To gminy odpowiadają za to, kto zostanie w spisie umieszczony, i za ewentualne błędy, które mogą się w nim znaleźć. Do ostatniej więc chwili, czyli do momentu przekazania spisu przewodniczącemu właściwej obwodowej komisji wyborczej ds. przeprowadzenia głosowania, trzeba aktualizować dane osobowe wyborców.
Spis wyborców w wyborach samorządowych / Dziennik Gazeta Prawna
CYKL „WYBORY SAMORZĄDOWE 2018”, CZĘŚĆ 3
Wybory samorządowe 2018
W cyklu wyborczym, w którym krok po kroku opisujemy zagadnienia związane z jesiennymi wyborami samorządowymi, ukazały się już następujące artykuły:
  • „Można startować na wójta i radnego, ale tylko w tej samej jednostce” – 5 września 208 r.
  • „Liczba kandydatów zależy od wielkości gminy” – 5 września 2018 r.
  • „Nie ma kampanii wyborczej bez agitacji. Ale jej granice ściśle określa prawo” – 12 września 2018 r.
  • „Na kontach mogą być miliony, lecz komitety mają określone limity wydatków” – 12 września 2018 r.
Czas na sporządzenie spisu wyborców upływa 30 września, ale ponieważ jest to niedziela, termin ten przesuwa się na poniedziałek, czyli 1 października. Nie oznacza to jednak, że po tej dacie w spisie już nic się nie zmieni. Wręcz przeciwnie – musi być on na bieżąco aktualizowany. Dopiero po przekazaniu dokumentu przewodniczącemu właściwej komisji wyborczej – na dzień przed wyborami – obowiązek nałożony na gminy w tym zakresie zostanie spełniony.

Na podstawie rejestru

Spis przygotowuje się na podstawie rejestru wyborców. Zgodnie z definicją zawartą w art. 18 par. 2 ustawy z 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 754 ze zm., dalej k.w.) jest to zbiór danych osobowych z ewidencji ludności. Ujmowane są w nim osoby na stałe mieszkające na obszarze danej gminy (zostały do niego przypisane z urzędu w momencie zameldowania), którym przysługuje prawo wybierania. Inaczej mówiąc, do spisu w miejscu zameldowania jest się wpisanym z urzędu. Inaczej jest z wyborcami, którzy choć w gminie mieszkają, to nie są zameldowani w niej na pobyt stały. W ich przypadku konieczne jest złożenie w urzędzie gminy pisemnego wniosku o dopisanie do rejestru wyborczego. Powinien on zawierać nazwisko, imię (imiona), imię ojca, datę urodzenia oraz numer ewidencyjny PESEL. Do wniosku dołącza się także:
  • kserokopię ważnego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
  • pisemną deklarację, w której wnioskodawca podaje swoje obywatelstwo i adres stałego zamieszkania na terytorium RP.
Ten drugi tryb stosuje się również do wyborcy nigdzie niezamieszkałego, przebywającego stale na danym obszarze gminy. Natomiast osoba, która mieszka na terenie gminy, ale pod innym adresem niż ten meldunkowy, może być wpisana do rejestru wyborców pod adresem, w którym przebywa obecnie. W tym celu musi złożyć wniosek w urzędzie gminy wraz ze wskazaniem adresu ostatniego zameldowania na pobyt stały na obszarze gminy. Należy jednak pamiętać, że wyborca może figurować tylko w jednym rejestrze i w jednym spisie wyborców. Pomyłkowe umieszczenie go w dwóch podobnych zestawieniach narusza zasadę równości prawa wyborczego. Obywatel może bowiem oddać tylko jeden głos w wyborach do tego samego organu.

Jak przygotować zestawienie

Szczegółową procedurę opracowania spisu wyborców określa rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych z 29 grudnia 2014 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 5, dalej r.s.s.w.). Zaś treść spisu reguluje art. 26 par. 7 k.w. [infografika].
Spis wyborców w mieście przygotowuje się według ulic wymienionych w porządku alfabetycznym, w obrębie ulic – zgodnie z numeracją domów, a w obrębie domów – z numeracją mieszkań. Natomiast w innych gminach opracowuje się go według poszczególnych miejscowości wymienionych w porządku alfabetycznym. A w obrębie miejscowości – według kolejnych numerów domów i mieszkań. Jeżeli w miejscowości są ulice – także w porządku alfabetycznym oraz z kolejnością numerów domów i mieszkań. W wyborach do rad gmin, miast czy dzielnic miasta stołecznego Warszawy spis wyborców sporządza się z uwzględnieniem podziału na okręgi wyborcze. Podaje się również ich nazwę.
Spis wyborców sporządza się w systemie informatycznym umożliwiającym jego wydruk. Przygotowuje się jego dwa egzemplarze, oddzielnie dla każdego obwodu głosowania i według miejsca zamieszkania wyborców. Zmiany dokonane w spisie po jego wydrukowaniu wprowadza się również do systemu informatycznego (par. 4 r.s.s.w.).

