Od 27 września br. zaczną obowiązywać przepisy wprowadzone ustawą z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1195; dalej: ustawa nowelizująca), które m.in. sprawią, że w korpusie służby cywilnej ma się pracować elastyczniej.
Chodzi m.in. o możliwość wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, wykonywania zadań w weekendy oraz wydłużenia okresu rozliczeniowego aż do czterech miesięcy. I choć o nich pisaliśmy w Poradniku Gazecie Prawnej z 28 lipca 2023 r. „Służba cywilna – lustracja, w czasie pracy i uproszczenia w zatrudnieniu” (DGP nr 145), gdzie opisaliśmy wszystkie zmiany, jakie wprowadza ustawa nowelizująca, to tym razem na prośbę naszych czytelników problematykę planowania i rozliczania czasu pracy w poszczególnych systemach zatrudnienia postanowiliśmy omówić na konkretnych przykładach, które podzieliliśmy tematycznie, a każdą z części poprzedzamy krótkim wstępem i dodatkowo zamieszczamy wzory wniosków.
Przy czym to nie koniec zmian, jakie czekają służbę cywilną, jeśli chodzi o czas pracy. Otóż w Dzienniku Ustaw została już opublikowana ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), zgodnie z którą od 1 stycznia 2024 r. za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi lub urzędnikowi służby cywilnej będzie mogło zostać np. przyznane wynagrodzenie (patrz: „Rekompensata za godziny – jak jest i co się zmieni od 1 stycznia 2024 r. – C3). ©℗
czas pracy na przykładach
Od 27 września br. czas pracy członków korpusu służby cywilnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące. Ustawodawca w ust. 1 art. 97 u.s.c. wprowadził zmianę polegającą na wydłużeniu z ośmiu tygodni aż do czterech miesięcy, co miało na celu podjęcie próby uelastycznienia zatrudnienia w urzędach.
Przykład 1
Kiedy jest dopuszczalne polecenie pracy nadliczbowej
W urzędzie doszło do awarii systemu komputerowego. Ponieważ była to sytuacja wyjątkowa, nieoczekiwana, trudna do przewidzenia przez pracodawcę z większym wyprzedzeniem czasowym, pracownicy działu IT z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy zostali zobowiązani do pracy nadliczbowej w nocy, aby usunąć skutki awarii. Przy czym to, czy wystąpiły szczególne potrzeby pracodawcy, ocenia dyrektor urzędu i to on poleca pracę w godzinach nadliczbowych. W tym miejscu należy dodać, że ani w przepisach ustawy o służbie cywilnej, ani w kodeksie pracy nie przewidziano żadnej procedury kontrolnej w tym zakresie. Teoretycznie ww. przesłanka polecenia pracy w nadgodzinach może podlegać kontroli PIP w ramach badania, czy urząd przestrzega przepisów o czasie pracy, jednak inspektorzy raczej kontrolują zasady polecania nadgodzin i sposób ich rozliczenia, a nie samo istnienie szczególnych potrzeb pracodawcy. Szczególne potrzeby pracodawcy mogą być jednak oceniane przez sąd pracy, gdyby doszło do sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą wynikającego z odmowy wykonania polecenia pracy w nadgodzinach, której konsekwencją byłoby ukaranie pracownika karą porządkową czy zwolnienie go z pracy.
Przykład 2
Zakaz planowania godzin nadliczbowych w grafiku
Pracownicy urzędu są zatrudniani w miesięcznym okresie rozliczeniowym i podstawowym systemie czasu pracy. Pracodawca przygotował grafik, zgodnie z którym w związku z większymi potrzebami urzędu będą oni świadczyć pracę w godzinach nadliczbowych. Takie działanie jest niezgodne z przepisami, godziny nadliczbowe bowiem nie mogą być planowane w harmonogramach czasu pracy, gdyż PIP uznaje takie działanie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika polegające na naruszaniu przepisów o czasie pracy (art. 281 par. 1 pkt 5 kodeksu pracy). W razie kontroli urzędu grozi za to mandat karny.
Przykład 3
Praca nadliczbowa w innym charakterze lub dziale
Urzędnik zatrudniony w dziale legislacji otrzymał polecenie pracy nadliczbowej w innym wydziale. Jest to sytuacja dopuszczalna. Praca wykonywana w godzinach nadliczbowych nie musi się koniecznie pokrywać z zakresem czynności wykonywanych przez pracownika. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 1 sierpnia 1990 r., sygn. akt I PRN 7/90, który stwierdził, że „zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych wiąże pracownika nie tylko wówczas, gdy zlecono mu pracę zgodną z umówionym rodzajem, lecz również wtedy, gdy zlecono mu pracę innego rodzaju”. Generalnie pracownik nie może odmówić podjęcia pracy w godzinach nadliczbowych. Odmowa może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych i może stanowić podstawę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Przykład 4
Choroba pracownika a harmonogramy
Do urzędu wpłynęło zwolnienie lekarskie, zgodnie z którym jeden z pracowników przez miesiąc będzie nieobecny w pracy. Aby zastąpić urzędnika już w pierwszym dniu jego nieobecności, urząd może wydać polecenie pracy w nadgodzinach innemu pracownikowi. Jednak dopiero od kolejnego dnia będzie mógł zmienić harmonogram czasu pracy pracownikom, by zapewnić odpowiednią obsadę personelu umożliwiającą zwyczajne funkcjonowanie jednostki. Taka zmiana nie spowoduje zwiększenia liczby godzin pracy urzędników. Jest tylko ich przesunięciem w czasie (przy dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym). Oznacza to, że jeśli pracodawca musi wykonać nowe zadania wynikające np. z wdrożenia określonych procedur, zaimplementowania dyrektywy unijnej, co wiąże się ze wzrostem zapotrzebowania na pracę, zmiana harmonogramu nie rozwiąże problemu, gdyż dodanie godzin pracy pracownikom w jednym okresie przy zmianie harmonogramu będzie wymagało zmniejszenia ich liczby w innym okresie do końca przyjętego urzędzie okresu rozliczeniowego, tak żeby liczba planowanych godzin była zgodna z wymiarem czasu pracy obowiązującym pracownika w okresie rozliczeniowym.
Przykład 5
Milcząca aprobata
Pracownicy jednego z departamentów pracują w dwóch przechodnich pokojach, za którymi znajduje się pokój dyrektora. Jest on za przeszkloną ścianą, przez którą dyrektor widzi zespół, którym zarządza. Jeśli w takim przypadku urzędnik pozostanie w pracy po godzinach pracy i nadal będzie wykonywał czynności służbowe, a będzie to miało miejsce w sytuacji obecności dyrektora w swoim gabinecie, to należy uznać, że dyrektor zaakceptował fakt wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Brak sprzeciwu co do dłuższej pracy w takich okolicznościach może zostać uznany za równoznaczny z poleceniem pracy w godzinach nadliczbowych.
Przykład 6
Brak polecenia na piśmie
W obowiązującym w urzędzie regulaminie pracy zawarto przepis, zgodnie z którym czas pracy to czas pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w siedzibie pracodawcy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a pracownicy potwierdzają swoje stawiennictwo przez odbicie na karcie czasowej. Na podstawie wydruków z czytników kart czasowych dział kadrowo-płacowy prowadzi ewidencję czasu pracy. Przy czym w regulaminie znalazł się także zapis, że wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest możliwe tylko na pisemne polecenie przełożonego wpisane do rejestru prowadzonego przez dział kadr.
Jeden z pracowników wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych bez pisemnego polecenia przełożonego, a więc również bez wpisu do rejestru w kadrach. Gdy pracownik upomniał się o wolne za nadgodziny, dyrektor odmówił rekompensaty. Swoją decyzję uzasadnił tym, że pracownik nie dopełnił administracyjnych formalności określonych w regulaminie i tym samym zakwestionował czas pracy pracownika, który był na terenie urzędu poza normalnymi godzinami pracy, co wynikało bezsprzecznie z elektronicznej ewidencji czasu pracy.
Urzędnik wystąpił na drogę sądową, przedstawiając w sądzie dowody na potwierdzenie tego, że spędzał czas poza normalnymi godzinami w zakładzie pracy oraz że w tym czasie wykonywał pracę. Na skutek wyroku sądu urząd musiał uregulować należności z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Niezależnie od tego, że w regulaminie zawarto postanowienia o obowiązku zgłaszania pracy nadliczbowej, a pracodawca nie miał świadomości tego, że pracownik ją wykonywał – sąd uzna, że za każdą faktycznie zrealizowaną godzinę pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie – a w przypadku godziny nadliczbowej – czas wolny albo wynagrodzenie.
Przykład 7
Treść polecenia na piśmie
Urząd wprowadził wzory pisemnego polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Przy czym przygotował dwie wersje tego dokumentu – jedną, która będzie miała zastosowanie w przypadku polecenia pracy w nadgodzinach pojedynczemu pracownikowi, a drugą regulującą tę kwestię w przypadku większej liczby pracowników, którzy w godzinach nadliczbowych będą wykonywali taką samą pracę. Takie działanie pracodawcy tylko połowicznie jest poprawne, gdyż od 1 stycznia 2019 r. ze względu na przechowywanie poleceń wraz z ewidencją czasu pracy danego pracownika nie ma już możliwości, aby polecenie wykonywania pracy w nadgodzinach zostało wydane zbiorczo kilku osobom, które będą zobowiązane do wykonania tej samej pracy.
