Przygotowując się do stosowania nowych przepisów, warto zwrócić uwagę na procedury, które opracowują i wdrażają instytucje zamawiające. Niektóre z nich trzeba będzie zmodyfikować – m.in. te, które dotyczą sporządzania planów postępowań czy archiwizacji dokumentów Organizacja procesu udzielania zamówień publicznych na nowych zasadach, część 4.

PODPROGOWE USŁUGI SPOŁECZNE

W 2016 r., dostosowując polskie prawo do prawodawstwa unijnego do działu III prawa zamówień publicznych (stare p.z.p.), wprowadzono rozdział 6, który zawiera regulacje dotyczące zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi (m.in. z kategorii zdrowia, administracji, ubezpieczeń społecznych czy socjalnych). Przepisy te trzeba było stosować, gdy wartość zamówienia wynosiła równowartość 750 tys. euro lub więcej. Gdy była niższa, zamawiający postępowali według własnych reguł, często zapisanych w regulaminach takich postępowań.
W nowym p.z.p. zasady udzielania zamówień na usługi społeczne znacząco się zmieniły. Zgodnie z art. 359 ust. 1 pkt 2, jeżeli wartość takiego zamówienia będzie większa niż 130 tys. zł (próg stosowania ustawy), lecz mniejsza niż równowartość 750 tys. euro, do jego udzielenia będzie stosować się przepisy właściwe dla zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne (dział III nowego p.z.p.). Oznacza to, że zamawiający będą stosować procedurę podstawową (w jednym z trzech wariantów – ramka) i publikować ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Konieczne może się również okazać sporządzenie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) czy opisu potrzeb i wymagań (w zależności od zastosowanego wariantu).
Od 1 stycznia korzystne dla MŚP zasady przetargów publicznych
Od 1 stycznia korzystne dla MŚP zasady przetargów publicznych

Zobacz również
Zmodyfikowanie przez ustawodawcę zasad udzielania tzw. podprogowych zamówień na usługi społeczne wymaga więc co najmniej zweryfikowania dotychczasowych regulaminów, jeśli nie ich uchylenia w całości. W praktyce ustanawiały one bowiem odpowiednie procedury, np. zapytania ofertowego, rozeznania cenowego itp. – zbliżone do tych, jakie zamawiający stosowali dla zamówień o wartości poniżej 30 tys. euro. W nowym p.z.p. nie mają one sensu. Jednocześnie uchylenie postanowień regulaminowych bądź całych dokumentów powinno uwzględniać przepisy przejściowe do nowego p.z.p. Stąd najlepiej będzie przyjąć, że z dniem 1 stycznia 2021 r. regulaminy zostają uchylone albo zmienione. Przy czym stosuje się je w dotychczasowym brzmieniu względem:
  • postępowań wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2021 r.,
  • do umów zawartych przed 1 stycznia 2021 r. albo po 31 grudnia 2020 r. w następstwie postępowań wszczętych przed 1 stycznia 2021 r.