W szpitalach i zakładach karnych inaczej

Do 16 września mogły być utworzone odrębne obwody głosowania w szpitalach, zakładach pomocy społecznej, zakładach karnych i aresztach śledczych. Spis wyborców w tych jednostkach sporządza się na podstawie wykazów osób, które będą w nich przebywać w dniu wyborów. Wykaz jest opracowywany przez kierownika tej jednostki. Wpisuje się w nim jedynie osoby stale zamieszkałe na obszarze danej jednostki samorządu terytorialnego lub gminy, w której przeprowadzane są wybory wójta. Natomiast w zakładzie karnym w spisie wyborców nie umieszcza się osób pozbawionych praw publicznych prawomocnym orzeczeniem sądu. Kierujący daną jednostką przekazuje wykaz do urzędu gminy najpóźniej w piątym dniu przed dniem wyborów.
Jeśli po przekazaniu spisu do placówki trafią nowe osoby z prawem wyborczym (ale nie później niż na dwa dni przed dniem głosowania), kierownik przekazuje niezwłocznie do urzędu gminy dodatkowy wykaz. Taki dokument przekazuje także w razie opuszczenia jednostki przez wyborców.
Wzory wykazów określają załączniki nr 4 i 5 r.s.s.w.
Spis wyborców w odrębnych obwodach głosowania sporządza się i drukuje najpóźniej w 2. dniu przed dniem wyborów.
16 październik wtorek
do tego czasu kierownik szpitala czy zakładu karnego musi przekazać do urzędu gminy wykaz osób, które są uprawnione do głosowania w tej placówce

Aktualizacja danych

W spisie ujmowane są wszystkie osoby, które będą miały prawo wybierania w dniu głosowania, a nie na dzień jego sporządzenia. Podlega on więc aktualizacji przez gminę do dnia ich przekazania obwodowym komisjom wyborczym.
Aktualizacja polega na:
  • dopisaniu do spisu osób, które nabyły prawa wybierania do danej rady po dniu jego sporządzenia w wyniku wpisania tych osób do stałego rejestru wyborców (np. z powodu ukończenia 18 lat nabyły prawa wyborcze lub zameldowały się na pobyt stały w danej gminie),
  • skreśleniu ze spisu osób, które utraciły prawo wybierania i w związku z tym zostały skreślone z rejestru wyborców.
Spis wyborców jest aktualizowany odpowiednio w częściach A i B do dnia przekazania go przewodniczącym właściwych obwodowych komisji wyborczych. W przypadku dopisania wyborcy do spisu po jego wydrukowaniu drukuje się w dwóch egzemplarzach dodatkowy jego formularz obejmujący dopisanych wyborców.
Takie zestawienie wyborców w części A i B uzupełnia się o osoby, które:
  • zostały wpisane do rejestru wyborców po sporządzeniu spisu;
  • złożyły wniosek o dopisanie do spisu (w części B pod warunkiem że wyborca jest ujęty w rejestrze wyborców danej gminy);
  • przybyły do jednostki i zostały objęte dodatkowym wykazem (w części B pod warunkiem że wyborca jest ujęty w rejestrze wyborców gminy na obszarze danej JST);
  • opuściły jednostkę i na podstawie wykazu zostały skreślone ze spisu sporządzonego dla odrębnego obwodu głosowania;
  • zostały pominięte w rejestrze lub w spisie wyborców, jeżeli reklamacja w sprawie ich wpisania została uwzględniona przez wójta lub właściwy sąd rejonowy;
  • zostały pominięte w spisie wyborców w wyniku oczywistej omyłki.
Ze spisu skreśla się osoby usunięte z rejestru wyborców:
  • wobec których wójt wydał decyzję, albo właściwy sąd rejonowy – postanowienie, o skreśleniu ze spisu w wyniku reklamacji;
  • umieszczone w spisie w wyniku oczywistej omyłki;
  • niemające prawa wybierania;
  • w odniesieniu do których otrzymano urzędowe zawiadomienie o wpisaniu do rejestru wyborców lub o wpisaniu do spisu w innym obwodzie głosowania;
  • wpisane do spisu w innym obwodzie.
Uzupełnienie spisu może nastąpić na pisemny wniosek wyborcy. Ten może wnosić o dopisanie go do spisu w wybranym przez siebie obwodzie głosowania na obszarze gminy właściwej ze względu na miejsce jego stałego zamieszkania. Treść tego wniosku jest analogiczna, jak w przypadku podania o wpis do rejestru. Wniosek o dopisanie do spisu wyborca może złożyć najpóźniej 16 października.
18 październik czwartek
do tego czasu muszą być wydrukowane spisy wyborców w odrębnych obwodach głosowania