Wzór pisemnego polecenia pracy w godzinach nadliczbowych powinien zawierać:
• datę wydania polecenia. Przy czym ani z ustawy o służbie cywilnej, ani z kodeksu pracy nie wynika w tym zakresie żadna wskazówka, a więc polecenie może zostać wydane najpóźniej w dniu, w którym ma nastąpić praca nadliczbowa, i nie wymaga żadnego wyprzedzenia. Często jednak pracownicy mają obowiązki osobiste, dlatego takie polecenia, jeśli to możliwe, powinny być wydawane z pewnym wyprzedzeniem, np. dzień lub dwa dni przed datą, w której ma być wykonywana praca nadliczbowa. Nie można wydawać poleceń pracy w godzinach nadliczbowych już na etapie planowania czasu pracy w kolejnym okresie rozliczeniowym, ponieważ w takim przypadku trudno jest uzasadnić, że chodzi tutaj o szczególne potrzeby urzędu;
• adresata polecenia – co najmniej imię i nazwisko pracownika. Jeśli w urzędzie pracuje kilku pracowników o tym samym imieniu i nazwisko, to można dodać jeszcze np. nadany numer identyfikacyjny, datę urodzenia;
• przyczynę polecenia pracy nadliczbowej – czyli akcję ratowniczą, usuwanie skutków awarii lub szczególne potrzeby pracodawcy;
• termin i wymiar dodatkowej pracy – termin jest ważny zwłaszcza przy poleceniach wydawanych z wyprzedzeniem, a wymiar może być niedookreślony, gdyż czasem nie da się go po prostu przewidzieć z góry, jednak brak jego wskazania będzie wymagał jego dookreślenia przed przekazaniem polecenia do rozliczenia płacowego;
• podpis osoby wydającej polecenie – musi to być osoba mająca stosowne upoważnienie do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy;
• podpis pracownika – będzie on miał znaczenie jedynie dowodowe, potwierdzając, że pracownik zapoznał się z takim poleceniem; ma to znaczenie w przypadku wydawania polecenia z wyprzedzeniem, gdyż wtedy w razie sporu pracownik nie będzie w stanie wykazać, że nie otrzymał stosownego polecenia w tym zakresie. [wzór 1, C2]
wzór 1
…………………………………………….
data
…………………………………………….
imię i nazwisko pracownika
…………………………………………….
Stanowisko
Polecenie pracy nadliczbowej
Na podstawie art. 97 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej wydaję polecenie pracy świadczenia pracy nadliczbowej w dniu/dniach ……………………………………………. w wymiarze …………………………………………….
Praca nadliczbowa spowodowana jest potrzebami urzędu związanymi z …………………………………………….…………………………………………….…………………………………………….…………………………………………….…………………………………………….…………………………………………….……………………………………
…………………………………………….
podpis dyrektora
Przyjąłem do wiadomości:
…………………………………………….
podpis pracownika
* niepotrzebne skreślić ©℗
Jak przekazać rozkłady czasu pracy i jak utworzyć harmonogram ©℗
Rozkład czasu pracy powinien być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Użyte w art. 129 par. 3 kodeksu pracy określenie „forma” powinno być traktowane jako „postać” – nie ma obowiązku zachowania formy pisemnej (opatrzenie grafiku podpisem) lub formy elektronicznej (opatrzenie elektronicznym podpisem). Harmonogramy mogą być przekazywane m.in.:
• indywidualnie poszczególnym pracownikom w postaci papierowej,
• zbiorowo – np. wywieszane na wewnętrznej tablicy ogłoszeń, jeżeli dotyczą grupy osób (zespołu zadaniowego),
• przesyłane e-mailem lub za pomocą używanego komunikatora,
• wprowadzane do systemu informatycznego, do którego dostęp mają osoby, dla których grafiki są tworzone.
Podstawowe kwestie, które trzeba uwzględnić przy tworzeniu harmonogramów czasu pracy:
• indywidualny grafik pracownika musi być zgodny z zapisami regulaminu pracy dotyczącymi rozkładów czasu pracy;
• harmonogram nie musi opiewać na cały okres rozliczeniowy, jeżeli jest on dłuższy niż miesiąc, musi jednak obejmować okres co najmniej miesiąca;
• jeżeli harmonogram obejmuje cały okres rozliczeniowy (np. miesięczny), można w nim zaplanować liczbę godzin pracy nie większą niż wymiar czasu pracy dla danego miesiąca; tak samo w odniesieniu do dni wolnych – należy zaplanować ich minimalną liczbę, odnosząc się do danego okresu rozliczeniowego;
• jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego (w razie stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny), to nie ma konieczności, by przewidziany w nim czas pracy był równy wymiarowi dla miesiąca, na który tworzymy harmonogram; podobnie z dniami wolnymi – wymiar i dni wolne muszą się zgadzać łącznie w okresie rozliczeniowym – łączne harmonogramy tworzone na miesiące okresu rozliczeniowego będą obejmować czas pracy i liczbę dni adekwatną dla tego okresu;
• w harmonogramie wskazujemy dni pracy, godziny rozpoczynania i kończenia pracy; nie musimy jednak określać przerw (poza przerwą wynikającą ze stosowania przerywanego sytemu czasu pracy); pracodawca stosujący godzinną przerwę z art. 141 kodeksu pracy może dla usprawnienia pracy zakładu pracy planować ją w harmonogramach;
• planowana dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy;
• planowana godzina rozpoczęcia pracy może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej jedynie wówczas, gdy stosowane są zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy z art. 1401 kodeksu pracy;
• pracownik musi mieć zapewnione minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe;
• przy planowaniu pracy w niedziele i święta należy jednocześnie zaplanować (i odpowiednio oznaczyć) dni wolne w zamian za tę pracę;
• w razie wyznaczania pracy w niedziele co najmniej jedna niedziela na każde kolejne cztery tygodnie musi być wolna od pracy (zasada ta nie obowiązuje w odniesieniu do pracowników instytucji kultury);
• dni wolne powinny być odpowiednio oznaczone (wolne za pracę w niedzielę, wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolne harmonogramowo).
Przykład 8
Czy polecenie pracy nadliczbowej powinno się znaleźć w dokumentacji czasu pracy
W urzędzie pisemne polecenia pracy w godzinach nadliczbowych trafiają do działu kadr odpowiedzialnego za właściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Przy czym w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony, dokumentacja ta jest przechowywana trzy lata albo dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z danym pracownikiem. Takie postępowanie jest jak najbardziej zasadne. Przede wszystkim należy zauważyć, że od 1 stycznia 2019 r. zdefiniowano pojęcie dokumentacji pracowniczej i w jego skład wchodzi dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy, która musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Jest to dokumentacja prowadzona niezależnie od akt osobowych, w której są gromadzone dokumenty związane z czasem pracy, a wśród nich m.in. dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, a więc także polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami pisemne polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych należy przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z danym pracownikiem. Tylko w przypadku pracowników, z którymi stosunki pracy nawiązano przed wejściem w życie rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879), dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy przechowuje się na dotychczasowych zasadach, czyli przez trzy lata. W przypadku urzędników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r., a po tej dacie przedłużono z nimi okres zatrudnienia, zawierając kolejną umowę o pracę – dokumentacja dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r. będzie przechowywana według starych zasad, a dokumentacja dotycząca stosunku pracy nawiązanego najwcześniej od 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana według nowych zasad.
Przykład 9
Elektroniczne rejestrowanie godzin pracy
Czas pracy w urzędzie, w tym godziny nadliczbowe, był dotychczas rejestrowany tylko w postaci papierowej. To się jednak zmieniło, obecnie jest rejestrowany także elektronicznie. Niestety pojawił się problem rozliczenia nadgodzin. W tej sytuacji na uwagę zasługuje wyrok z 10 listopada 2009 r. (sygn. akt II PK 51/09), gdzie Sąd Najwyższy zajął się kwestią zależności między zarejestrowanym czasem przebywania na terenie zakładu pracy a czasem pracy w godzinach nadliczbowych. W jego ocenie czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik, pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 par. 1 kodeksu pracy lub jedynie przebywając w zakładzie pracy, nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Oznacza to, że czas zarejestrowany przez system elektroniczny może się różnić od czasu pracy uznanego i rozliczonego przez pracodawcę, gdyż nie wszystkie okresy przebywania na terenie urzędu będą okresami pracy.
Przebywanie w urzędzie poza wyznaczonymi godzinami nie tylko może być spowodowane wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych albo pełnieniem dyżuru, lecz także mogą to być okresy niewliczane do czasu pracy, jak np. czas pozostawania w zakładzie pracy w oczekiwaniu na dogodny ze względów komunikacyjnych moment wyjścia z pracy lub czas uczestniczenia w zebraniu związkowym. Zgodnie z wykładnią zaprezentowaną przez SN w przytoczonym wyroku w interesie pracodawcy leży ustalenie, z jakich pobudek pracownik przebywa w zakładzie po godzinach pracy. Może się bowiem okazać, że zlecone podwładnemu zadania są obiektywnie niemożliwe do wykonania w nominalnym czasie pracy.
W przypadku okresów niewliczanych do czasu pracy warto gromadzić dokumentację potwierdzającą powód obecności w zakładzie poza godzinami pracy. Może to być lista obecności z zebrania członków związku lub oświadczenie pracownika, że regularnie oczekuje na terenie zakładu na dogodny środek transportu. Brak takiej dokumentacji wraz z przekonującymi dowodami urzędnika dotyczącymi rozmiaru nałożonej nań pracy mogą otworzyć drogę do dochodzenia wynagrodzenia.
Przykład 10
Przekraczanie norm czasu pracy zgodnie z wiedzą przełożonego
Pracownica została zatrudniona na stanowisku obsługującym sprawy administracyjne, a do jej obowiązków należało sporządzanie miesięcznych, kwartalnych i rocznych raportów. Dane wymagane do jej pracy spływały nieregularnie, a przełożeni żądali terminowego wywiązywania się z obowiązków. W związku z tym pracownica regularnie przekraczała dobowe normy czasu pracy. Pracodawca był świadomy takiego stanu rzeczy, gdyż godziny obecności wynikały z systemu elektronicznej rejestracji obecności w zakładzie, a urzędniczka często przekazywała mu sprawozdania drogą elektroniczną bądź przez telefon poza jej ustalonymi godzinami pracy. W tym przypadku ma ona prawo w każdej chwili domagać się rekompensaty za pracę w nadgodzinach z okresu nawet ostatnich trzech lat.
