Subskrybuj nas na Youtube
Firma nie prześle zwykłym e-mailem rozkładów czasu pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia. Dokumentację pracowniczą będzie musiała prowadzić albo w wersji papierowej, albo elektronicznej, a nie w formie mieszanej.
Mocno ograniczony – tak w skrócie można scharakteryzować projekt dotyczący elektronizacji akt pracowniczych po przeprowadzeniu konsultacji społecznych i międzyresortowych. Ministerstwo Rozwoju (MR) wycofało się z wielu rozwiązań, które wywołało wątpliwości partnerów społecznych i instytucji publicznych (w tym resortu pracy, ZUS, głównego inspektora pracy). Cieszyć mogą się przede wszystkim zatrudnieni – kodeks pracy nie będzie przewidywał wprost, że firma może zawrzeć lub rozwiązać umowę o pracę za pośrednictwem e-maila. Takie rozwiązanie oprotestowały nie tylko związki zawodowe, ale np. wspomniane Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (m.in. ze względu na wątpliwości dotyczące doręczeń takich oświadczeń woli). Ostatecznie w projekcie nie znajdą się też przepisy zakładające komunikowanie się (przekazywanie oświadczeń wiedzy) między pracodawcą a zatrudnionymi w formie elektronicznej. Tym samym k.p. nie będzie przewidywał, że firma może zwykłym mailem (bez opatrzenia wiadomości podpisem elektronicznym) przekazywać zatrudnionym np. informację o warunkach pracy obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu. Doprecyzowane zostały za to niektóre inne rozwiązania proponowane w projekcie przygotowanym przez MR. Dla przykładu, zatrudniający nie będą mogli prowadzić dokumentacji pracowniczej w formie mieszanej (wówczas część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe –elektroniczną).
Z punktu widzenia obu stron stosunku pracy istotne jest jednak także to, jakie postulaty i uwagi zgłoszone w trakcie konsultacji nie zyskały aprobaty MR. Resort nie ugiął się pod naciskiem centrali związkowych i utrzymał swoją propozycję dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (co do zasady z 50 do 10 lat). Związkowcy wskazywali, że tak znaczące ograniczenie czasu przetrzymywania dokumentacji może m.in. utrudniać pracownikom uzyskiwanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
MR nie zgodziło się także z wieloma uwagami zatrudniających. Dla przykładu nie zaakceptowało propozycji Pracodawców RP, aby po zdigitalizowaniu akt pracowniczych firma mogła niszczyć dokumenty papierowe. Zgodnie z projektem w takim przypadku zatrudniający najpierw będzie musiał starać się dostarczyć je (przekazać) samemu zainteresowanemu, czyli pracownikowi.
Jak będzie wyglądać elektronizacja dokumentacji pracowniczej
| Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji | Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej | Stanowisko Ministerstwa Rozwoju |
| M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, NSZZ „Solidarność”, OPZZ (ten wniosek składało wiele podmiotów) | Wprowadzenie elektronicznej formy oświadczeń woli w stosunkach pracy, czyli np. możliwości zawierania i rozwiązywania umów o pracę za pośrednictwem e-maila (oznacza to m.in. wątpliwości w zakresie doręczeń i pozyskiwania adresów e-mailowych pracowników; pogorszy się sytuacja prawna pracowników) | W wyniku uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień i konsultacji resort odstąpił od nowelizowania k.p. w tym zakresie. Podkreśla, że jego intencją nie było wprowadzenie zmian systemowych polegających na umożliwieniu stosowania komunikacji elektronicznej między przedsiębiorcą a pracownikami |
| M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Główny Inspektor Pracy | Stosowanie formy elektronicznej dokumentów (np. e-maila) niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do realizacji informacyjnych obowiązków pracodawcy, np. poinformowania pracowników o warunkach pracy, obowiązującym rozkładzie czasu pracy lub obowiązkach bhp). Takie rozwiązanie może wywołać wątpliwości m.in. co do bezpieczeństwa przekazywanych danych | Projekt nie będzie przewidywał wprowadzania formy elektronicznej niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym |
| Ministerstwo Cyfryzacji | Możliwość wydawania skierowania na badania profilaktyczne w formie elektronicznej (placówki służby zdrowia mogą nie dysponować odpowiednim oprogramowaniem) | Resort zrezygnuje ze zmiany przepisów w zakresie możliwości skierowania na badania w formie elektronicznej |
