Kierownik jednostki obsługującej nie zatwierdzi wydatku za dyrektora szkoły

W naszej gminie placówki oświatowe mają tzw. obsługę wspólną. Czy jest dopuszczalne, aby pod nieobecność dyrektora szkoły, który np. przebywa na zwolnieniu lekarskim lub jest na urlopie, wydatek danej placówki szkolnej zatwierdzał do wypłaty kierownik jednostki obsługującej?

Zasady tzw. wspólnej obsługi w przypadku jednostki samorządu terytorialnego o statusie gminy określają art. 10a–art. 10d ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.). Wynika z nich, że gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:

1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych;

2) gminnym instytucjom kultury;

3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego

– zwanym dalej „jednostkami obsługiwanymi”.

Taką wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego (zwane dalej „jednostkami obsługującymi”). Ponadto postanowiono, że rada gminy określa w drodze uchwały w szczególności: jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane, zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

Czego nie można

Trzeba podkreślić, że jednostka obsługująca (np. specjalnie do tego powołana w gminie jednostka budżetowa, często nazywana centrum usług wspólnych) nie może przejąć wszystkich kompetencji przysługujących jednostkom obsługiwanym. Z art. 10c u.s.g. wynika, że zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Co więcej, powyższe przepisy są skorelowane z odpowiednimi regulacjami ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). I tak w myśl art. 53 ust. 1 u.f.p. kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki”, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, z zastrzeżeniem ust. 5. Z kolei w ust. 5 czytamy m.in., że kierownik jednostki obsługującej jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 u.s.g., w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2 u.s.g., albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 u.s.g.

RIO potwierdza

Zatwierdzenie wydatków placówki oświatowej przez kierownika centrum usług wspólnych oceniono jako nieprawidłowe w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 20 listopada 2023 r. (znak RIO-KF-4104-43/2023). Izba powołała się w nim na art. 10c ust. 1 u.s.g., z którego wynika, że zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek do dysponowania środkami publicznymi. Podkreśliła, że wydatki do wypłaty powinny zostać zatwierdzone przez dyrektorów jednostek obsługiwanych. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano zaprzestania zatwierdzania do wypłaty wydatków jednostek obsługiwanych.

Powyższe stanowisko RIO jest zbieżne ze stanowiskiem doktryny. Komentarz do art. 53 u.f.p. [P. Walczak (red.), „Ustawa o finansach publicznych. Komentarz dla jednostek samorządowych”, wyd. 2, Warszawa 2021] brzmi: „Ustawodawca nie pozwolił jednak w omawianej nowelizacji samorządowych ustaw ustrojowych na pełne przeniesienie obowiązków związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej na kierowników jednostek obsługujących, wyłączając z zakresu prawnie dopuszczalnego powierzenia kompetencje kierowników jednostek obsługiwanych do: dysponowania środkami publicznymi, zaciągania zobowiązań oraz sporządzania i zatwierdzania planu finansowego, jak również dokonywania w nim zmian”.

Podsumowując, kierownik jednostki obsługującej nie może wkraczać w kompetencje kierownika jednostki obsługiwanej i zatwierdzać wydatków danej placówki. To wyłączne uprawnienie kierownika jednostki obsługiwanej. I nie można go przenieść na kierownika jednostki obsługującej nawet w sytuacjach wyjątkowych. Na okoliczność takich sytuacji kierownik jednostki obsługiwanej powinien wprowadzić mechanizmy zastępcze, które umożliwią ciągłość prowadzenia gospodarki finansowej. ©℗