W prawie administracyjnym niestety nie określa się w pełni jednolitych sposobów przesyłania pism środkami komunikacji elektronicznej do organów administracji publicznej. Nieliczne przepisy wprost jeszcze przewidują wnoszenie pism przez obywateli na adresy poczty elektronicznej obsługiwanych przez urząd, a w niektórych kategoriach spraw wynika to z generalnego dopuszczenia przez prawodawcę uproszczonej komunikacji elektronicznej z administracją.

Przykładem pierwszego rozwiązania są skargi i wnioski w rozumieniu działu VIII kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), czyli najczęściej składane do administracji powszechne środki prawne. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i składania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002 r. nr 5, poz. 46) pisma te mogą być wnoszone za pomocą poczty elektronicznej. Z kolei generalnie uproszczoną komunikację wprowadza np. ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176), z czego słusznie wywodzi się, że wnioski o udostępnianie informacji mogą być składane przez pocztę elektroniczną.
Jednak podstawowym, określonym w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 670; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1005), sposobem komunikacji elektronicznej stała się elektroniczna skrzynka podawcza (ESP), czyli dostępny publicznie środek służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. To swoiste elektroniczne biuro podawcze urzędu, które elektronicznie potwierdza odebranie pisma, powinno być elementem zarządzania dokumentacją w urzędzie. Do niego odnosi się też cała konstrukcja składania wszelkich podań w każdym postępowaniu administracyjnym jurysdykcyjnym (kończonym decyzją administracyjną). W art. 63 par. 1 k.p.a. przewiduje się bowiem składanie e-podań w postępowaniu administracyjnym wyłącznie poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) organu administracji publicznej, z czego organy wywodziły, że pisma wysyłane w inny sposób (np. e-mailem) w ogóle nie zostały skutecznie złożone. Powoduje to istotne konsekwencje, np. dla ustalenia, czy zachowany został termin przewidziany na określoną czynność.
ePuap wymusza nadgodziny urzędników
ePuap wymusza nadgodziny urzędników

Zobacz również
Sądy administracyjne stosują jednak odmienną wykładnię. Wbrew brzmieniu art. 63 par. 1 k.p.a. przyjmują one, że e-pismo złożone na adres poczty elektronicznej urzędu jest skutecznie złożonym podaniem w postępowaniu administracyjnym, ale obarczonym wadą formalną, którą można uzupełnić w trybie art. 64 par. 2 k.p.a., o ile znany jest adres wnoszącego podanie (wyroki WSA: w Warszawie z 11 czerwca 2021 r., VII SA/Wa 147/21, w Gdańsku z 15 kwietnia 2021r., III SA/Gd 933/20, w Gliwicach z 15 lipca 2010 r., IV SA/Gl 890/09). W takiej sytuacji organ ma wezwać wnioskującego do jej usunięcia poprzez podpisanie pisma (w przypadku e-pism kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i przesłanie go do organu w sposób określony w art. 63 par.1 k.p.a.
Stanowisko sądów powoduje spore zamieszanie, ponieważ zazwyczaj w urzędzie funkcjonuje wiele adresów poczty elektronicznej (indywidualnych i „wspólnych” – np. wydziałów) i nie ma pewnej metody potwierdzenia dostarczenia e-maila. Organ też nie może się po prostu zwrócić zwrotnie na adres poczty elektronicznej wnoszącego o uzupełnienie podania, ponieważ w ten sposób – zgodnie z art. 391 par. 1 pkt 1 k.p.a. – postępuje się tylko w przypadku podań złożonych poprzez ESP organu. W innych sytuacjach wcześniej musi uzyskać się na to zgodę uczestnika postępowania (art. 391 par. 1 pkt 3 i par. 1b k.p.a.), co jeszcze bardziej komplikuje postępowanie.
Problem wynikający ze stanowiska judykatury zostanie rozwiązany wraz z wejściem w życie nowelizacji k.p.a., ponieważ według nowego brzmienia art. 63 par. 1 k.p.a. podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu pozostawia się bez rozpoznania. Jeśli nic się w tej kwestii nie zmieni, stanie się to 5 października 2021 r.
prof. Grzegorz Sibiga, Instytut Nauk Prawnych PAN, Kancelaria prawna Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy