Niebawem ruszy system publikujący dane o kontraktach podmiotów publicznych z przedsiębiorcami. Część firm obawia się, że naruszane będą ich tajemnice handlowe. Eksperci uspokajają: ryzyko jest, ale niewielkie

Od 1 lipca 2022 r. ruszy Centralny Rejestr Umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego. Będzie to rejestr elektroniczny, dostępny dla każdego nieodpłatnie. Dzięki niemu możliwe będzie sprawdzenie w jednym miejscu informacji np. o umowach o wartości przekraczającej 500 zł zawieranych od 1 stycznia 2022 r. przez gminy z całej Polski. Nowe regulacje to efekt tzw. ustawy antykorupcyjnej, czyli ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy ‒ Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2054), która od 1 lipca 2022 r. zmieni m.in. art. 34 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655).
Nie wszystko zamieszczone
Informacja o utworzeniu nowego publicznie dostępnego rejestru umów wywołała poruszenie wśród części przedsiębiorców. Jakkolwiek bowiem chodzi o jawność podmiotów zarządzających publicznym majątkiem, to w praktyce w rejestrze znajdą się informacje o prywatnym biznesie. Bądź co bądź np. gmina czy ministerstwo najczęściej zawierają umowy właśnie z przedsiębiorcami.
Eksperci jednak uspokajają. Scenariusz, że urząd gminy poprzez publikację w nowym rejestrze informacji o kontrakcie z podmiotem prywatnym naruszy tajemnicę przedsiębiorstwa, jest teoretycznie możliwy, ale w praktyce większość obaw jest na wyrost. Po pierwsze dlatego, że z punktu widzenia samych firm zmiana nie jest wielką rewolucją. – Umowy zawierane przez jednostki publiczne są jawne nie od dziś. Przy czym do tej pory publikowały one rejestry umów sporządzane według własnego uznania w swoich Biuletynach Informacji Publicznej. Największą innowacją, którą wprowadza nowelizacja, jest sama forma prowadzenia jawnego rejestru, która zostanie ustandaryzowana – zaznacza Katarzyna Wojciechowska, adwokat w Duraj Reck i Partnerzy Kancelaria Adwokacka.
Jeszcze ważniejszy jest drugi powód. Otóż niemal wszyscy, z ustawodawcą włącznie, posługują się skrótem myślowym, gdy mówią o rejestrze umów. W praktyce będzie to rejestr informacji o umowach. Zakres przekazywanych danych (wymóg wpisu będzie spoczywał na jednostce sektora finansów publicznych, a nie na przedsiębiorcy) określono w art. 34a ust. 6 ustawy o finansach publicznych. Rejestr będzie obejmował:
1) numer umowy – o ile taki nadano,
2) datę i miejsce zawarcia,
3) okres obowiązywania,
4) oznaczenie stron, w tym przedstawicieli stron,
5) określenie przedmiotu umowy,
6) wartość przedmiotu umowy,
7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania.
W rejestrze będzie należało zamieszczać także informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu jej za zgodą stron, jak również o odstąpieniu od niej, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
Wyłączenia
Przedsiębiorcy zastanawiają się, jak będą chronione tajemnice przedsiębiorstwa. Można bowiem sobie wyobrazić sytuację, w której ujawnienie danych o drobnej umowie przełoży się na duży kryzys w firmie, gdyż cenne informacje wpadną w ręce konkurencji.
Pierwszą formą ochrony jest to, że w rejestrze znajdą się jedynie informacje o takich umowach, które mogłyby zostać udostępnione na podstawie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1641). Inaczej mówiąc, jeśli w polskim prawie znajduje się wyłączenie udostępnienia, to informacji o takim kontrakcie nie będzie. Przykład? Umowa między producentem lub dostawcą szczepionek dla państwa. Zgodnie z ustawą z 17 grudnia 2020 r. o rezerwach strategicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 637; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655) informacje dotyczące zamawianego asortymentu, ilości, dat ważności oraz miejsc przechowywania rezerw stanowią informacje niejawne i nie podlegają udostępnieniu. Podobnie ma się sprawa z wieloma zakupami leków dokonywanymi przez państwo. Informacje te są pilnie strzeżone, a tym samym nie znajdą się w rejestrze umów, o ile strony umowy nie uznają tego za wskazane. Generalnie: w rejestrze nie będą umieszczane informacje o umowach, jeśli wymagał tego będzie interes bezpieczeństwa państwa. Można zatem uznać, że poza rejestrem znajdą się informacje na temat kontraktów w branżach wrażliwych: lekowej, wojskowej, paliwowej.