Przykład 11
Zapisy w regulaminie o obowiązku zgłaszania pracy nadliczbowej
Pracownicy urzędu stosunkowo często zgłaszają do kadr, że pozostają dłużej w pracy. Przełożeni nie zawsze akceptują zgłaszane nadgodziny. Aby uniknąć sporów na tle uznawania okresów pozostawania w pracy po godzinach za pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca wprowadził do regulaminu pracy przepisy regulujące w sposób wyraźny zasady przebywania na terenie urzędu po godzinach wynikających z rozkładu czasu pracy. Nie jest np. pracą nadliczbową pozostawanie po pracy w związku z oczekiwaniem na komunikację czy udział w zebraniach związków zawodowych. Doprecyzowanie zapisów, kiedy praca poza godzinami pracy jest pracą nadliczbową, oraz o konieczności zgłoszenia takiego faktu przełożonemu może ograniczyć sytuacje, gdy pracodawca będzie zaskakiwany późniejszymi roszczeniami pracownika o dodatkowe wynagrodzenie z tytułu wykonywania pracy w nadgodzinach.
Przykład 12
Zmęczenie nie zawsze jest argumentem
Urzędnik odmówił wykonywania pracy w nadgodzinach, twierdząc, że jest już zmęczony. Pracodawca jednak nie uznał tego argumentu i ukarał go naganą. Pracodawca miał prawo tak postąpić. Należy bowiem zauważyć, że co do zasady wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych na polecenie pracodawcy jest obowiązkiem pracownika. Obowiązek ten wyprowadzono z konieczności stosowania się przez pracownika do poleceń przełożonych, a także z obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy. I choć praca w godzinach nadliczbowych jest pracą wykonywaną w warunkach określonego zmęczenia pracownika, to jednak nie uzasadnia to odmowy wykonania takiego polecenia (wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 1987 r., sygn. akt I PRN 68/87). Należy przy tym przyjąć, że odmowa pracy urzędnika w godzinach nadliczbowych z powołaniem się na zmęczenie mogłaby mieć miejsce jedynie w skrajnych przypadkach przemęczenia, gdy dalsza praca zagrażałaby jego zdrowiu lub bezpieczeństwu procesu pracy. W takich przypadkach, oceniając stopień zmęczenia pracownika, bezpośredni przełożony/kierownik powinien brać pod uwagę m.in. możliwości fizyczne i psychiczne tego konkretnego pracownika, w tym jego wiek i kondycję. Przy czym w ocenie Sądu Najwyższego kondycja pracownika zależy również od tego, czy przystąpił on do pracy po okresie dłuższego odpoczynku, czy też wykonywał ją przemęczony dotychczasową jej intensywnością i rozmiarem oraz bez odpoczynku przez dłuższy czas (wyrok SN z 30 czerwca 1999 r., sygn. akt II UKN 22/99).
Przykład 13
Przekroczenie rocznego limitu pracy nadliczbowej
Urzędnik otrzymał polecenie pracy w nadgodzinach uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy wynikającymi z konieczności sporządzenia sprawozdania z działalności za drugie półrocze. Pracownik ten w danym roku wypracował już 152 nadgodziny przy limicie nadgodzin wynoszącym 150 w skali roku kalendarzowego. W związku z powyższym pracownik może bez żadnych konsekwencji odmówić wykonania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych jako sprzecznego z prawem, gdyż polecenie pracy nadliczbowej powyżej rocznego limitu nadgodzin jest wykroczeniem z art. 281 par. 1 pkt 5 kodeksu pracy.
Przykład 14
Rodzicielstwo vs. polecenie pracy nadliczbowej
Urzędnik samotnie wychowuje dziewięcioletnie dziecko, które uczęszcza do szkoły podstawowej i po lekcjach zostaje na świetlicy szkolnej, która pracuje do godz. 17. Wydanie mu polecenia pracy w nadgodzinach przypadających po godz. 17 może zostać uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, gdyż pracownik musi zapewnić opiekę dziecku. Fakt, że nie obowiązuje w stosunku do niego zakaz pracy w nadgodzinach, gdyż ten chroni rodziców dzieci do ósmego roku życia, nie oznacza nieograniczonej możliwości polecania takiemu pracownikowi godzin nadliczbowych.
Odmowa wykonania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych może dotyczyć także urzędnika – rodzica dziecka do lat 8, który wyraził zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych, zgodnie z art. 178 par. 2 kodeksu pracy. Pracownik taki może bowiem swobodnie dysponować swoim uprawnieniem i wycofać zgodę w każdym czasie, a zatem możliwe jest też jednorazowe skorzystanie z takiego uprawnienia bez odwołania zgody na pracę w godzinach nadliczbowych. Przepis nie wymaga konkretnej formy takiego oświadczenia pracownika, a więc może on także ustnie powołać się na swoje prawo do odmowy wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.
Rekompensata za nadgodziny – jak jest i co się zmieni od 1 stycznia 2024 r.
Od 1 stycznia 2024 r. za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi lub urzędnikowi służby cywilnej będzie mogło być przyznane wynagrodzenie. Przy czym, aby je otrzymać, trzeba będzie wystąpić z wnioskiem. Zmiany w tym zakresie wprowadziła ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), która nowelizuje ustawę z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: u.s.c.)
Kogo obejmie
Obecnie pracownikowi służby cywilnej zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych – niezależnie od tego, w jakim czasie zostały wypracowane nadgodziny (czy nastąpiło to w porze dziennej, czy w porze nocnej albo w niedzielę lub święto) – zgodnie z art. 97 ust. 6 u.s.c. przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Natomiast urzędnicy mianowani służby cywilnej takiego uprawnienia nie mają. Oznacza to, że ich praca w godzinach nadliczbowych co do zasady w żaden sposób nie jest rekompensowana (nie przysługuje za nią alternatywne uprawnienie do czasu wolnego za nadgodziny wypracowane w dni powszednie w porze dziennej). Przy czym zgodnie z ust. 7 art. 97. u.s.c. istnieją dwa przypadki, gdy urzędnicy służby cywilnej mają obecnie prawo do czasu wolnego w zamian za nadgodziny. A mianowicie, gdy praca w nadgodzinach jest wykonywana:
- w porze nocnej;
- w niedzielę lub święta, przy czym w tym przypadku urzędnikowi służby cywilnej za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto przysługuje inny dzień wolny.
Jednak już od 2024 r. to się zmieni, bowiem ust. 6 i 7 art. 97 u.s.c. zostaną uzupełnione o sformułowanie „albo wynagrodzenie”. Tym samym rozszerzono możliwość rekompensaty za pracę nadliczbową i będzie za nią mógł przysługiwać czas wolny albo rozliczenie wynagrodzeniowe. Przy czym należy pamiętać, że ustawa o służbie cywilnej nie definiuje „pracy w godzinach nadliczbowych”, a więc w pełni uzasadnione jest i będzie stosowanie definicji zawartej w art. 151 kodeksu pracy. A zgodnie z tym przepisem pracą w godzinach nadliczbowych – zarówno dla pracowników zatrudnionych w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy – jest:
- praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także
- praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Normy czasu pracy wynoszą zaś (dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca) 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 kodeksu pracy).
Rekompensatę lub wynagrodzenie za nadgodzinach otrzyma po ostatniej noweli także management. Do art. 97 ustawy o służbie cywilnej od 1 stycznia zostanie dodany bowiem ust. 8a w brzmieniu: „Osobie zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej, z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu, za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w:
1) porze nocnej,
2) dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,
3) niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto
– przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie”.
Wynagrodzenie na wniosek
Inaczej niż ma to miejsce w odniesieniu do pracowników samorządowych, gdzie za pracę nadliczbową czas wolny lub wynagrodzenie przysługuje według wyboru pracownika, w przypadku korpusu służby cywilnej także po wejściu w życie nowych przepisów jako standard utrzymuje się rozliczenie czasem wolnym. Tym samym od 1 stycznia 20024 r. wynagrodzenie za nadgodziny będzie mogło być wypłacone tylko na wniosek osoby zainteresowanej. Po jego otrzymaniu dyrektor generalny urzędu będzie podejmował w tym zakresie swobodnie decyzję. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia będzie trzeba złożyć w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego i rozpatrywany w ciągu kolejnych 14 dni od jego złożenia. [wzór]
wzór
……………………………………………. …………………………………………….
imię i nazwisko pracownika data
…………………………………………….
stanowisko
Dyrektor Generalny
…………………………………………….
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
Zwracam się z prośbą o rozliczenie pracy nadliczbowej w dniach ……………………………………………. (liczba przepracowanych nadgodzin: …………………………………………….) w formie wypłaty wynagrodzenia.
…………………………………………….
Podpis pracownika
Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* na rozliczenie ww. pracy nadliczbowej w formie wypłaty wynagrodzenia.
…………………………………………….
podpis dyrektora
* niepotrzebne skreślić ©℗
Pięć zasad udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny ©℗
1. Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego poza regulaminowymi godzinami pracy pracownikowi przysługuje według jego wyboru wynagrodzenie lub wolny czas, z tym że wolny czas może być udzielony w terminie uzgodnionym z przełożonym.
2. Czas wolny zastępuje tylko dodatek za nadgodziny, a więc za każdą przepracowaną godzinę pracownik lub urzędnik powinni otrzymać normalne wynagrodzenie wraz z wypłatą za miesiąc, kiedy te nadgodziny miały miejsce.
3. Na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.
4. Na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z rozliczaniem czasu pracy, czasu wolnego i godzin nadliczbowych (par. 6 pkt 1 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879).
