Od 1 marca 2015 r. możliwe jest załatwianie spraw związanych z uzyskaniem odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń w formie dokumentów elektronicznych.
Jak pan ocenia to rozwiązanie?
Elektroniczna komunikacja z administracją w Polsce dopiero zaczyna się rozwijać i upowszechniać. Dotychczas możliwe było uzyskanie odpisów tylko w formie papierowej. Odpis aktu stanu cywilnego jest urzędową formą poświadczenia danych zawartych w akcie. Coraz więcej urzędów prowadzi obecnie postępowania w formie elektronicznej, to znaczy przy wykorzystaniu dedykowanych systemów teleinformatycznych. Rozwiązanie takie umożliwia kontakt klienta z urzędem także w formie elektronicznej. Obu stronom takie rozwiązanie przynosi korzyści.
Jakie więc wymagania musi spełnić obywatel, aby mógł uzyskać odpis za pomocą komunikacji elektronicznej?
Reklama
Musi wyposażyć się w profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Cechy jednego i drugiego są zdefiniowane prawnie. Pierwszy można otrzymać bezpłatnie. Drugi jest odpłatny.

Reklama
Drugim ważnym czynnikiem jest sposób komunikacji z urzędem. W przypadku organów administracji publicznej kanałem komunikacji jest platforma ePUAP. Komunikacja odbywa się przez złożenie elektronicznego wniosku. Podobnie jak w przypadku wniosku tradycyjnego, gdzie wymagane jest podanie danych osobowych klienta, przedmiotu wniosku oraz złożenie osobistego podpisu, tak samo wniosek elektroniczny należy podpisać właśnie przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Dlaczego niezbędna jest taka forma podpisu?
Dzięki takiemu rozwiązaniu będzie można się upewnić, że wnioskodawcą jest osoba, której dane są zawarte we wniosku. USC otrzymując taki wniosek, jeżeli zawiera on żądanie wydania odpisu w formie dokumentu elektronicznego, powinien zgodnie z obowiązującymi regulacjami taki dokument wydać. Niestety analiza rozwiązań zawartych w prawie o aktach stanu cywilnego oraz aktach wykonawczych, a także rozwiązanie tej kwestii w wymiarze informatycznym wskazuje, że jest to niezgodne z obowiązującymi przepisami.
Czym jest dokument elektroniczny?
W rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114; dalej: u.i.d.) - to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Celem tych norm jest wprowadzenie jednolitych zasad tworzenia dokumentów elektronicznych przez podmioty realizujące zadania publiczne. Każdy dokument elektroniczny (w tym i elektroniczne odpisy) musi mieć wzór, który jest zapisany w urzędowym rejestrze w przewidzianej formie. Wzór dokumentu elektronicznego w znaczeniu ogólnym został zdefiniowany w par. 18 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sposobu sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 971).
To takie samo rozwiązanie, jakie występuje w przypadku odpisów w formie papierowej...
Tutaj także przepisy określają wzór dokumentów oraz to, z czego się składają. Dzięki temu każdy USC wydaje odpisy w takiej samej formie i nikt nie będzie miał wątpliwości co do ich autentyczności. Różnica polega jedynie na tym, że wszystkie informacje dotyczące odpisu elektronicznego zawarte są w postaci informatycznej. Niestety wzór odpisu, który jest możliwy do wygenerowania obecnie z systemu rejestru stanu cywilnego, nie spełnia koniecznych wymagań. Nie ma bowiem trójwarstwowej struktury. Co więcej, jego wizualizacja jest opracowana w innym formacie niż ten, w jakim określają to przepisy.
Czy te wzory muszą być zarejestrowane?
Tak, to kolejny problem. Wzory odpisów muszą być zarejestrowane w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Regulacje określają termin, w jakim musi to nastąpić. W przypadku wzorów odpisów i zaświadczeń wydawanych z rejestru stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego minister spraw wewnętrznych i administracji nie dokonał rejestracji wzorów dokumentów w centralnym repozytorium w wyznaczonym terminie (z końcem maja 2015 r.). Do chwili obecnej nie ma zarejestrowanych wzorów ww. dokumentów.
Ważnym elementem powstania dokumentu elektronicznego jest jego podpisanie. Jak się to odbywa?
W przypadku elektronicznego odpisu taki podpis składany jest przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tu też jest problem. Otóż system rejestru stanu cywilnego z uwagi na politykę bezpieczeństwa działa w sieci wydzielonej. Oznacza to, że nie ma możliwości połączenia go z siecią zewnętrzną oraz z internetem. Oprogramowanie służące do dokonania podpisu elektronicznego wymaga zaś stałego kontaktu z internetem. Zatem aby wygenerowany elektroniczny odpis mógł być podpisany elektronicznie przez kierownika USC, należy go pobrać na zewnętrzny nośnik danych, np. pendrive’a, a następnie przenieść do komputera, który ma połączenie z internetem. Takie rozwiązanie zarówno pod kątem technicznym, jak i prawnym budzi wiele zastrzeżeń. Jest to luka w systemie bezpieczeństwa informacji gromadzonych w rejestrze. Od momentu pobrania danych z systemu do momentu ich podpisania podpisem elektronicznym nie ma skutecznej kontroli, co się z tymi danymi dzieje. Oprócz kwestii bezpieczeństwa jest to proces skomplikowany i czasochłonny, przez co wypacza ideę e-administracji.
Jakie są skutki tych wad systemu, o których pan wspominał?
Wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisu lub zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego w obecnej postaci spowodowałoby udostępnienie danych z rejestru publicznego przez organ administracji publicznej w formie niezgodnej z obowiązującym prawem. Tym samym do czasu zmiany przepisów oraz sposobu funkcjonowania systemu rejestru stanu cywilnego nie jest możliwe wydanie przez kierownika USC odpisu lub zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego.
„Obecnie nie jest możliwe wydanie przez kierownika USC odpisu lub zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego"
Sławomir Wojciechowski kierownik USC w Nowej Soli
Rozmawiał Leszek Jaworski