Jednostka budżetowa zamierza podjąć środki z bieżącego rachunku bankowego z przeznaczeniem na pokrycie pogotowia kasowego, w ramach którego będą realizowane drobne wydatki, których nie da się z góry przewidzieć. Do tej pory wysokość pogotowia kasowego nie została ustalona. W związku z tym powstała wątpliwość, jak ustalić jego wysokość. Jak ująć w księgach rachunkowych pobranie środków na pokrycie pogotowia kasowego? Czy do pobranych środków należy stosować klasyfikację budżetową?
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
Przy ustalaniu zapasu gotówki w kasie, czyli tzw. pogotowia kasowego, należy brać pod uwagę następujące czynniki:
1) wielkość przeciętnych wydatków realizowanych przez jednostkę w formie gotówkowej,
2) warunki zabezpieczenia gotówki w kasie,
3) możliwości odprowadzania gotówki na rachunek bieżący jednostki.
Do limitu pogotowia kasowego nie wlicza się gotówki podjętej z banku do kasy na sfinansowanie rodzajowo określonych wydatków. Można natomiast uzupełniać pogotowie kasowe o środki stanowiące zwroty z tytułu wydatków dotyczących danego roku budżetowego i przeznaczać je na inne wydatki w danym roku budżetowym. Możliwość przechowywania w kasie gotówki pobranej odrębnie na sfinansowanie rodzajowo określonych wydatków uwarunkowane jest:
VAT po wyroku TSUE: Rewolucja w rozliczeniach gmin to fakt

Zobacz również
● koniecznością oddzielenia pobranej gotówki od pozostałych środków znajdujących się w kasie,
● koniecznością ich wydatkowania w określonym czasie, np. w terminie 3 dni od dnia pobrania gotówki z rachunku bankowego.
Kierownik jednostki, ustalając wysokość pogotowia kasowego, powinien pamiętać, że:
a) pogotowie kasowe nie może być uzupełniane z bieżących wpływów dokonywanych do kasy z tytułu dochodów budżetowych. Wpływy z powyższego tytułu powinny być odprowadzone na rachunek dochodów jednostki w terminach ustalonych przez jednostkę nadrzędną. Do takiego zachowania zobowiązują jednostkę przepisy art. 11 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, które ustalają, że jednostkami budżetowymi są jednostki, które swoje wydatki pokrywają bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu,
b) ustalenie zbyt wysokiego poziomu pogotowia kasowego będzie miało wpływ na koszty bezpiecznego przechowywania gotówki i koszty utraconych odsetek od środków przechowywanych w kasie.
Ewidencję środków pobranych z rachunku bankowego jednostki do kasy na pokrycie pogotowia kasowego przedstawia schemat, zaś sposób wyliczenia wielkości pogotowia kasowego pokazano w przykładzie.
Wracając do pytania o stosowanie klasyfikacji w odniesieniu do pobranych środków z rachunku bankowego na pokrycie pogotowia kasowego, należy odpowiedzieć, że klasyfikację budżetową w tym przypadku należy bezwzględnie stosować. Przesądza o tym opis konta 130 Rachunek bieżący jednostki zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nim po stronie Ma konta 130 ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych) w korespondencji z właściwymi kontami zespołów: 1, 2, 3, 4 ,7 lub 8. Zapis ten oznacza więc, że zarówno pobranie środków z rachunku bankowego na pokrycie wydatków rodzajowo określonych, jak i na pokrycie pogotowia kasowego podlega ujęciu w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej. Ponieważ w momencie pobierania środków na pokrycie pogotowia kasowego nie jest znane ich konkretne przeznaczenie, to w mojej ocenie pobranie to należy zaklasyfikować do paragrafu, z którego najczęściej są pokrywane wydatki z kasy jednostki. Natomiast właściwą klasyfikację jednostka ustali w momencie zrealizowania wydatków, co znajdzie wyraz w zapisach raportu kasowego.
SCHEMAT
Objaśnienia:
1. WB – pobranie środków z rachunku bieżącego jednostki do kasy na pokrycie pogotowia kasowego: strona Wn konta 141 – Środki pieniężne w drodze, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki;
2. KP – wpływ środków do kasy jednostki: strona Wn konta 101 – Kasa, strona Ma konta 141 – Środki pieniężne w drodze.
PRZYKŁAD
Sposób wyliczenia
Miesiąc Wielkość wydatków bieżących (w zł), realizowanych w jednostce w formie gotówkowej z wyłączeniem wydatków rodzajowo określonych, dla sfinansowania których pobrano odrębnie gotówkę
Styczeń 4254,60
Luty 3685,36
Marzec 2865,21
Kwiecień 3242,36
Maj 1685,45
Czerwiec 3965,21
Lipiec 2721,06
Sierpień 4136,45
Wrzesień 2389,47
Październik 3103,65
Listopad 4025,98
Grudzień 4985,35
Razem 41 060,15
Obliczenie wielkości pogotowia kasowego
41 060,15 zł : 12 m-cy = 3421,67 zł, czyli 3400 zł
Wielkość pogotowia kasowego ustalona dla jednostki wynosi ? 3400 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).