Samorządy, które zastanawiają się nad wprowadzeniem transmisji online z sesji rady gminy, muszą przede wszystkim odpowiedzieć sobie na pytanie, po co nagrywają obrady. Od tego bowiem zależy, jak powinno być przygotowane nagranie oraz jak ma wyglądać jego następcza obróbka w celu archiwizacji. Inaczej jest, gdy urzędnicy nagrywają posiedzenie wyłącznie do użytku wewnętrznego, jako materiał pomocniczy do sporządzenia pisemnego protokołu, a następnie nagranie jest kasowane, a inaczej, gdy materiał audiowizualny ma być zarchiwizowany i zastąpić pisemny dokument.
OD NAGRANIA DO PUBLIKACJI
KROK 1. Analiza kosztów Koszty nagrywania i transmisji streamingowej (na żywo) kilkugodzinnej sesji rady wahają się z reguły od tysiąca do kilku tysięcy złotych. Wszystko zależy od rozmachu, na jaki mogą pozwolić sobie samorządowcy. Firmy oferujące takie usługi mogą np. przeprowadzić transmisję z jednej nieruchomej kamery zorientowanej wyłącznie na mównicę i stół prezydialny. To wariant najtańszy. Drożej jest, gdy przekaz ma się odbywać z kilku kamer przełączanych między sobą w czasie rzeczywistym przez operatora. Na ostateczną cenę mogą również wpłynąć takie parametry, jak choćby jakość obrazu i dźwięku.
KROK 2. Rejestrowanie obrad Nagrywanie przebiegu sesji oznacza utrwalanie wizerunku. Jeżeli następnie materiał audiowizualny jest archiwizowany i udostępniany w sieci na stronie internetowej urzędu czy też w BIP-ie, warto zadbać o uzyskanie stosownej zgody na rozpowszechnianie utrwalonego wizerunku uczestników posiedzenia. Problemu nie ma w przypadku radnych, gdyż zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 666 ze zm.) zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek zarejestrowano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych i społecznych. To przesłanka legalizująca przetwarzanie wizerunku rajcy. W odniesieniu do mieszkańców, którzy zabierają głos w czasie sesji, urzędnicy obsługujący posiedzenie powinni pozyskać zgodę na publikację ich wizerunku oraz imienia i nazwiska. Najlepiej zrobić to poprzez pozyskanie stosownego krótkiego oświadczenia od tych obywateli . [WZÓR]
WZÓR
...........................................
(miejscowość, dnia)
OŚWIADCZENIE
Niniejszym oświadczam, że rezygnuję z przysługującego mi prawa wynikającego z art. 5 ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1764) do zachowania prywatności w zakresie imienia i nazwiska w związku z moim wystąpieniem publicznym na sesji rady gminy (nazwa miejscowości). Wyrażam również zgodę na publikację swojego wizerunku utrwalonego na nagraniu z sesji.
..........................................
Podpis
KROK 3. Obróbka nagrania Ten krok dotyczy samorządów, które decydują się archiwizować nagrania. Zanim zostanie ono upublicznione, musi zostać poddane stosownej obróbce. – Obejmuje ona anonimizację imion i nazwisk osób, które brały aktywny udział w sesji, ale nie pełnią funkcji publicznych. Informatycy wycinają również z nagrania fragmenty, które obejmują przerwy – tłumaczy Sławomir Paszkiet z Urzędu m.st. Warszawy. Anonimizacja nie jest konieczna w stosunku do osób, od których pozyskano wspomnianą wcześniej zgodę na publikację nazwiska i przypisanego doń wizerunku.
Aby nagranie mogło zastąpić pisemny protokół, musi spełniać dwa podstawowe warunki. Po pierwsze powinno utrwalać pełny przebieg posiedzenia. Nagranie nie może więc obejmować tylko co ciekawszych fragmentów sesji. Po drugie, zastąpienie protokołu wymaga wprowadzenia stosownych zapisów w statucie gminy, regulaminie rady lub też przyjęcia odrębnej uchwały w tej sprawie. Taki dokument powinien precyzować, że obrady rady są dokumentowane w formie materiałów audiowizualnych. W sytuacji, gdy wśród gminnych aktów prawnych brakuje takich postanowień, nagrania są zaliczane jedynie jako materiał pomocniczy do przygotowania pisemnego protokołu. Wynika to z tego, że zgodnie z regulacjami ustawowymi domyślną formą dokumentowania sesji jest protokół.
Nagrania, które spełniają przywołane warunki, mogą zastępować pisemne protokoły zarówno w odniesieniu do sesji rady, jak i posiedzeń poszczególnych komisji rady.