przez zlecanie ich innym podmiotom, jednakże istotne jest zachowanie przy tym procedur wynikających z u.d.p.p. Co ważne, realizujący zadanie musi zostać wyłoniony w konkursie.

Zasady konkursu

Ogłoszenie otwartego konkursu ofert w myśl art. 13 ust. 2 u.d.p.p. powinno zawierać informacje o:

• rodzaju zadania;
• wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania;
• zasadach przyznawania dotacji;
• terminach i warunkach realizacji zadania;
• terminie składania ofert;
• trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert;
• zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 u.d.p.p. (chodzi m.in. o spółdzielnie socjalne, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, kluby sportowe – red.).

Warunki składnia ofert wskazuje art. 14 u.d.p.p. W myśl jego ust. 1 oferta realizacji zadania publicznego złożona w trybie otwartego konkursu ofert zawiera w szczególności:

1) szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji;

2) termin i miejsce realizacji zadania publicznego;

3) kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego;

4) informację o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, składających ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie publiczne;

5) informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację danego zadania pochodzących z innych źródeł;

6) deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.

Rozpatrywanie ofert

W sytuacji opisanej w pytaniu znaczenie ma także art. 15 ust. 1 u.d.p.p., zgodnie z którym organ administracji publicznej przy rozpatrywaniu ofert:

1) ocenia możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;

2) ocenia przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;

3) ocenia proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy których udziale organizacja pozarządowa lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 będą realizować zadanie publiczne;

4) w przypadku, o którym mowa w art. 5 ust. 4 pkt 2 (a więc w przypadku wspierania wykonywania zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji – red.), uwzględnia planowany przez organizację pozarządową lub inne podmioty (wymienione w art. 3 ust. 3 u.d.p.p.) udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;

5) uwzględnia planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;

6) uwzględnia analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.

Z tej ostatniej regulacji wynika, że organ rozpatruje oferty przy uwzględnieniu określonych kryteriów i przesłanek – są to kryteria merytoryczne, które są ocenne. Jednak kryterium zachowania terminu na złożenie oferty jest kryterium formalnym, które winno być weryfikowane w pierwszej kolejności przez organizatora konkursu (w tym przypadku przez gminę). Niezachowanie terminu na złożenie oferty powinno skutkować jej odrzuceniem. Potwierdziła to w wystąpieniu pokontrolnym z 30 października 2024 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie (znak RIO.II.600.42.2024). W tej sprawie izba ustaliła, że w kontrolowanej gminie w otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji w 2023 r. zadania publicznego w zakresie kultury fizycznej i sportu rozpatrzono ofertę, która została złożona po terminie, w dodatku nie zawierała wymaganego załącznika wymienionego w ogłoszeniu konkursu. W ramach zalecenia pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby rozpatrując złożone oferty w otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych wskazanych w przepisach art. 4 ust. 1 u.d.p.p., przestrzegała zasad przyznawania dotacji i kryteriów wyboru ofert określonych w ogłoszeniu konkursu w związku z przepisami art. 13 ust. 2 pkt 5 i u.d.p.p., mając na uwadze jej art. 5 ust. 3. Z tej ostatniej regulacji wynika zaś, że współpraca, o której mowa w ust. 1, odbywa się na zasadach: pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej konkurencji i jawności.

Podsumowanie: gmina nie może wybrać oferty, która została złożona przez oferenta po terminie wynikającym z ogłoszenia o konkursie. Doszłoby bowiem do naruszenia podstawowych zasad zlecania zadań określonych w u.d.p.p. Argument o korzystności oferty złożonej po terminie nie może uzasadniać jej wyboru. ©℗