5. W przypadku członków korpusu służby cywilnej objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Jak wypłacić wynagrodzenie za pracę nadliczbową
Zgodnie z nowo dodanym art. 97a u.s.c. wynagrodzenie za nadgodziny będzie się ustalać na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych, ustalanego przez podzielenie miesięcznego wynagrodzenia przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu. Co niezwykle ważne – będzie to wynagrodzenie za pracę – nie dodatek za pracę nadliczbową. Bo choć pracownicy korpusu służby cywilnej zyskają od 1 stycznia 2024 r. możliwość wypłaty wynagrodzenia za dodatkową pracę, to nie otrzymują prawa do dodatków wynikających z kodeksu pracy.
Należy jednak zauważyć, że ustawa o służbie cywilnej nie definiuje, co należy rozumieć przez wynagrodzenie przyjmowane do rozliczenia nadgodzin. Tym samym mogą pojawić się problemy z ustaleniem wynagrodzenia za pracę nadliczbową pracownika służby cywilnej. W tej sytuacji będzie pomocne postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 26 września 2018 r. (sygn. akt III PK 119/17), które zajmowało się problematyką zdefiniowania „normalnego wynagrodzenia” na potrzeby ustalenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. W orzeczeniu tym wskazano, że normalnym wynagrodzeniem jest „(…) takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmuje ono zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników”. Tym samym należy przyjąć, że pojęcie wynagrodzenia ma charakter szerszy niż wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze. Wyciągnąć zatem należy wnioski, że ustalając wynagrodzenie za pracę nadliczbową pracownika służby cywilnej, należy przyjąć wszystkie jego stałe składniki pensji.
Przykład
Ile za jedną nadgodzinę
Urzędnik służby cywilnej zatrudniony w miesięcznym okresie rozliczeniowym otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 6000 zł, dodatek za wysługę lat w wysokości 1200 zł oraz dodatek z tytułu posiadanego stopnia służbowego – 1000 zł. Jeśli w styczniu 2024 r. będzie świadczył pracę nadliczbową i złoży wniosek do dyrektora generalnego o jej rozliczenie w formie wynagrodzenia, to po zaakceptowaniu wniosku pracownik za godzinę takiej pracy powinien otrzymać brutto: (6000 zł + 1200 zł + 1000 zł) : 168 godzin (nominał czasu pracy obowiązujący w styczniu 2024 r.) = 48,81 zł.
przedłużenie dobowego czasu pracy do 12 godzin i tworzenie harmonogramów
Zgodnie ze znowelizowanym art. 97 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej od 27 września w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W tych rozkładach czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące (do 27 września br. okres rozliczeniowy nie może być dłuższy 12 tygodni).
Przykład 15
Różny wymiar godzin w poszczególne dni tygodnia
Dyrektor wprowadził do regulaminu pracy zapis, zgodnie z którym pracownicy jednego z departamentów pracują w poniedziałki po 10 godzin, wtorek – czwartek po 8 godzin i w piątki po 6 godzin. Praca odbywa się od poniedziałku do piątku (wszystkie niedziele, święta i soboty są dniami wolnymi od pracy), w miesięcznych okresach rozliczeniowych czasu pracy.
Jest to jak najbardziej dopuszczalne, ale stosowanie zapisów ww. regulaminu musi być połączone z dokonywaniem niezbędnych zmian w taki sposób, by rozkład był zgodny z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Przykładowo w niektórych miesiącach podstawowy wymiar czasu pracy może wynosić np. 168 godzin. Praca wykonywana w zgodnie ze wskazanym wyżej rozkładem mogłaby objąć np. 170 godzin, co oznaczałoby powstanie 2 godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy. Konieczne byłoby ich rozliczenie w sposób przewidziany dla pracy nadliczbowej (wynagrodzenie albo czas wolny), jak również stanowiłoby to naruszenie przepisów, gdyż dodatkowe godziny nie byłyby wynikiem szczególnych potrzeb pracodawcy, ale stosowanej organizacji pracy. W takim przypadku niezbędne jest dokonanie korekty w harmonogramie pracy, np. poprzez wskazanie: „W dniu ………………………… zobowiązany jest Pan/i do pracy w godzinach od ... do ... (8 godzin). W pozostałych dniach praca odbywa się według rozkładu czasu pracy wynikającego z regulaminu pracy”.
Przy czym po zmianie przepisów ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, które wprowadziły możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do czterech miesięcy – liczba godzin pracy powinna się zgadzać w przyjętym okresie rozliczeniowym, co oznacza, że nie ma konieczności zamknięcia jej w nominale należnym dla danego miesiąca tylko dla okresu rozliczeniowego.
Przykład 16
Zapisy o czasie pracy w regulaminie pracy
W regulaminie pracy obowiązującym w urzędzie znalazł zapisy dotyczący możliwości zmian harmonogramu pracy w trakcie okresu nim objętego, a także umożliwiające modyfikację zmian roboczych przy wykonywaniu pracy w systemie zmianowym. Taki zapis jest jak najbardziej poprawny. W przypadku systemu równoważnego standardowo planuje się pracę w grafikach, nie opierając się na stałym rozkładzie (są wprowadzane wyjątkowo i wymagają modyfikowania). Regulamin powinien w tym zakresie wyznaczać zakres dni i przedziałów godzinowych, w jakich praca może być planowana.
Zapisy dotyczące rozkładów czasu pracy muszą być jednak przemyślane, gdyż mogą zarówno otwierać, jak i znacznie ograniczać możliwości planowania pracy zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem na nią.
Przykładowy zapis regulaminu: „Praca w urzędzie odbywa się od poniedziałku do piątku” – wyznacza dni, w jakich praca może być planowana. Bez dalszych dookreśleń (np. „...z zastrzeżeniem ust. 2”, „Nie dotyczy to pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym, dla których praca może być planowana od poniedziałku do soboty”) nie jest możliwe zaplanowanie w grafiku innych dni pracy. Każda sobota jest w tym przypadku dniem wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i praca w tym dniu może zostać zlecona na podstawie szczególnych potrzeb pracodawcy, ale nie może być planowana jako zwykła praca w harmonogramie.
Przykład 17
Elastyczne zapisy w regulaminie pracy
W regulaminie pracy urzędu funkcjonuje zapis: „Praca pracowników może być planowana od poniedziałku do soboty, w godzinach przypadających od 6.00 do 21.00”. Daje on możliwość tworzenia w harmonogramach rozkładów bardzo zróżnicowanych, które nie mogą wykraczać jednak poza wskazane dni i przedziały czasowe. Nie można np. przekazać pracownikowi harmonogramu, w którym praca zaplanowana byłaby od godz. 14 do 22.
Przykład 18
Na jakie okresy powinny być tworzone harmonogramy czasu pracy
Harmonogramy czasu pracy w urzędzie nie obejmują całego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Takie postępowanie jest jak najbardziej zgodne z prawem, gdyż art. 129 par. 3 kodeksu pracy stanowi, że obowiązujący harmonogram nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego, może być tworzony na okres krótszy, jednak obejmujący co najmniej jeden miesiąc. Warto dodać, że odrębne zasady obwiązują w stosunku do pracowników instytucji kultury (minimalny okres harmonogramowy to dwa tygodnie) i kierowców (kilka regulacji w tym zakresie jest w ustawie o czasie pracy kierowców).
Poza szczególnymi regulacjami wynikającymi z przepisów odrębnych od kodeksowych nie ma możliwości ustalenia w regulaminie pracy czy obwieszczeniu krótszych okresów harmonogramowych. Nie ma w tym zakresie znaczenia specyfika urzędu czy stopień skomplikowania organizacji pracy, stanowiska pracy itp. Przy czym pracownik powinien otrzymać swój rozkład czasu pracy co najmniej na jeden tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Pozwolić ma to na zapoznanie się z planem pracy i umożliwienie dostosowania planów życiowych do obowiązków zawodowych.
Przykład 19
Planowanie pracy w okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesięczny
W trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym IV kwartał 2023 r. wymiar czasu pracy wynosi 512 godzin; w poszczególnych miesiącach odpowiednio 176, 160 i 152 godzin. Dyrektor zaplanował pracownikowi w harmonogramie na październik 200 godzin, na listopad 200 godzin i na grudzień 88 godziny.
Taki rozkład godzin jest w pełni prawidłowy. Można powiedzieć, że jedną z podstawowych cech dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych jest możliwość nierównomiernego rozplanowywania pracy w poszczególnych miesiącach. W żadnym razie nie trzeba się trzymać wymiarów czasu pracy dla planowanego w harmonogramie miesiąca – zawsze wymiar czasu pracy dotyczy okresu rozliczeniowego.
Wymiar czasu pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym ustalamy więc dla okresu rozliczeniowego czasu pracy, a nie dla miesiąca. W istotny sposób wpływa to na wymiar czasu pracy zaplanowany w harmonogramie. Dopuszczalna zaplanowana liczba godzin w harmonogramie będzie uzależniona od tego, czy tworzony jest na cały okres rozliczeniowy (będzie to miało miejsce przede wszystkim wówczas, gdy stosowany jest miesięczny okres rozliczeniowy), czy też grafik to jedynie wycinek z niego (np. wówczas, gdy stosowany jest trzymiesięczny okres rozliczeniowy).
Na tle tego przykładu należy zwrócić uwagę na bardzo istotną kwestię planowania pracy na kolejne miesiące trwającego okresu rozliczeniowego. Tworząc np. grafik na drugi miesiąc, należy – poza samym zapotrzebowaniem na pracę i powiązaniem z pracą innych pracowników – uwzględnić to, ile przepracował już pracownik w pierwszym miesiącu i ile czasu do końca okresu rozliczeniowego pozostało. Harmonogram jest bowiem wycinkiem całości i łącznie czas zaplanowany w poszczególnych grafikach musi dawać wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Im dłuższy okres rozliczeniowy i im większa nierównomierność zapotrzebowania na pracę, tym staje się to bardziej istotne.
