Wójt (burmistrz, prezydent miasta) pełni funkcję organu administracji publicznej. Dlatego uprawniony jest do wydawania decyzji. Może on upoważnić do wydawania aktów administracyjnych także pracowników urzędu. Rada gminy w drodze uchwały ma prawo delegować kompetencje jednostkom organizacyjnym lub pomocniczym
Organy wykonawcze gminy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej ustawa) rozstrzygają indywidualne sprawy z zakresu administracji publicznej. Przepis ten nie stanowi jednak dostatecznej podstawy do wydawania decyzji administracyjnych i nie wprowadza domniemania kompetencji. Niezbędne jest wyraźne upoważnienie wynikające z przepisów prawa materialnego.

Pozycja wójta

Wójt może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych w swoim imieniu. Nie istnieją żadne ograniczenia w wyborze osób, którym udzielone zostanie to upoważnienie (wyrok NSA z 13 sierpnia 1996 r., SA/Rz 706/96, OSS 1997/1/10). Najczęściej wójt upoważnia w określonym zakresie swoich zastępców oraz kierowników wydziałów (referatów, innych komórek organizacyjnych) urzędu gminy do załatwiania w jego imieniu spraw administracyjnych. Samo powołanie lub inny sposób nawiązania stosunku pracy z pracownikiem urzędu gminy nie są tożsame z upoważnieniem do załatwienia spraw w imieniu wójta (wyrok NSA z 27 sierpnia 2008 r., II OSK 720/2008, LexPolonica nr 2217820). Decyzje wydane przez pracowników z upoważnienia wójta powinny zawierać podstawę prawną, z której wynika upoważnienie dla danej osoby, oznaczenie właściwego organu oraz podpis upoważnionej osoby z zaznaczeniem, iż działa z upoważnienia wójta. Brak zaznaczenia działania z upoważnienia powinien skutkować uchyleniem danego aktu jako wydanego przez osobę niebędącą upoważnioną do jego wydania. Brak wskazania, iż dana osoba działała z upoważnienia, ma charakter istotnej wady decyzji (wyrok NSA z 13 marca 1985 r., SA/Wr 837/84, OSPiKA 1988/5/123). Upoważnienie to nazywane jest niekiedy pełnomocnictwem administracyjnym. Dla jego skutecznego zrealizowania warunkiem koniecznym jest zachowanie formy pisemnej, skierowanie do konkretnej osoby i w sposób możliwie precyzyjny pozytywne wskazanie jego zakresu (wyrok WSA we Wrocławiu z 15 października 2008 r., III SA/Wr 233/08, Lex nr 511380).
Upoważnienia udzielone przez wójta na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy mogą być terminowe lub bezterminowe. W tym ostatnim przypadku wygasają, gdy np. osoba upoważniona traci swoje stanowisko lub zadania objęte pełnomocnictwem tracą charakter zadań gminnych. Upoważnienie to nie wygasa natomiast w sytuacji zmiany na stanowisku wójta, na skutek upływu kadencji lub wygaśnięcia mandatu, i nie ma potrzeby potwierdzania upoważnień przez nowo wybranego wójta (wyrok NSA z 9 maja 2008 r., II OSK 531/2007, Lex nr 510870).

Upoważnienie organów

Odrębne przepisy mogą rozszerzyć zakres udzielania upoważnienia przez wójta innym pracownikom niż tylko pracownicy urzędu gminy. W przypadku udzielenia upoważnienia decyzja wydana przez osobę upoważnioną powinna zawierać informację o udzielonym upoważnieniu. Na przykład stosownie do art. 21 ust. 1a ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 19, poz. 115 z późn. zm.) zarządca drogi (w stosunku do dróg gminnych – wójt, burmistrz, prezydent miasta) może upoważnić pracowników urzędu gminy (miasta) lub pracowników jednostki organizacyjnej będącej zarządem drogi do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych. Osoba upoważniona wydaje decyzje w imieniu zarządcy drogi i nie ma prawa do udzielania dalszego upoważnienia (subpełnomocnictwa).



