Nie można przerzucać na firmy wszystkich obowiązków związanych z ustalaniem pracownikowi uprawnień emerytalnych. Czasy się zmieniły, ale nadal obowiązuje socjalistyczny model państwa opiekuńczego, który ma załatwić za pracownika wszystkie sprawy- tłumaczy Jeremi Mordasewicz, ekspert ubezpieczeniowy Konfederacji Lewiatan, członek Rady Nadzorczej ZUS.



Kończą się konsultacje projektu założeń do ustawy, która ma skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Czy w ten sposób rząd zrealizuje postulaty pracodawców?
Tak. Siedem lat temu zacząłem zabiegać o zmianę przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W tej sprawie nasza organizacja pracodawców zwróciła się wtedy do resortu pracy, który miał przygotować analizę prawną dotyczącą możliwych wariantów.
Reklama
Dlaczego nic z tego nie wyszło?

Reklama
Związkowcy zablokowali liberalizację przepisów. Organizacje związkowe działające w dużych firmach, w których funkcjonują służby personalne, nie chciały przyjąć do wiadomości, że konieczna jest zmiana filozofii podejścia do akt pracowniczych. Państwo już nie jest podstawowym pracodawcą. I dlatego nie można przerzucać na firmy wszystkich obowiązków związanych z ustalaniem pracownikowi uprawnień emerytalnych. Czasy się zmieniły, ale nadal obowiązuje socjalistyczny model państwa opiekuńczego, który ma załatwić za pracownika wszystkie sprawy. A to przecież sam zatrudniony powinien dbać o wysokość swojej przyszłej emerytury.
Czy to oznacza, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest złe?
To utwierdza pracowników w przekonaniu, że państwo powinno za nich wszystko załatwiać, nawet dokumentowanie przebiegu kariery zawodowej. A państwo z kolei spycha ten obowiązek na przedsiębiorców. Nie zwiększymy chęci do legalnego zatrudnienia kolejnych osób, jeśli szybko nie ograniczymy obowiązków administracyjnych związanych z zatrudnianiem. Największe problemy z przechowywaniem akt pracowniczych mają agencje pracy, które miesięcznie zatrudniają kilkaset osób. Przy tak dużej rotacji rocznie firmy te mają tysiące teczek osobowych. Przechowywanie ich przez 50 lat jest poważnym kosztem.
Jak ten problem wygląda w małych firmach?
Bardzo źle. Żyjemy w fikcji prawnej. Obecnie jest taka sytuacja, że dzieci zmarłych właścicieli, np. zakładów rzemieślniczych, powinny trzymać wszystkie dane związane z pracownikiem przez pół wieku od jego odejścia z pracy lub śmierci przedsiębiorcy, który go zatrudniał. Ponieważ wielu z tych małych przedsiębiorców zmienia miejsce zamieszkania i prowadzenia działalności, istnieje duże ryzyko zaginięcia dokumentacji. Uzyskanie dokumentacji pracowniczej od spadkobierców jest bardzo często niemożliwe. A przecież wystarczy, żeby pracownik, odchodząc z pracy, odebrał świadectwo pracy.
A co z osobami, które porzucają pracę?
Wcześniej czy później będą musiały się zgłosić po dokumentację pracowniczą. I nie bardzo wiadomo, dlaczego właściciel firmy ma być karany przymusem trzymania takiej dokumentacji przez 50 lat, skoro sam pracownik się nią nie interesuje.
Czyli głównym celem skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych jest ograniczenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?
Oczywiście, że tak. Po pierwsze w firmach archiwa pracowników zajmują dużo miejsca. Kadrowcy muszą dbać o nie, żeby nie uległy zniszczeniu, bo inaczej pracodawca może zostać ukarany. A w przypadku likwidacji firmy na przedsiębiorcę spada obowiązek znalezienia środków, z których będzie finansowane przechowywanie dokumentacji przez kolejne 50 lat. To naprawdę dużo kosztuje.
Komu jest najtrudniej?
Wspomnianym już agencjom pracy, ale także firmom budowlanym. Tam jest duża rotacja pracowników. Niektórzy z nich odchodzą z pracy po kilku dniach lub tygodniach, ale dokumenty muszą być przechowywane przez pół wieku.
Rządowe propozycje zakładają, że sami pracodawcy będą mogli wybrać sposób przechowywania akt pracowniczych. W praktyce oznacza to, że będą mogli wybrać między papierową lub elektroniczną dokumentacją. Czy to właściwa droga?
Oczywiście. Nie możemy zmuszać np. rzemieślników, którzy nie korzystają z komputerów, do tego, żeby nagle zaczęli prowadzić elektroniczną dokumentację. Takie osoby nadal powinny mieć możliwość przechowywania papierowych akt pracowniczych. Natomiast przedsiębiorstwa już dzisiaj korzystające z komputerowych programów kadrowych powinny mieć możliwość digitalizacji całego archiwum.
Czyli nie powinno dochodzić do sytuacji, że jedna połowa dokumentów jest papierowa, a druga w postaci elektronicznej.
Właśnie. W jednej firmie wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w takiej samej formie. To pozwoli na uniknięcie pomyłek. Nie będzie bałaganu w dokumentacji.