Elektroniczne przechowywanie protokołów z załącznikami

Część zamawiających, mając na względzie obowiązki dotyczące przechowywania dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień, regulowała (i nadal reguluje) te procesy aktami wewnętrznymi, np. regulaminami w sprawie procedur archiwizacji dokumentacji zamówień publicznych. Na gruncie nowego p.z.p. nie zmieni się obowiązek przechowywania protokołu postępowania wraz z załącznikami (przez cztery lata od dnia zakończenia postępowania, chyba że okres obowiązywania umowy jest dłuższy), lecz zgodnie z art. 79 ust. 1 nowego p.z.p. wszystkie dokumenty, w tym elektroniczne, składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, będą przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.
W związku z pełną elektronizacją, czyli objęciem od 1 stycznia 2021 r. elektroniczną formą komunikacji również zamówień o wartości krajowej, zasadne jest zapewnienie odpowiednich środków archiwizacji. W przypadku zamawiających, którzy dotychczas udzielali przede wszystkim albo wyłącznie takich zamówień, trzeba także zweryfikować, czy obowiązujące regulaminy archiwizacji dokumentacji korespondują z wykorzystywaniem w tym zakresie nowych technologii. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej nie będzie polegała na przechowywaniu segregatorów w archiwach, a co najwyżej znajdą się w nich właściwie zabezpieczone nośniki danych.
Na marginesie warto podkreślić, że art. 78 ust. 2 nowego p.z.p. wyraźnie potwierdza możliwość powierzenia podmiotowi trzeciemu zapewniającemu tzw. platformę zakupową przechowywania protokołu postępowania i załączników w jego systemie teleinformatycznym. Możliwość skorzystania z takiego rozwiązania została jednak obwarowana obowiązkiem:
  • przekazania zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem,
  • zapewnienia możliwości odczytywania przechowywanych i przekazywanych dokumentów.
Przytoczona regulacja kończy okres wątpliwości dotyczących możliwości skorzystania z outsourcingu w zakresie archiwizacji dokumentacji zamówieniowej. Korzystając z niej, należy pamiętać, że na gruncie p.z.p. to zamawiający jest odpowiedzialny za prawidłowość procesu archiwizacyjnego, jak również udostępniania dokumentacji z postępowania. Ze względu na powyższe powinien zadbać o to, by usługi świadczone przez podmiot trzeci gwarantowały mu bezpieczeństwo prawne w ww. zakresie.

Rezygnacja z zespołu do nadzoru

Nowe p.z.p. nie tylko wprowadza dotychczas nieznane rozwiązania, lecz również żegna niektóre spośród aktualnie obowiązujących. Tak jest np. w przypadku unormowań dotyczących zespołu do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia, które zostały wprowadzone nowelizacją p.z.p. z 2016 r. Wskazany ruch ustawodawcy może dziwić ze względu na rozszerzenie zakresu, w jakim przepisy nowego p.z.p. zwracają uwagę na etap wykonania i ewaluacji zamówień publicznych.
Uchylenie obowiązku powołania zespołu nadzorczego nie wyklucza możliwości ustanowienia przez zamawiających analogicznego ciała nadzorczego. Należy pamiętać, że szczegółowe zasady funkcjonowania takiego zespołu – jego powoływania, trybu pracy, odpowiedzialności poszczególnych osób i innych istotnych kwestii związanych z jego działalnością, aktualnie są uregulowane w opracowywanych przez kierowników zamawiającego ( w oparciu o art. 21 ust. 3 p.z.p.) regulaminach pracy komisji przetargowej lub wewnętrznych regulaminach udzielania zamówienia publicznych czy też innych wewnętrznych procedurach obowiązujących w danej jednostce. Uchylenie art. 20a p.z.p. nie wymusza usuwania regulacji dotyczących zespołu nadzorczego z regulaminów lub innych aktów wewnętrznych. Niemniej jednak instytucje zamawiające, które nie odczuły korzyści z powoływania zespołów nadzorczych, będą mogły uchylić dotychczas przyjęte regulacje.
Jeden tryb w trzech odsłonach
Tryb podstawowy jest odpowiednikiem nie tylko dotychczasowego przetargu nieograniczonego, ale i negocjacji z ogłoszeniem i dialogiem konkurencyjnym. Pojawia się też zupełnie nowy wariant trybu podstawowego, w którym zamawiający z negocjacji może skorzystać, ale wcale nie musi.
Tak więc tryb podstawowy dzieli się w nowym p.z.p. na trzy odrębne procedury:
• bez negocjacji (zgodnie z art. 275 pkt 1),
• z możliwością negocjacji (art. 275 pkt 2),
• z negocjacjami (art. 275 pkt 3).