Jak planować pracę w systemie równoważnym ©℗
W miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy obejmującym jeden z miesięcy pracownik służby cywilnej ma zaplanowaną pracę w dwóch pierwszych tygodniach w następujący sposób:
| Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 8–18(10 godzin) | 6–18(12 godzin) | Wolne za niedzielę (5. dnia) | 6–18(12 godzin) | 6–18(12 godzin) | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 8–16(8 godzin) | 18–6(12 godzin) | 18–6(12 godzin) | 18–6(12 godzin) | Wolne za niedzielę (12. dnia) | 6–18(12 godzin) | |
| 6–16(10 godzin) |
Okres rozliczeniowy rozpoczął się w środę, a zatem tydzień, w jakim ma zostać zaplanowany odpoczynek, zaczyna się w środę i trwa do końca kalendarzowego wtorku. W obu tygodniach zapewniony jest odpoczynek tygodniowy:
w pierwszym tygodniu od godz. 18 2 lutego do godz. 6 4 lutego (36 godzin),
w drugim tygodniu od godz. 18 9 lutego do godz. 6 11 lutego (36 godzin).
Przepisy nie ograniczają liczby dni pracy z rzędu, po których odpoczynek minimalny musi zostać zapewniony. Według art. 5 dyrektywy 2003/88/WE państwa członkowskie przyjmują niezbędne środki w celu zapewnienia, by każdy pracownik był uprawniony w okresie siedmiodniowym do minimalnego nieprzerwanego okresu odpoczynku w wymiarze 24 godzin oraz również do odpoczynku dobowego w wymiarze 11 godzin. Zatem ani z przepisów unijnych, ani z polskich nie wynika, że odpoczynek musi przypadać po maksymalnie iluś dniach pracy. Istotne, by przypadał w każdym tygodniu (każdym okresie siedmiodniowym).
Odpoczynek może zostać zaplanowany np. na początku pierwszego tygodnia i na końcu drugiego, co pozwoli uzyskać np. 10 dni pracy z rzędu.
W systemie równoważnym wynikającym z art. 97 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, który można odnieść do art. 135 kodeksu pracy (wydłużenie maksymalne do 12 godzin), nie ma ograniczeń dotyczących liczby dni pracy z rzędu z zaplanowanym wydłużeniem, nawet do maksymalnej wartości. Takie ograniczenie wynika jedynie z przepisów o odpoczynkach tygodniowych, które nie pozwalają na zaplanowanie np. 15 dni pracy z rzędu.
Przykład 20
Jak prawidłowo obliczać miesięczny i kilkumiesięczny wymiar czasu pracy
Po nowelizacji ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej jednostka rozważa wprowadzenie dłuższego niż ośmiotygodniowy okresu wypowiedzenia. Będą to cztery miesiące. Chce tego dokonać od 1 stycznia 2024 r.
Obowiązujący pracownika służby cywilnej wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:
1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie
3) odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela.
Wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego np. listopad 2023 r. będzie więc wyglądał następująco:
• 4 tygodnie × 40 godzin = 160 godzin
• 2 dni (29 i 30 listopada) × 8 godzin = 16 godzin
• 160 + 16 = 176 godzin. Od tego odejmujemy 16 godzin w związku ze świętami (1 i 11 listopada) = 160 godzin
Natomiast dla okresu czteromiesięcznego wymiar obliczymy następująco:
17 tygodni × 40 godzin = 680 godzin
2 dni ( (29 i 30 kwietnia) × 8 godzin = 16 godzin
680 + 16 = 696 godzin. Od tego odejmujemy 24 godzin w związku ze świętami (1 i 6 stycznia oraz 1 kwietnia).
Przykład 21
Przekroczenie dobowe
W harmonogramie zaplanowano pracę w poniedziałek od godz. 10 do 20 i we wtorek od godz. 8 do 20. Możliwość planowania rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godzin od godziny rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia istnieje jedynie wówczas, gdy stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy z art. 140[1] kodeksu pracy – zawarto porozumienie w tej kwestii lub dany pracownik złożył wniosek o zastosowanie do niego zmiennych rozkładów. Jeżeli nie są stosowane przez pracodawcę, to wskazany rozkład jest niedopuszczalny. Czas od godz. 8 do 10 byłby zakwalifikowany jako przekroczenie dobowe.
Należy też pamiętać, że liczba godzin pracy w poszczególnych dniach nie może przekraczać maksymalnego wydłużenia dobowego w systemie równoważnym (12 godzin). Prawidłowo oznaczona w harmonogramie godzina rozpoczęcia świadczenia pracy nie może zaś naruszać przepisów o dobie pracowniczej oraz minimalnych odpoczynkach. Przypomnijmy: przez dobę pracowniczą rozumiemy 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tak więc dla pracownika rozpoczynającego według harmonogramu pracę o godz. 10 w poniedziałek doba kończy się o godz. 10 we wtorek. Wcześniejsze oznaczenie rozpoczęcia pracy we wtorek oznaczałoby konieczność jej rozliczenia w ramach doby rozpoczętej o godz. 10 w poniedziałek i kończącej się o godz. 10 we wtorek.
Doba pracownicza związana jest z rozliczaniem:
1) dobowej normy czasu pracy,
2) maksymalnego dobowego wydłużenia czasu pracy, jaki może być zastosowany w systemie równoważnym,
3) minimalnego odpoczynku dobowego (11 godzin, które mają być ciągłe i nie tylko się rozpocząć, ale też „zmieścić” w dobie).
Pośrednio również wpływa na:
• maksymalną dobową liczbę nadgodzin (np. urzędnik pracujący 8 godzin mógłby mieć zlecone maksymalnie 5 godzin nadliczbowych uzasadnionych szczególnymi potrzebami pracodawcy),
• maksymalną liczbę godzin dyżuru (podobnie jak przy nadgodzinach – czas dyżuru nie może ograniczać prawa do minimalnego odpoczynku).
Przykład 22
Zmienny rozkład czasu pracy
Przełożony zaplanował pracę od godz. 8 do 20 we wtorek i od godz. 7 do 19 w środę. Zawarto porozumienie dotyczące stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy. Jest to działanie prawidłowe. Od godziny zakończenia pracy do godziny rozpoczęcia pracy jest 11 godzin, czyli odpoczynek minimalny jest zapewniony. Liczony jest on od faktycznego zakończenia świadczenia pracy do jej rozpoczęcia – kwestie dojazdów z pracy i do pracy nie mają tutaj znaczenia.
Należy jednak mieć świadomość, że taki rozkład oznacza, że we wtorek pracownik nie może przepracować jakiegokolwiek dłuższego czasu na podstawie szczególnych potrzeb pracodawcy, bo każda taka praca uszczuplałaby odpoczynek. Ten zaś może zostać skrócony tylko w przypadkach konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Przykład 23
Ponad 12 godzin na dobę
Urzędnik pracujący w systemie równoważnym ma zaplanowaną pracę w poniedziałek od godz. 9 do 23 i we wtorek od godz. 11 do 19. W opisanej sytuacji urząd zaplanował niedopuszczalną liczbę godzin w pierwszym ze wskazanych dni pracy. Maksymalny wydłużony wymiar dobowy wynosi 12 godzin. Pracownik może oczywiście otrzymać polecenie pracy nadliczbowej, ale nie dokonuje się tego, planując po prostu większą liczbę godzin pracy, lecz należy zlecić ją poza grafikiem, w którym praca powinna być zaplanowana w granicach wynikających z maksymalnego dopuszczalnego wymiaru.
Tutaj jednak liczba godzin pracy dodatkowo skutkuje pomniejszeniem odpoczynku minimalnego. W dobie od godz. 9 w poniedziałek do godz. 9 we wtorek pracownik miałby 10, a nie 11 godzin odpoczynku. To, że we wtorek miałby rozpoczynać pracę o godz. 11, niczego w tym zakresie nie zmienia – odpoczynek liczony jest do końca doby, a nie do godziny rozpoczęcia pracy kolejnego dnia.
Przykład 24
Obowiązek zapewnienia co najmniej jednej wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie
Urząd pracuje w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych obejmujących miesiące kalendarzowe. Część pracowników pracuje także w niedziele i święta. Pracownik w harmonogramie na październik miał zaplanowaną pracę w trzy kolejne niedziele. Wcześniej w tym okresie rozliczeniowym pracował w niedzielę tylko raz. Pojawia się pytanie, czy może mieć zaplanowaną pracę w pierwszą niedzielę stycznia (będzie to już nowy okres rozliczeniowy). Niestety nie, gdyż naruszyłoby to obowiązek zapewnienia co najmniej jednej niedzieli wolnej co najmniej raz na cztery tygodnie. Wypełnienie tego obowiązku nie jest zamykane przestrzenią okresu rozliczeniowego czasu pracy.
zadaniowy czas pracy
Od 27 września br. w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Tak stanowi ust. 2a, który został dodany do art. 27 u.s.c.
Przykład 25
Zadaniowy czas pracy a sztywne ustalenie godzin pracy przez pracodawcę
Urząd w listopadzie 2023 r. chce zatrudnić pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy. Przy czym postanowił, żeby od razu określić sztywno godziny jego pracy w poszczególne dni, tj. ww. pracownik w poniedziałki ma pracować 9 godzin, we wtorek– 6 godzin, w środy – 4 godziny, w czwartki – 12 godzin, a w piątki – 9 godzin, tym samym zadbał o to, by została zachowana 40-godzinna tygodniowa normy czasu pracy tygodniowo. Sztywne ustalenie przez pracodawcę godzin pracy pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy przeczy takiemu systemowi i jest nieprawidłowe. Zadaniowy czas pracy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Warunkiem jest ustalenie w porozumieniu z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań z uwzględnieniem norm czasu pracy. Istotą zadaniowego czasu pracy jest to, że to nie pracodawca, a pracownik samodzielnie rozkłada sobie pracę, czyli decyduje o konkretnych godzinach pracy. Pracodawca nie może więc ustalać, kiedy i ile pracownik będzie pracował. Sztywne ustalenie godzin pracy w zadaniowym systemie czasu pracy przeczy takiemu systemowi i jest po prostu nieprawidłowe.
Przykład 26
Nadgodziny przy zadaniowym czasie pracy
Dyrektor urzędu zgodnie z nowo dodanym ust. 2a w art. 97 u.s.c. chce jak najszybciej zastosować zadaniowy system czasu pracy. Jednak obawia się, czy w związku z tym nie pojawią się nadgodziny. Wątpliwości dyrektora są jak najbardziej uzasadnione, gdyż praca w zadaniowym systemie pracy nie oznacza, że pracownik pracujący w zadaniowym systemie pracy nie będzie miał nadgodzin. Jednak można temu w prosty sposób zapobiec. Przede wszystkim pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, który będzie pracował w ww. systemie, powinien ustalić zadania do wykonania i określić czas niezbędny do ich realizacji. Zadania, które ma realizować pracownik, powinny być tak ustalone, żeby możliwe było ich wykonanie w obowiązujących pracownika normach czasu pracy. Oznacza to, że czas pracy pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy powinien mieścić się w 8 godzinach dobowo i przeciętnie 40 godzinach tygodniowo z zachowaniem dobowych i tygodniowych odpoczynków. W praktyce możliwość powstania godzin nadliczbowych w zadaniowym systemie czasu pracy nie jest w wykluczona. Jednak ze swej specyfiki raczej mogą one wystąpić w przypadku, gdy „zadań do realizacji jest za dużo”. Warto dodać, że w systemie zadaniowego czasu pracy pierwszoplanowe są rezultaty (czyli wykonane zadania), a nie czas poświęcony na ich realizację. Dlatego też czas pracy nie jest ewidencjonowany bardzo szczegółowo ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W zadaniowym czasie pracy ewidencja czasu pracy sprowadza się jedynie do oznaczania dni pracy, czyli faktu „bycia w pracy danego dnia”.
Przykład 27
Brak rozkładów czasu pracy i konieczność ewidencji
Dla części urzędników zmieniono system czasu pracy na zadaniowy. Pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy nie mają rozkładów czasu pracy, będą pracować według własnych potrzeb, żeby móc zrealizować powierzone zadania. Pracodawca jest jednak zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, w której będzie ewidencjonować m.in. nieobecności pracowników. Jak już wspominano wcześniej, w systemie zadaniowym nie ewidencjonuje się godzin pracy, ewidencja czasu pracy jest jednak prowadzona w pozostałym zakresie, przede wszystkim nieobecności w pracy. W tym miejscu warto dodać, że zadaniowy czas pracy jest systemem czasu pracy, w którym miernikiem świadczenia pracy nie jest upływ czasu (praca w wyznaczonych przedziałach czasowych), ale wykonanie zadania (zadań). Czas ma tutaj znaczenie tylko pomocnicze, normy czasu pracy brane są pod uwagę tylko posiłkowo przy ustalaniu zakresu zadań. Podstawową różnicą pomiędzy tym systemem czasu pracy a pozostałymi systemami czasu pracy, które pracodawca może stosować, jest to, że nie ma tutaj rozkładu godzinowego czasu pracy. Zakres czasowy pracy wyznaczony jest przez określenie zadań do wykonania, to zaś, przez jaki czas pracownik faktycznie wykonuje pracę, nie ma znaczenia „rozliczeniowego” – pracownik w określonym terminie ma po prostu wykonać umówioną pracę.
Przykład 28
Brak możliwości wprowadzenia pracy zmianowej w zadaniowym systemie
Urząd planuje objąć pracowników zadaniowym czasem pracy i jednocześnie wprowadzić dla nich pracę zmianową (tj. w godz. 6–14 i 14–22). Wprowadzając system zadaniowy, pracodawca nie może jednocześnie narzucać pracownikom konkretnych rozkładów czasu pracy. Skoro w systemie tym nie ma ustalonych przez pracodawcę rozkładów, to nie mogą występować narzucone ściśle przedziały czasowe – praca zmianowa w systemie zadaniowym, w ścisłym znaczeniu jest wyłączona. Istota zadaniowego czasu pracy polega – o czym już wspominano – na braku ścisłego rozliczania pracy czasem „godzinowym” jej wykonywania. Tym samym nie można rozplanować wykonywania pracy na konkretne godziny, gdyż przy stworzeniu takiego harmonogramu w rzeczywistości wyłączylibyśmy rozliczanie pracownika wykonywanymi przez niego zadaniami. Przy czym pracodawca ma pewien wpływ pośredni na dni i pory wykonywania zadań poprzez ich doprecyzowanie. Jednak nie może to polegać na ścisłym tworzeniu harmonogramu pracy (na zasadzie praca w poniedziałek, wtorek i środę ma się odbywać w godz. 6–14, we czwartek i piątek w godz. 14–22 itd.), lecz możliwe jest odniesienie do specyfiki zadania powiązanej np. z dniami pracy działu, z którego pracownikami pewne rzeczy osoba zatrudniona w zadaniowym czasie pracy musi uzgadniać. System ten nie musi oznaczać całkowitej swobody pracownika w zakresie miejsc i czasu realizacji zadań, jednak nie może być połączony z całkowitym wyłączeniem swobody. Tymczasem przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy, przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Reasumując: urząd nie może jednocześnie objąć pracowników zadaniowym czasem pracy i wprowadzić dla nich pracę zmianową.
Przykład 29
Wprowadzenie limitów czasowych dla wykonywanych zadań
Urząd chce w regulaminie określić procentowo czas pracy w podziale na poszczególne grupy zadań, np. 75 proc.– czas przygotowania materiałów, 25 proc. – czas pracy administracyjnej w zadaniowym czasie pracy. Takie rozwiązanie po 27 września jak najbardziej będzie dopuszczalne, gdyż w systemie zadaniowym możliwe jest wydzielenie poszczególnych zadań lub grup zadań i przypisanie do nich określonych przedziałów z łącznego czasu pracy pracownika. Pamiętać jednak trzeba o tym, by zastrzeżenie takie nie ograniczało możliwości realizacji zadań i nie prowadziło samo w sobie do powstawania nadgodzin. Jednak – co ważne – system zadaniowy może być połączony z różnym zakresem obostrzeń dotyczących realizacji zadań. To, że pracownik nie ma narzuconego rozkładu czasu pracy, nie oznacza, że zadania wykonuje w całkowicie swobodnych przedziałach czasowych. Zarówno sama możliwość realizacji pewnych zadań jest związana z pewnymi przedziałami doby, jak i pracodawca może narzucić obowiązek przebywania w określonym przedziale czasu w określonym miejscu (np. w związku z koniecznością realizacji pewnej części prac w siedzibie pracodawcy, dokonywaniem ustaleń w ramach zespołu pracowniczego itp.). Błędem jest przyjmowanie w tym systemie całkowitego braku wpływu pracodawcy na godziny realizacji przynajmniej części pracy realizowanej przez pracowników.
Reasumując, urząd może wyznaczyć nie tylko godziny, w jakich wykonywana będzie pewna część czynności, ale również procentowe przedziały z globalnego czasu pracy pracownika. Warto jednak podchodzić do niej dosyć elastycznie, gdyż sztywne założenie odnośnie do codziennej pracy (a nie np. tygodnia lub innego dłuższego okresu) może prowadzić do powstawania nadgodzin w związku z brakiem możliwości realnego zrealizowania zadań z obu tych grup.
Przykład 30
Określanie zakresu zadań przy pracy zdalnej
Kilku pracowników urzędu chce od listopada wykonywać pracę zdalną w systemie zadaniowym. Takie rozwiązanie jest jak najbardziej realne, przy czym przełożony może powinien wcześniej uzgodnić zakres zadań i czas ich wykonania w sposób zdalny, np. za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna może być wykonywana w każdym systemie czasu pracy, jaki przewiduje kodeks pracy.
Przykład 31
Bez ewidencji
Część pracowników zajmujących w urzędzie stanowiska kierownicze złożyło wniosek o objęcie ich zadaniowym systemem czasu pracy. Dział kadr postanowił jednak w stosunku do nich prowadzić uproszczoną ewidencję godzin pracy, tak jak to ma miejsce w przypadku innych pracowników uzrędu. Takie postępowanie będzie niezgodne z przepisami, gdyż od 27 września br. w stosunku do członków korpusu służby cywilnej objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
skrócony tydzień pracy
Zgodnie z nowo dodanym ust. 2b w art. 97 na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy. Jest to rozwiązanie, które podobnie jak zadaniowy czas pracy zacznie obowiązywać od 27 września 2023 r.[wzór 2]
wzór 2
……………………………………………. ……………………………………………
imię i nazwisko pracownika data
…………………………………………….
stanowisko
Dyrektor Generalny
…………………………………………….
Wniosek o wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy
Na podstawie art. 97 ust. 2b ustawy o służbie cywilnej proszę o wprowadzenie wobec mnie systemu skróconego tygodnia pracy, w ramach którego praca będzie świadczona przez 4 dni w tygodniu w dni: w wymiarze ....................................... .
2. Proszę o wprowadzenie takiego systemu czasu pracy od dnia ....................................... .
3. Swój wniosek uzasadniam .............................................................................. ....................................... ....................................... ....................................... .......................................
…………………………………………….
Podpis pracownika
Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* zastosowanie skróconego tygodnia pracy od dnia ........................................
