Wszystkie archiwa będą kontrolowane wedle identycznych zasad. Są one zawarte w nowelizacji ustawy z 20 marca 2015 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz. 566).
Gromadzenie i zarządzanie dokumentacją przez organy państwowe czy samorządy, a następnie przekazywanie jej do archiwów w coraz większym stopniu dotyczy plików elektronicznych. – Dlatego istnieje pilna potrzeba zharmonizowania przepisów regulujących postępowanie z dokumentacją w postaci papierowej z zapisami dotyczącymi elektronicznych materiałów. Występują one równolegle w ramach prowadzonych spraw. Zmiana przepisów w zakresie postępowania z materiałami w postaci tradycyjnej usprawni przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarządzania plikami w postaci cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, a równocześnie zapewni sprawne postępowanie z dokumentacją wpływającą nadal na papierze – uzasadnia zmianę przepisów Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Ujednolicono również zasady przeprowadzania kontroli w archiwach. Wprowadzone zmiany mają na celu z jednej strony efektywniejszą realizację tego zadania, a z drugiej określenie na poziomie ustawy trybu jego przeprowadzania. Do tej pory zasady audytu wynikały bowiem z wewnętrznych regulacji podmiotów, które go dokonywały, i budziły wiele wątpliwości w placówkach kontrolowanych.
Z nowych przepisów wynika, że naczelny dyrektor archiwów państwowych zawiadomi kierownika kontrolowanej jednostki o audycie nie później niż siedem dni przed jego rozpoczęciem. Może odstąpić od tego obowiązku, jeśli będzie zachodziło zagrożenie zniszczenia, uszkodzenia lub utraty dokumentacji. Kontrolę przeprowadzi wyznaczony przez naczelnego dyrektora archiwów państwowych pracownik. Przy czym będzie musiał on okazać jednostce, w której planuje przeprowadzić audyt, m.in. imienne upoważnienie oraz dokument potwierdzający tożsamość. Kontrolerowi przysługuje prawo do swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych. Natomiast w przypadku stref zamkniętych – do przebywania tam pod nadzorem wyznaczonego pracownika. Przepisy pozwalają mu również na wgląd do dokumentacji dotyczącej zakresu audytu z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej. Może też żądać udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień, a także skorzystać z pomocy biegłych.
Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych. Obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia. Kierownik sprawdzanej jednostki, przed podpisaniem protokołu pokontrolnego, może zgłosić do niego pisemne – umotywowane – zastrzeżenia w terminie 14 dni od jego otrzymania.
Etap legislacyjny
Weszło w życie 1 listopada 2015 r.