Brak wzoru w rozporządzeniu

Nowelizacja p.z.p. z 2016 r. nałożyła na zamawiających obowiązek sporządzania i udostępniania planów o postępowaniach, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku (art. 13a starego p.z.p.). Na gruncie nowego p.z.p. został on podtrzymany, choć jednocześnie zmodyfikowany. Zgodnie z nowym p.z.p. plan udostępniany będzie nie tylko na stronie internetowej zamawiającego, ale również w BZP, a zamawiający zostaną zobowiązani zapewnić aktualność planów, przez ich aktualizację i udostępnienia we właściwy sposób.
Ponadto plany nie będą sporządzane tak jak dotychczas, w wybranej przez zamawiającego formie, a według ściśle określonego wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień – zgodnie z art. 23 ust. 6 nowego p.z.p. Wzór ten ma zostać ustalony przez ministra rozwoju w drodze rozporządzenia i zapewnić prawidłowości, przejrzystości i aktualność informacji zawartych w planie. Na dzień oddania artykułu do druku rozporządzenie to nie zostało jednak wydane, co może rodzić problemy. Wprawdzie art. 97 z ustawy z 11 września 2019 r. o przepisach wprowadzających nowe p.z.p. mówi o stosowaniu w takich przypadkach dotychczas wydanego rozporządzenia, tyko że do starego p.z.p. takiego dokumentu nie wydano.
Inna kwestia – jak często aktualizować plany, skoro nie ma wzoru rozporządzenia – czy, jak zapisano na w Koncepcji nowego p.z.p. (strona 26), wystarczy raz na kwartał? Brak jasnych reguł rodzi m.in. pytania, czy plany mają być aktualizowane:
  • zarówno przez ich uzupełnianie o nowe pozycje, jak i wykreślanie pozycji, które się zdezaktualizowały, np. przez udzielenie zamówienia;
  • w zakresie poszczególnych informacji, jakie są w nich zakodowane np. przez:
a) modyfikację przewidywanego kwartalnego lub miesięcznego terminu wszczęcia postępowania, jeżeli wynika to z niepowodzenia poprzedniego,
b) zmianę przewidywanego trybu, jeżeli po nieskutecznym przeprowadzeniu zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego (brak ofert) zamawiający zamierza skorzystać z wolnej ręki.
Bazując na datowanym na 22 lipca 2020 r. projekcie rozporządzenia ministra rozwoju w sprawie planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz załączonym do niego wzorze planu, nie można ustalić, z jaką częstotliwością plany powinny być aktualizowane. Można przesądzić jednak, że aktualizacja powinna polegać zarówno na zmianie, dodaniu, jak i rezygnacji z planowanej pozycji zakupowej. Mając wzgląd na powyższe, instytucje zamawiające, uwzględniając dotychczasowe procedury sporządzania planów, powinny rozszerzyć je również na ich aktualizację m.in. w zakresie współpracy działów merytorycznych z działami zamówieniowymi. Dodatkowo jako rekomendowaną praktykę należy uznać ustanowienie w aktach wewnętrznych częstotliwości aktualizacji planów. Nie umniejszając roli planów, ich aktualizacja nie powinna destabilizująco wpływać na organizację pracy instytucji zamawiającej czy też realizację bieżących zadań. W konsekwencji powinna następować przy zachowaniu reguły „zdrowego rozsądku”, tak jak było w propozycji zawartej w Koncepcji – kwartalnie.
Dysponując wzorem stanowiącym załącznik do projektu rozporządzenia, instytucje zamawiające mogą podjąć próbę sporządzenia projektu planu na 2021 r., nawet jeżeli rozporządzenie nie zostanie wydane na przełomie 2020 i 2021 r.
WAŻNE: Brakuje rozporządzenia ze wzorem planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych. W związku z tym rekomendowaną praktyką jest zapisanie częstotliwości aktualizacji planów w aktach wewnętrznych instytucji zamawiających i np. ustalenie, że będzie to wykonywane raz na kwartał.
Współpraca Z.J.
Podstawa prawna
• stare p.z.p., czyli ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)
• nowe p.z.p., czyli ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r.
poz. 2019; ost.zm. poz. 2275)
• ustawa z 11 września 2019 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2020; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2275)
• nowelizacja p.z.p. z 2016 r. art. 14 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1649)