Pomimo złych regulacji, które zostały wprowadzone, sytuację ratują kreatywność urzędników stanu cywilnego oraz dobra współpraca z placówkami medycznymi – mówi Monika Derecka, prezes Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP Oddział w Lublinie, ekspert Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych.
Zostaliśmy zaskoczeni informacją, że zmiany wchodzą od 1 stycznia. Pierwsze pismo w tej sprawie z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji dostaliśmy dopiero w drugiej połowie grudnia. Wprowadzono zupełnie inne rozwiązania niż te z projektu nowej ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, nad którym pracowaliśmy dwa lata w poprzedniej kadencji Sejmu (ostatecznie ustawy nie uchwalono – red.). Elektroniczne karty urodzeń i zgonów miały być przesyłane bezpośrednio do Systemu Rejestrów Państwowych. Dziś mamy wprawdzie elektroniczne karty urodzenia i martwego urodzenia, ale są one przesyłane do urzędów stanu cywilnego z placówek medycznych przez ePUAP.
Karty urodzenia i martwego urodzenia z elektronicznej skrzynki podawczej wyłapuje sekretariat. Dalej są przesyłane do kierownika odpowiedzialnego za referat urodzeń, który weryfikuje prawidłowość podpisu elektronicznego. Cały czas się zastanawiamy, jak usprawnić ten proces, szczególnie w dużych miastach, gdzie jest dużo urodzeń. Na ten moment zakładamy foldery zatytułowane dniem wpływu karty. Nie oznacza on jednak daty urodzenia, więc odszukanie karty jest pracochłonne. Katalogowanie po datach urodzenia rozwiązałoby ten problem, ale wtedy to kierownik musiałby dokładnie sprawdzać dzień urodzenia dziecka przy okazji weryfikowania podpisu.
Z moich informacji wynika, że nikt tego nie praktykuje. Szpitale też podeszły do tego w rozsądny sposób. Chodziło o bezpieczeństwo danych – ktoś musiałby przywieźć do nas ten nośnik, a finalnie nie wiadomo nawet, czy moglibyśmy go podłączyć do komputera w urzędzie.
Odsetek błędnie wypełnionych kart – na starych wzorach albo na nowych, ale np. z niepełnymi danymi – sięgnął w pierwszych dniach stycznia 70 proc. W tej chwili jest już lepiej, placówki medyczne przystosowują się do nowych obowiązków. W kontakcie z urzędami stanu cywilnego udało się zorganizować dobrą współpracę, ale nadal zdarzają się pomyłki i ludzie są odsyłani do szpitali. Mam na myśli głównie karty zgonu, które pozostały w formie papierowej, chociaż wzór się zmienił. W przypadku elektronicznych kart urodzenia staramy się rozwiązywać problemy, kontaktując się z placówkami medycznymi telefonicznie. Zdarza się również, że sami lekarze dzwonią do USC z prośbą o pomoc. Mieliśmy sytuację, w której medyk wystawił papierową kartę martwego urodzenia i prosił o zarejestrowanie, zapewniając, że jak tylko zorganizuje możliwość elektronicznego przesłania, to natychmiast to zrobi. W trosce o pacjentkę chciał to załatwić jak najszybciej.
Musieliśmy odmówić, ale zaproponowaliśmy rodzinie, która przecież znalazła się w tak przykrej sytuacji, że porozumiemy się ze szpitalem i zorganizujemy elektroniczną kartę najszybciej, jak to możliwe. Problemem było też to, że lekarz wystawił papierową kartę, ale na starym wzorze.
Tak, i poinformowałam o tym lekarza. Wskazałam, w którym rozporządzeniu jest nowy wzór, i wytłumaczyłam, jak przesłać do nas prawidłowo kartę. Wcześniej nie miał świadomości, że są nowe karty i nowy sposób ich przekazywania. Teraz szpitale już to wiedzą, ale bywają problemy z przychodniami podstawowej opieki zdrowotnej czy gabinetami prywatnymi. Lekarze nie mają kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest wymagany. Ta sytuacja to też duży problem właśnie dla GUS. Mieliśmy kontakt z pracownikiem statystyki publicznej i okazuje się, że w styczniu na 475 aktów urodzeń zarejestrowanych w Lublinie do GUS dotarły ze szpitali dane o zaledwie 159 urodzeniach. Są duże obawy o rzetelność statystyki za ten rok i są już przymiarki, żeby jednak to USC znowu zajmowały się przekazywaniem tych informacji.
Wiele kart statystycznych – III część karty zgonu – w ogóle nie jest wypełnianych w formie papierowej, ponieważ część lekarzy uważa, że przesłanie danych elektronicznie do GUS jest wystarczające.
Zgadzam się, ale do przekazania oryginału III części karty zgonu do GUS – wraz z kopią I części, na podstawie której jest wystawiany akt zgonu – zobowiązuje USC rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024. Zalecenia są takie, żeby spinać te karty ze sobą, ponieważ w części statystycznej jest przyczyna zgonu, ale nie ma danych osobowych. Zresztą nawet jeśli papierowa III część jest uzupełniona, to często nie w całości. Lekarze w kontakcie z nami czy osobami, które odsyłamy po prawidłową kartę, twierdzą, że nie będą wypełniać danych innych niż medyczne – może poza miejscem zamieszkania. Mają sporo racji, bo tylko do takich informacji mają dostęp. My też uważamy, że przekazywanie statystyki publicznej do GUS powinno nadal spoczywać na urzędach, ponieważ jesteśmy w stanie zweryfikować te dane.
Docelowo – styczeń zweryfikował pomysł, aby robiły to placówki medyczne. Nawet jeżeli będzie to wpadało bezpośrednio do bazy usług stanu cywilnego, to nadal lekarze czy ratownicy medyczni nie będą mieli dostępu do niektórych danych. Podam prosty przykład. Rodzina przekazuje informację, że osoba zmarła była wdową, ale tylko USC – na podstawie Bazy Usług Stanu Cywilnego i PESEL – może zweryfikować, że jednak była rozwiedziona.
Paraliżu nie ma, bo mamy duże doświadczenie i radzimy sobie z tą sytuacją, ale jest to dla nas bardzo uciążliwe. To nie jest tak, że nowe przepisy powodują sprawną obsługę obywateli. Pomimo złych regulacji, które zostały wprowadzone, sytuację ratuje kreatywność urzędników stanu cywilnego oraz dobra współpraca z placówkami medycznymi, co pozwala na terminowe i efektywne załatwianie spraw. ©℗
Odsetek błędnie wypełnionych kart – na starych wzorach albo na nowych, ale np. z niepełnymi danymi – sięgnął w pierwszych dniach stycznia 70 proc.
