Kontrahent może podpisać kontrakt hybrydowo

Standardem w naszym urzędzie jest podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej, również w przypadku zawierania kontraktów z podmiotami zewnętrznymi. Zdarzają się jednak kontrahenci, którzy nie dysponują e-podpisem. Czy w świetle przepisów o zamówieniach publicznych dopuszczalna jest sytuacja, w której zamawiający sygnuje umowę elektronicznie, a druga strona użyje podpisu własnoręcznego?

Sytuacje, w których powstaje konieczność jednoczesnego skorzystania z narzędzi charakterystycznych dla tradycyjnego i elektronicznego obrotu prawnego, nie są typowe. Stosuje się wówczas rozwiązania zwane hybrydowymi. Ustawa o doręczeniach elektronicznych w art. 5 przewiduje usługę doręczenia hybrydowego, w której jedna ze stron nadaje przesyłkę w postaci elektronicznej (bo np. jest zobowiązana do wyboru takiej opcji), druga zaś odbiera ją w postaci papierowej (gdyż nie korzysta z narzędzi komunikacji elektronicznej). Podobny mechanizm można zastosować w odniesieniu do umów zawieranych przez zamawiających z sektora publicznego.

Zgodnie z art. 432 prawa zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) umowa w sprawie zamówienia publicznego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Natomiast art. 781 par. 2 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) przewiduje, że oświadczenie woli (a więc np. umowa) złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W sytuacji gdy obie formy są równoważne, można zastosować je jednocześnie w obrębie jednego kontraktu. W praktyce oznacza to, że jedna strona może podpisać umowę w postaci papierowej przy użyciu podpisu własnoręcznego, druga zaś może opatrzyć ten sam dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W dokumencie warto zawrzeć adnotację o zamiarze podpisania go w sposób hybrydowy.

– Należy uznać, że umowa zawarta w sposób hybrydowy, tj. elektroniczno-pisemny, będzie miała formę mieszaną. Co do zasady będą się na nią bowiem składały co najmniej dwa oświadczenia woli: jedno złożone w formie elektronicznej oraz drugie w formie pisemnej – tłumaczy dr Jakub Krysa, radca prawny, partner, szef Praktyki Prawa Zamówień Publicznych w kancelarii Kochański & Partners.

W takiej sytuacji oddzielnie ocenia się ważność oświadczenia woli złożonego przez każdą ze stron. W przypadku strony akceptującej umowę w postaci tradycyjnej ważne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia, zgodnie z art. 78 par. 1 k.c. Z kolei dla strony chcącej zaakceptować kontrakt elektronicznie kluczowe jest posłużenie się kwalifikowanym e-podpisem w myśl art. 781 par. 1 k.c. Finalnie w świetle przepisów umowa podpisana hybrydowo będzie traktowana jako zawarta w formie pisemnej, a nie elektronicznej. – Wynika to z tego, że zasada ekwiwalentności formy pisemnej i elektronicznej nie jest wzajemna. Innymi słowy, złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej nie spełnia wymagań zastrzeżonych dla formy elektronicznej – dodaje dr Jakub Krysa. – W przypadku umowy zawieranej w formie mieszanej ważne jest to, aby strony wymieniły się dokumentem elektronicznym i jego wersją papierową, tak aby oświadczenie woli złożone przez jedną stronę doszło do drugiej strony, co zgodnie z art. 61 i 78 k.c. jest warunkiem skutecznego zawarcia umowy – podkreśla ekspert.

Pewne problemy może sprawiać archiwizacja takiego dokumentu. Zamawiający z sektora publicznego musi bowiem przechowywać kontrakt w dwojakiej postaci. – Umowy w sprawie zamówienia publicznego zawierane w sposób mieszany powinny być archiwizowane w ten sposób, że każda ze stron zachowuje zarówno jej wersję elektroniczną w postaci e-dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym jednej strony, jak i wersję papierową opatrzoną podpisem własnoręcznym drugiej strony – podkreśla dr Jakub Krysa. ©℗