Drugim bezpiecznikiem są przepisy o tajemnicy przedsiębiorstwa. – O ile informacje dotyczące umowy zawartej przez firmę z jednostką samorządu terytorialnego co do zasady będą podlegać wpisowi do rejestru umów, o tyle obowiązek ten podlegać jednak będzie ograniczeniu w stosunku informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa – potwierdza Oliwia Wójcik, radca prawny w Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy Kancelaria Adwokacka S.K.A. I dodaje, że w przypadku gdy w stosunku do danej umowy dojdzie do ograniczenia prawa do informacji z powyższej przyczyny, to w rejestrze zamieszczone powinny zostać informacje co do zakresu tego wyłączenia i podstawy prawnej oraz ma zostać wskazany organ lub osoba, które dokonały wyłączenia, a także podmiot, w interesie którego to uczyniono.
Zasadniczo obawy przedsiębiorców o ujawnienie tajemnicy ich przedsiębiorstwa nie powinny mieć podstaw. Jednak jest pewien szkopuł, który sprawiać może, że w praktyce nie będzie tak idealnie. Powód? Nieprecyzyjna definicja tajemnicy przedsiębiorstwa. Zawarto ją w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1913; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1655). W przepisie wskazano, że przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
A zatem ‒ porządkuje mec. Katarzyna Wojciechowska ‒ za tajemnicę przedsiębiorstwa może być zatem uznana określona informacja (wiadomość), jeżeli spełnia łącznie trzy następujące warunki:
1) ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub posiada wartość gospodarczą,
2) nie została ujawniona do wiadomości publicznej,
3) podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.
Oliwia Wójcik zwraca uwagę, że obowiązujące przepisy nie wskazują zatem enumeratywnie, jakie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. ‒ Są to, ogólnie ujmując, określone informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane, a przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania ich poufności. Kwestia, czy dana informacja w istocie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, powinna być zatem rozstrzygana każdorazowo indywidualnie, pod kątem konkretnego przypadku ‒ zaznacza Wójcik.
Jak zadbać o niejawność
Z punktu widzenia przedstawicieli biznesu ważne jest, by zwracali uwagę swoim kontrahentom, że część informacji stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Katarzyna Wojciechowska podkreśla, że to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar podjęcia odpowiednich działań organizacyjnych i porządkowych w celu utrzymania danej wiadomości w sekrecie. ‒ Podjęcie takich działań przedsiębiorca może wykazać, na przykład zawierając ze swoimi kontrahentami umowę o zachowaniu poufności, której głównym celem jest ochrona poufnych danych przed dostępem osób trzecich ‒ zaznacza Wojciechowska. A zatem jeśli przedsiębiorca uzna, że nie chce, aby informacje o zawartej przez niego umowie zostały umieszczone w rejestrze, powinien zwrócić na to uwagę jeszcze przed podpisaniem kontraktu. Wówczas kierownik jednostki samorządu terytorialnego powinien ocenić, czy może nie wpisywać informacji do rejestru, czy też wpisu ze szczegółami wymaganymi przez ustawodawcę dokonać trzeba. Tu zaznaczyć należy, że za nieuzasadnione niedokonanie wpisu grozi mu grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (nowo dodany art. 34b ustawy o finansach publicznych).
Co pod ochroną
W różnych okolicznościach różne informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Wskazówek można szukać m.in. w orzecznictwie. Oliwia Wójcik wymienia, że za takie uznać można np. informacje dotyczące imion i nazwisk w wykazach osób, w szczególności w zestawieniu z opisem specjalistycznego doświadczenia tych osób, informacje o kontrahentach, dostawcach, stosowanych rabatach, wzory i metody działania, całokształt doświadczeń i wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa, szczegółowe kalkulacje kosztów i przyjętą metodologię wyliczenia ceny stanowiącą w praktyce o konkurencyjności firmy na danym rynku, opis projektu zawierający pełny opis technologii, obiektów i urządzeń oraz porównanie rozważanych opcji technologicznych pod kątem nakładów inwestycyjnych i ich przyszłych kosztów eksploatacyjnych, szczegółowe informacje dotyczące planów inwestycyjnych, informacje know-how.
– Z kolei za informacje niestanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa uznawano m.in. przygotowanie cen jednostkowych dla warunków danego postępowania, cenę, termin wykonania, okres gwarancji, warunki płatności ‒ wymienia mec. Wójcik.
Ogólnie więc widać, że zakres wpisywanych do rejestru danych o umowach rzadko kiedy będzie pokrywał się z informacjami mogącymi stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Bez wątpienia bowiem tajemnicą nie może być numer umowy, data i miejsce jej zawarcia, oznaczenie stron. Tylko w wyjątkowych sytuacjach za informację mogącą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa uznać można by cenę. Dotyczyć by to mogło unikalnych na rynku usług, np. dostawy konkretnego systemu teleinformatycznego. Najprędzej zaś naruszać tajemnicę przedsiębiorstwa mogłoby np. nazbyt szczegółowe określenie przedmiotu umowy. Można sobie wyobrazić wariant, w którym szef jednostki samorządu terytorialnego mógłby przypadkowo ujawnić np. maksymalne moce produkcyjne lub przerobowe kontrahenta („spółka X zapewni konserwację 20 pomieszczeń znajdujących się we władaniu Y, wykorzystując do tego wszystkie swoje zasoby ludzkie”).