Uchwała rady gminy

Zgodnie z art. 39 ust. 4 ustawy do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej rada gminy może upoważnić organ wykonawczy jednostki pomocniczej oraz organy jednostek i podmiotów, o których mowa w art. 9 ust. 1. Chodzi o jednostki organizacyjne gminy oraz organizacje pozarządowe. Zlecenie to następuje w formie uchwały rady gminy, która stanowi źródło przekazania kompetencji do władczego działania. Na jej podstawie kompetencja do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej przenosi się na inny organ, a kompetencję tę traci organ dotychczasowy. Organy jednostek upoważnionych wydają decyzje we własnym imieniu. Decyzje takie są rozstrzygnięciami organu, który przejął kompetencje. Zupełnie odrębną kwestią jest udzielenie przez taki organ upoważnienia do wykonywania jego kompetencji. Organ wyposażony w kompetencje nie traci ich, a podmiot upoważniony nie staje się organem administracji. Nie nabywa ich jako własne, lecz wykonuje je w imieniu i na rzecz organu, do którego kompetencje należą. Podstawę udzielenia takiego upoważnienia stanowi art. 268a k.p.a. (postanowienie SN z 18 czerwca 2003 r., II CKN 194/01, Lex nr 137549).
Rada gminy może upoważnić tylko organy wykonawcze jednostek pomocniczych: w sołectwie – sołtysa, w dzielnicy – zarząd dzielnicy, oraz na osiedlu – zarząd osiedla (postanowienie SN z 23 czerwca 2005 r., II CK 367/2005, LexPolonica nr 1611007). Może ona udzielić takiego upoważnienia organom wykonawczym wszystkich jednostek pomocniczych na terenie gminy lub tylko niektórym z nich. Upoważnienie dla jednostek organizacyjnych utworzonych przez gminy może być udzielone organom tylko takich podmiotów, z którymi gmina zawarła umowy w celu wykonywania swoich zadań.

Akt prawa miejscowego

Upoważnienie – udzielane w drodze uchwały rady gminy – stanowi akt prawa miejscowego, wywołujący skutki na zewnątrz organów administracji, ma charakter wiążący „nieokreślony krąg potencjalnych stron postępowania administracyjnego” (postanowienie SN z 27 czerwca 2001 r., II CKN 880/2000, OSNC 2002/3/33). Uchwała ta powinna być opublikowana w wojewódzkim dzienniku urzędowym (wyrok NSA z 23 października 2008 r., I OSK 701/08, ONSAiWSA 2009/6/118). Treść jej modyfikuje regulacje ustawowe, ponieważ rada gminy upoważnia inny niż ustawowy organ do załatwiania indywidualnych spraw administracyjnych. Upoważniony organ wydaje akty administracyjne w imieniu własnym, a nie wójta gminy (wyrok NSA z 24 czerwca 1994 r., SA/Łd 1417/94, OSP 1996/5/101). Staje się on organem właściwym rzeczowo, miejscowo i funkcjonalnie do załatwiania przekazanych mu spraw (rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody wielkopolskiego z 11 sierpnia 2009 r., WN.I-7.0911-266/09, Dz.Urz. Woj. Wielkopolskiego 2009/ 151/ 2580). Wydając akty administracyjne, należy jako organ oznaczyć nie jednostkę organizacyjną gminy lub inny podmiot, ale kierownika tej jednostki lub organ innego podmiotu. Upoważnienie to nie jest pełnomocnictwem administracyjnym, o którym stanowi art. 268a k.p.a., ale aktem przenoszącym kompetencje. Upoważnienie to powinno stanowić element podstawy prawnej wydania danego aktu i powinno być w nim zamieszczone. Organ jednostki upoważniony przez radę gminy do załatwienia indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej może na podstawie art. 268 a k.p.a. udzielić pełnomocnictwa administracyjnego pracownikowi kierowanej jednostki do załatwiania spraw w jego imieniu (postanowienie SN z 23 lipca 2003 r., II CKN 219/01, Lex nr 137557).
Od decyzji wydanej przez wójta lub organ, któremu rada gminy przekazała kompetencje, służy odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Na przykład wojewoda jest organem odwoławczym od decyzji dotyczących zmiany imienia lub nazwiska, wydawanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 14 ust. 3 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, Dz.U. nr 220, poz. 1414).
Podstawa prawna
Art. 39 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).