…………………………………………….
podpis dyrektora
* niepotrzebne skreślić ©℗
Przykład 32
Obowiązek przyznania co najmniej jednego dnia w pięciodniowym tygodniu pracy
Pracownik służby cywilnej wystąpił do dyrektora w wnioskiem o objęcie go systemem skróconego tygodnia pracy. Dyrektor odrzucił ten wniosek, gdyż obecnie w korpusie służby cywilnej nie ma możliwości pracowania w tym systemie. Postępowanie dyrektora jest jak najbardziej zasadne, gdyż przepisy wprowadzające ten system pracy w korpusie służby cywilnej wejdą w życie dopiero 27 września. Należy dodać, że system skróconego tygodnie pracy stanowi swoistą alternatywę dla świadczenia pracy przez mniej niż pięć dni w tygodniu bez zmniejszania wymiaru etatu. Przy czym jego istota polega na tym, że pracownik wykonuje pracę w każdym tygodniu przez mniej niż pięć dni przy jednoczesnym wydłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy w każdym z tych dni pracy lub tylko w niektóre z nich maksymalnie do 12 godzin. Okres rozliczeniowy czasu pracy w tym systemie wynosi jeden miesiąc. W skróconym tygodniu pracy, tak jak w systemie równoważnym, pracownik wykonuje pracę przez mniejszą liczbę dni w okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie – w wymiarze wyższym niż 8 godzin. Oprócz dni wolnych z tytułu średnio pięciodniowego tygodnia pracy będzie również miał dni wolne równoważące czas pracy w okresie rozliczeniowym. Skrócony tydzień pracy jest tożsamy z równoważnym systemem czasu pracy, a jedyną różnicą jest obligatoryjny dzień wolny w każdym tygodniu. Pracownik objęty skróconym systemem czasu pracy w każdym tygodniu pracy powinien wykonywać pracę przez mniej niż pięć dni, a więc powinien mieć minimum trzy dni wolne od pracy (sztywno, a nie przeciętnie na tydzień). W takim systemie można pracować w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy.
Pracownika pracującego w systemie skróconego tygodnia pracy obowiązuje średniotygodniowa norma czasu pracy, tj. 40 godzin. Oznacza to, że wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do jego maksymalnego wymiaru, czyli 12 godzin, nie może nastąpić w każdym dniu tygodnia. W takiej sytuacji doszłoby do naruszenia przepisów o czasie pracy, gdyż pracownik przepracowywałby 48 godzin tygodniowo (4 dni × 12 godzin). Rozkład czasu pracy, zgodnie z którym pracownik wykonuje pracę przez cztery dni w tygodniu po 10 godzin dziennie, jest zatem najbardziej równomiernym rozkładem czasu pracy dla tego systemu. W zależności jednak od potrzeb pracodawcy i pracownika praca w skróconym tygodniu pracy może być wykonywana:
1) nie dłużej niż przez 12 godzin na dobę, np. 9 czy 11;
2) w różnej liczbie godzin dla różnych dni lub tygodni.
Jednak dni pracy mogą: albo następować bezpośrednio po sobie, albo mogą być przedzielone dniami wolnymi od pracy. Jednocześnie praca powinna być tak zaplanowana, aby pracownik wypracował obowiązujący go nominał czasu pracy zgodnie z wymiarem zatrudnienia wynikającym z jego umowy o pracę. Pracodawca dowolnie wybiera dni pracujące, które mają być dla pracownika dniami pracy, spośród wszystkich dni roboczych w tygodniu (tj. od poniedziałku do soboty włącznie) oraz ustala dobowy wymiar czasu pracy pracownika w każdym dniu pracy. W ramach skróconego tygodnia pracy pracownik może świadczyć pracę w niedziele i święta tylko w określonych sytuacjach dopuszczalnej pracy w te dni zgodnie z art. 151[10] kodeksu pracy, a ten stanowi, że praca w ww. określone dni jest dopuszczalna przy niezbędnych remontach, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, w rolnictwie i hodowli, zakładach świadczących usługi dla ludności, gastronomii, zakładach hotelarskich czy jednostkach gospodarki komunalnej. Wyżej wymienione wyjątki nie mają zastosowania do służby cywilnej. Nie ma więc tutaj, tak jak przy weekendowym systemie, nieograniczonej możliwości zagospodarowania niedzielnych dni na pracę. [Grafik 1] [Grafik 2] [Grafik 3]
System skróconego tygodnia pracy – jednomiesięczny okres rozliczeniowy (październik 2023 r.) ©℗
Najbardziej klasyczna ww. postać systemu skróconego tygodnia pracy polega na równomiernym planowaniu czasu pracy przez cztery dni tygodniowo po 10 godzin, czyli po 40 godzin na tydzień. Dzień wolny występujący w każdym tygodniu nie musi być tym samym dniem kalendarzowym, choć pracownicy najchętniej chcieliby, żeby był to piątek lub poniedziałek, aby przedłużyć sobie weekend.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| wolna niedziela | 10 | 10 | 10 | 10 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | wolna sobota | wolna niedziela | 10 | 10 | 10 | 10 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | wolna sobota | wolna niedziela |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 30 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| wolna niedziela | 10 | 10 | 10 | 10 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | wolna sobota | wolna niedziela | 10 | 10 | 10 | 10 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | wolna sobota | wolna niedziela |
Powyższy grafik jest zaplanowany nieprawidłowo, gdyż zaplanowane mamy tylko 160 godziny pracy, tymczasem w październiku 2023 r. cały wymiar pracy wynosi 176 godzin, a więc o 16 godzin więcej.
System skróconego tygodnia pracy – jednomiesięczny okres rozliczeniowy ©℗
W systemie skróconego tygodnia pracy praca może być wykonywana również w weekendy i w różnym dobowym wymiarze.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| wolna niedziela | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 12 | 12 | 12 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 4 | wolna niedziela | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 12 | 12 | 12 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 4 | wolna niedziela |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 30 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| wolna niedziela | wolna niedziela | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 12 | 12 | 12 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 4 | wolna niedziela | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 12 | 12 | 12 | dzień wolny z tytułu skróconego tygodnia pracy | 4 |
Przy planowaniu czasu pracy w ramach systemu skróconego tygodnia pracy, dni pracy liczymy w tygodniach zgodnie z definicją wynikającą z art. 128 par. 3 pkt 2 kodeksu pracy, czyli jako siedmiu kolejnych dni kalendarzowych, rozpoczynając od pierwszego dnia okresu. Z tego względu istotne jest, aby w każdym z tygodni miesięcznego okresu rozliczeniowego (liczonym w dniach 1–7, 8–14, 15–21, 22–28 miesiąca) pracownik korzystał z przynajmniej jednego dodatkowego dnia wolnego, gdyż stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy nie pozwala zaplanować w którymkolwiek z nich większej liczby dni pracy niż cztery.
Weekendowy system czasu pracy – jednomiesięczny okres rozliczeniowy ©℗
Październik 2023 r.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| 12 | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | 12 | 12 | 12 | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | 12 | 12 | 12 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 30 |
| Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela | Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| 12 | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | 12 | 12 | 12 | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | dzień wolny | 12 | 12 | 12 |
Pracę zaplanowano w maksymalny dozwolony w systemie weekendowym sposób, czyli we wszystkie piątki, soboty, niedziele oraz święta po 12 godzin, co oznacza 14 dni po 12 godzin pracy. Zaplanowano więc w sumie 168 godzin pracy, czyli o 8 godzin mniej od wymiaru czasu pracy w październiku 2023 r. Grafik nie jest więc prawidłowy dla pełnego etatu. Przełożony urzędnika powinien więc rozważyć, czy nie będzie zasadne zmniejszenie wymiaru etatu pracownikowi. W niektórych natomiast przypadkach planowanie pracy we wszystkie piątki, soboty i niedziele doprowadziłoby do znacznego przekroczenia nominału ze względu na dużą liczbę występujących świąt w takim miesiącu.
Przykład 33
Więcej różnic niż podobieństw
Dział kadr zastanawia się, czy związku z wprowadzeniem do ustawy o służbie cywilnej możliwości pracy w skróconym tygodniu pracy w urzędzie powinien być zmieniony regulamin pracy, który ureguluje tę kwestię. Jego zdaniem system ten jest bardzo podobny do systemu równoważnego pracy – oba systemy pozwalają bowiem pracodawcy na planowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy oraz umożliwiają zrealizowanie nominału przy zaplanowaniu mniejszej liczby dni pracy. Tymczasem przyjęte założenie jest błędne. Pomiędzy tymi systemami jest więcej różnic niż podobieństw. I tak system równoważny można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, a skrócony tydzień pracy – jedynie na pisemny wniosek pracownika w umowie o pracę. Kolejną różnicą jest okres rozliczeniowy, który pracodawca może zastosować wobec pracowników zatrudnionych w tych systemach. W przypadku stosowania systemu skróconego tygodnia pracy wynosi do jednego miesiąca, a z kolei w ramach systemu równoważnego okres rozliczeniowy może być trzy- lub nawet czteromiesięczny. Najistotniejszą różnicą jest jednak to, że wprowadzając system skróconego tygodnia pracy, pracodawca zobowiązuje się, że w żadnym z tygodni okresu nie zaplanuje pracownikowi ani nie poleci więcej niż czterech dni pracy. Jest to poważne ograniczenie w porównaniu z systemem równoważnym, w ramach którego pracodawca może planować pracę na pięć czy nawet sześć dni w niektórych tygodniach.
praca weekendowa
Na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej może być do niego stosowany system czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta – jest to kolejne rozwiązanie przewidziane nowelą ustawy o służbie cywilnej. Tak stanowi nowo dodany ust. 2c w art. 97. On też wejdzie życie 27 września br.[Wzór 3]
wzór 3
……………………………………………. …………………………………………….
imię i nazwisko pracownika data
…………………………………………….
stanowisko
Dyrektor Generalny
…………………………………………….
Wniosek o wprowadzenie weekendowego systemu czasu pracy
1. Na podstawie art. 97 ust. 2c ustawy o służbie cywilnej proszę o wprowadzenie wobec mnie systemu skróconego tygodnia pracy, w ramach którego praca będzie świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.