Prawa mundurowych

Ze względu na częstą nieobecność w miejscu zamieszkania mundurowi mogą wnosić o dopisanie do wybranego przez nich spisu – w tym przypadku przygotowanego dla miejscowości, w której odbywają służbę. Chodzi tu o żołnierzy pełniących zasadniczą lub okresową służbę wojskową oraz służbę w charakterze kandydatów na żołnierzy zawodowych lub odbywających ćwiczenia i przeszkolenie wojskowe. Prawo to przysługuje także ratownikom odbywającym zasadniczą służbę w obronie cywilnej oraz policjantom z jednostek skoszarowanych, a także funkcjonariuszom Biura Ochrony Rządu, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej oraz Służby Więziennej pełniącym służbę w systemie skoszarowanym. Przywilej ten w przypadku wyborów samorządowych jest jednak ograniczony. Mogą oni bowiem wnosić o wpis do spisu na obszarze danej jednostki samorządu terytorialnego pod warunkiem, że w niej stale zamieszkują. Jest to spowodowane specyfiką wyborów samorządowych. Mundurowy może wnieść taki wniosek między 21. a 14. dniem przed dniem wyborów (czyli między 30 września a 7 października), chyba że przybył do miejsca aktualnego zakwaterowania po tym terminie. O dopisaniu do spisu niezwłocznie zawiadamia się urząd gminy właściwy ze względu na miejsce stałego zamieszkania lub ostatniego zameldowania na pobyt stały wyborcy.

Zasada jawności

Każdy wyborca między 21. a 8. dniem przed dniem wyborów (czyli między 30 września – 13 października) może sprawdzić w urzędzie gminy, w której spis wyborców został sporządzony, czy został w nim uwzględniony. W obecnych wyborach termin ten zostanie wydłużony, bo 13 października przypada w sobotę.
Wójt powiadamia wyborców – w sposób zwyczajowo przyjęty – o sporządzeniu spisu wyborców oraz o miejscu i czasie jego udostępniania. Co do zasady następuje to przez udzielenie informacji przez odpowiedniego urzędnika. Na żądanie wnioskodawcy udzielona informacja może być potwierdzona na piśmie.
15 październik poniedziałek
do tego dnia można sprawdzić, czy figuruje się w spisie wyborców

Prawo do reklamacji

Na nieprawidłowości w spisie wyborców mogą być wnoszone reklamacje (pisemnie lub ustnie do protokołu). Może ona dotyczyć np.:
  • pominięcia wyborcy w spisie;
  • wpisania do spisu osoby, która nie ma prawa wybierania;
  • niewłaściwych danych o osobach wpisanych do spisu;
  • ujęcia w spisie osoby, która nie zamieszkuje stale na obszarze gminy.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta) jest zobowiązany rozpatrzyć reklamację w terminie dwóch dni od daty jej wniesienia. Na decyzję nieuwzględniającą reklamacji lub powodującą skreślenie ze spisu wnoszący reklamację (bądź osoba z niego usunięta) może wnieść skargę do właściwego sądu rejonowego za pośrednictwem wójta. Możliwe to jest w terminie dwóch dni od dnia doręczenia decyzji. Rozstrzygnięcie włodarza może być niezwłocznie przez sąd uchylone lub zmienione, jeżeli uzna skargę w całości za słuszną. Sąd zobowiązany jest rozpoznać skargę w postępowaniu nieprocesowym, w terminie trzech dni od daty jej wniesienia. Na postanowienie sądu nie przysługuje środek zaskarżenia.
8 październik poniedziałek
Czas poznać listę kandydatów
upływa termin na druk i rozplakatowanie na obszarze gminy obwieszczenia o zarejestrowanych listach kandydatów radnych oraz o kandydatach na wójta. Po zarejestrowaniu wszystkich list kandydatów właściwa terytorialna komisja wyborcza sporządza obwieszczenie o zarejestrowanych listach kandydatów do danej rady – według okręgów wyborczych – umieszczając listy w kolejności przyznanych im numerów. Dotyczy to także wyborów do rad w gminach liczących do 20 tys. mieszkańców. W obwieszczeniu podaje się:
  • numery list,
  • skróty nazw komitetów wyborczych,
  • nazwiska i imiona kandydatów (w kolejności jak na zarejestrowanej liście), ich wiek (liczba lat ukończonych w dniu wyborów) i miejsce zamieszkania (miejscowość, nie adres).
Przy nazwiskach umieszcza się nazwę lub skrót nazwy partii politycznej lub organizacji popierającej danego kandydata oraz treść części A oświadczeń lustracyjnych, stwierdzających fakt ich pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z nimi. W przypadku, gdy obwieszczenie składa się z kilku arkuszy (w szczególności w dużych jednostkach), dopuszczalne jest wywieszenie na obszarze danego okręgu wyborczego wyciągu z tego obwieszczenia obejmującego dane dotyczące tego okręgu.