2. Pracę w ramach tego systemu pragnę rozpocząć z dniem ....................................... .
3. Swój wniosek uzasadniam .............................................................................. ....................................... ....................................... ....................................... .......................................
…………………………………………….
Podpis pracownika
Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* zastosowanie weekendowego tygodnia pracy od dnia ........................................
…………………………………………….
podpis dyrektora
* niepotrzebne skreślić ©℗
Przykład 34
Szczególne okoliczności
W związku z nowelizacją ustawy o służbie cywilnej, która dopuszcza pracę w tzw. systemie pracy weekendowej, dział kadr się zastanawia, czy będą musiały istnieć jakieś szczególne okoliczności, aby pracodawca mógł zatrudniać pracownika służby cywilnej w systemie pracy weekendowej. Faktycznie z uwagi na szczątkowość nowo dodanego przepisu pytanie to jest jak najbardziej zasadne. Na pewno praca w ww. systemie będzie mogła być wykonywana w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy do 12 godzin, a więc jest to system podobny do równoważnego czasu pracy, w którym maksymalny okres rozliczeniowy to jeden miesiąc. System weekendowy na pewno wymusza zatrudnienie w niepełnym wymiarze, gdyż w ramach tego systemu nie sposób zaplanować pracy na cały etat we wszystkich miesiącach roku. Bezpieczną granicą wielkości etatu takiego pracownika jest 3/4 pełnego wymiaru czasu pracy. Tak więc zatrudnienie w systemie weekendowym jest ekonomicznie uzasadnione, jeśli obejmuje jedynie część etatu, a konkretne godziny pracy w poszczególnych dobach będą ustalane w harmonogramie. Tylko w ten sposób uda się w pełni wykorzystać czas pracy pracownika weekendowego, nie ryzykując jednocześnie regularnego przekraczania bądź niedopracowywania przez niego nominału czasu pracy. W ramach systemu weekendowego nie można również założyć, że pracownik będzie pracował po 12 godzin w każdy piątek, sobotę, niedzielę czy święto występujące w okresie. Taki układ zadań będzie się pokrywał z pełnym etatem niezmiernie rzadko. Wszystko to wskazuje na dwie istotne cechy systemu weekendowego, tj. przy jego stosowaniu musi:
1) istnieć gwarancja możliwości zaplanowania w każdym miesiącu godzin odpowiadających części etatu pracownika zapewnia zatrudnienie w wymiarze około 3/4 pełnego wymiaru; powyżej tej wartości istnieje bowiem ryzyko, że w niektórych miesiącach pracodawca będzie musiał wyrównywać wynagrodzenie pracownika do pełnego wymiaru, niedopracowanego wskutek zbyt małej liczby piątków, sobót, niedziel i świąt; dotyczy to w szczególności miesięcy, w których nie występują święta, a wymiar czasu pracy jest wysoki;
2) pracownik musi pracować na podstawie grafiku. Zapisanie w treści umowy, że pracownik pracuje po 12 godzin w każdy piątek, sobotę, niedzielę i święto występujące w okresie rozliczeniowym spowoduje bowiem znaczne przekroczenia wymiaru w niektórych miesiącach roku.
Reasumując, aby urząd mógł zatrudnić pracownika w systemie weekendowym, nie muszą zaistnieć jakieś szczególne okoliczności, przy czym z ekonomicznego punktu widzenia nie będzie się opłacało stosować tego systemu przy pełnych etatach. [Grafik 3]
czas pracy w regulaminach
W praktyce wielu pracodawców nie rozróżnia terminów „system” i „rozkład czasu pracy”, stosując je zamiennie, wpisując do regulaminu np. zmianowy system czasu pracy, podczas gdy praca zmianowa jest rozkładem czasu pracy, który zgodnie z art. 146 kodeksu pracy może zostać połączony z każdym systemem czasu pracy. Dlatego – zanim zostaną opisane poszczególne rozwiązania, z jakich można skorzystać w regulaminie pracy – należy zdefiniować kluczowe terminy, czyli „system”i „rozkład czasu pracy”.
►System czasu pracy jest to sposób organizacji czasu pracy określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. System jest pojęciem nadrzędnym w stosunku do rozkładu i można stwierdzić, że system w pewnym sensie wymusza rozkład czasu pracy. Rozkład to bowiem ogólne zasady dotyczące układu dni (godzin) pracy i dni wolnych od pracy obowiązujące u danego pracodawcy. W praktyce rozkład to ogólne zasady organizacji czasu pracy, które następnie są doprecyzowywane w harmonogramach czasu pracy tworzonych na poszczególne miesiące kalendarzowe lub dłuższe okresy (w korpusie służby cywilnej maksymalnie czteromiesięczne).
Ustalając normy czasu pracy w zakładzie pracy, pracodawca powinien przede wszystkim dokonać wyboru systemu czasu pracy. Dopiero w drugiej kolejności określa on rozkład czasu pracy oraz maksymalną długość okresu rozliczeniowego. Po nowelizacji art. 97 ustawy o służbie cywilnej przewiduje następujące systemy czasu pracy:
1) podstawowy czas pracy,
2) równoważny czas pracy z możliwością wydłużenia dnia pracy do 12 godzin,
3) system zadaniowego czasu pracy,
4) system skróconego tygodnia pracy,
5) system pracy weekendowej.
Dwóch z ww. systemów – skróconego czasu pracy i pracy weekendowej – nie można wprowadzić w regulaminie pracy, gdyż są wprowadzane na indywidualny wniosek pracownika, a przewidzenie ich jedynie w regulaminie pracy będzie działaniem nieskutecznym, jeśli system taki nie będzie wynikał z treści indywidualnych umów o pracę zawartych z pracownikami.
Wybierając system czasu pracy, dyrektor urzędu nie musi się ograniczać do jednego systemu, gdyż nie ma takiego obowiązku narzuconego prawem, ale należy pamiętać, że w sytuacji gdy w praktyce ma być stosowanych kilka systemów czasu pracy, regulamin pracy powinien precyzyjnie rozstrzygać, który z nich dotyczy danej grupy pracowników. Zatem za niewłaściwą praktykę należy uznać przepisy regulaminów pracy, w których jedynie wymienia się systemy czasu pracy, jakie mogą być zastosowane u pracodawcy. Regulamin pracy powinien bowiem łączyć systemy z działami, nazwami stanowisk, lokalizacjami itp., aby móc precyzyjnie wskazać, że dany pracownik pracuje w danym systemie czasu pracy. Przykładem może być zapis w regulaminie:
„par. x
1. Pracownicy Departamentu …. pracują w systemie podstawowego czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-17.00.
2. Pracownicy Departamentu …. wykonują pracę w systemie zadaniowego czasu pracy.
3. Pracownicy Departamentu …. wykonują pracę w systemie równoważnego czasu pracy na podstawie harmonogramów czasu pracy”.
Natomiast w przypadku braku regulacji problematyki systemów czasu pracy w regulaminie pracy można przyjąć, że ogół zatrudnionych obowiązuje podstawowy system czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, gdyż jest to najprostsze organizacyjnie rozwiązanie z tego obszaru.
►Rozkład czasu pracy to z kolei regulacja opisująca, w jakie dni i w jakich godzinach pracownik będzie świadczył pracę, i w tym zakresie również możemy wyróżnić kilka rozkładów, z jakich może skorzystać pracodawca. Możemy bowiem wyróżnić:
1) tzw. sztywny rozkład czasu pracy, przewidujący stałe dni i godziny pracy, np. praca od poniedziałku do piątku w godzinach 8–16,
2) tzw. ruchomy rozkład czasu pracy,
3) zmianowy rozkład czasu pracy.
W urzędzie mogą być stosowane – podobnie jak w przypadku systemów czasu pracy – różne rozkłady czasu pracy w ramach tego samego lub różnych systemów czasu pracy. W takich przypadkach regulamin powinien szczegółowo przewidywać, jaki rozkład obowiązuje każdego pracownika. Przykładowe postanowienia regulaminu pracy dotyczące rozkładów czasu:
㤠X
W przypadku pracowników zatrudnionych w systemie podstawowego czasu pracy stosuje się następujące rozkłady czasu pracy:
1) w Departamentach …………………………………………………………………………………………………………….. – praca od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00,
2) w przypadku pracowników …………………………… – praca na 2 zmiany: 8.00-16.00 oraz 11.00-19.00, zgodnie z ustalonym harmonogramem czasu pracy,
3) w przypadku pracowników Departamentu …………………………… – praca od poniedziałku do piątku w ruchomym czasie pracy, w którym przedział rozpoczynania pracy wynosi 2 godziny pomiędzy 8.00 a 10.00, a zakończenie pracy powinno nastąpić odpowiednio pomiędzy godziną 16.00 a 18.00”.
Zastosowanie ww. sztywnego rozkładu czasu pracy będzie oznaczało w praktyce, że w stosunku do tych grup pracowników nie będzie konieczne tworzenie harmonogramów czasu pracy. Jest to zatem w praktyce najprostsza forma organizacji czasu pracy przez urząd.
Przykład 35
Porozumienie zbiorowe zamiast kolejnych zmian w regulaminie
W regulaminie pracy wydanym w 2022 r. dyrektor przewidział sztywne rozkłady czasu pracy dla części urzędników, którzy zgodnie z jego postanowieniami mieli pracować od poniedziałku do piątku, w godzinach 9–17. W 2023 r. pracodawca zawarł z przedstawicielami pracowników porozumienie wprowadzające ruchomy czas pracy dla tej grupy pracowników, w którym przewidziano widełki na rozpoczynanie pracy od godz. 7 do 9 i odpowiednio na kończenie pracy od godz. 15 do 17. Nawet jeśli pracodawca nie wprowadzi w 2023 r. zmian w regulaminie pracy, porozumienie zbiorowe będzie wiążące jako akt wyższej rangi i pracownicy będą mogli korzystać z ruchomego rozkładu czasu pracy. ©℗