| Urząd Zamówień Publicznych | Projektowane przepisy nie doprecyzowują obowiązków firm związanych z dokumentacją pracowniczą w razie przeniesienia służbowego zatrudnionego w taki sposób, aby ZUS dysponował kompletnymi danymi w przypadku pracownika, który został przeniesiony służbowo | Projekt zostanie uzupełniony |
| Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej | Projekt nie uwzględnia zmian w zasadach wydawania świadectw pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2017 r. (dotyczy zatrudnienia na podstawie umów na czas określony) | Resort rezygnuje ze zmiany przepisów dotyczących wydawania świadectw pracy |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznychj | Wraz ze świadectwem pracy firma powinna przekazywać zatrudnionym także zakresy czynności na stanowiskach, na których przed 1 stycznia 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach | Projekt zostanie uzupełniony o możliwość wydania pracownikowi zakresu obowiązków, o ile pracodawca sporządził taki dokument dla zatrudnionych |
| Główny Inspektor Pracy | Jeśli dokumentacja pracownicza ma być tworzona w wersji elektronicznej, to przepisy powinny określać sposób zabezpieczenia takich plików przed zniszczeniem (w tym tworzenie kopii) oraz dostępem osób niepowołanych | Ustawowa delegacja do wydania rozporządzenia wykonawczego zostanie rozszerzona o kwestię zabezpieczenia plików z dokumentacją pracowniczą (rozporządzenie unormuje zasady ochrony) |
| Główny Inspektor Pracy | Wynagrodzenie ma być wpłacane na konto bankowe pracownika, a do jego rąk własnych – tylko na jego wniosek (zdaniem GIP takie rozwiązanie niewystarczająco chroni osoby niemające rachunków bankowych) | Projekt zostanie uzupełniony o przepis, zgodnie z którym wniosek pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych będzie wiążący dla pracodawcy |
| M.in. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych | Propozycje MR nie precyzują, czy pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji mieszanej (część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe – elektroniczną) | Pracodawca wybierze formę, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą – nie będzie mógł prowadzić jej w sposób mieszany |
| Ministerstwo Cyfryzacji | Dokumentacja pracownicza powinna być nie tylko zdigitalizowana, ale też włączona do systemu teleinformatycznego pracodawcy. Akta konkretnego pracownika powinny być umieszczone na jednym nośniku elektronicznym | Propozycje te zostaną uwzględnione w projekcie |
| Rządowe Centrum Legislacji | Pracodawca ma przekazywać kopię elektroniczną dokumentacji pracowniczej nie tylko na wniosek pracownika, ale także w innych uzasadnionych przypadkach (budzi to wątpliwości, bo akta zawierają dane osobowe pracowników chronione przez Konstytucję RP) | Wspomniany przepis zostanie zmodyfikowany. Dokumentacja pracownicza będzie wydawana na wniosek zatrudnionego |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych | Pracodawca powinien mieć obowiązek przechowywania dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą oraz okresów zaliczanych do okresów pracy górniczej przez 50 lat od dnia rozwiązania z pracownikiem ostatniego stosunku pracy | Resort uwzględni tę uwagę w ostatecznej wersji projektu |
| M.in. Pracodawcy RP | Obowiązek wydawania pracownikom, po zakończeniu stosunku pracy, informacji o wysokości wynagrodzenia, będzie uciążliwy dla firm. Przepisy nie precyzują też, w jakiej formie miałaby być sporządzona taka informacja i jakie (dokładnie) dane miałaby zawierać | Ministerstwo rezygnuje z wprowadzenia tego obowiązku. Firma nie będzie musiała wydawać zatrudnionym informacji o wysokości wynagrodzenia |
| M.in. Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji | W razie przekształcenia dokumentacji papierowej w elektroniczną firma będzie musiała przekazać oryginały dokumentów pracowników (np. pocztą). Może to grozić utratą lub zniszczeniem akt w razie braku odbioru przesyłki przez zatrudnionego. Przepisy nie precyzują też, czy pracodawca będzie mógł zniszczyć dokumentację już po pierwszej, nieudanej próbie jej dostarczenia. | Projekt uwzględni wspomniane wątpliwości. Sposób doręczenia akt oraz postępowanie w przypadku braku możliwości jego doręczenia zostaną uregulowane odpowiednio w ustawie lub w rozporządzeniu wykonawczym |
| M.in. Górnicza Izba Przemysłowo-Handlowa | Należy przeanalizować, czy nowymi rozwiązaniami dotyczącymi przechowywania dokumentacji powinny być objęte branże, w których obowiązują wcześniejsze uprawnienia emerytalne (co wiąże się z koniecznością szczegółowych informacji o przebiegu zatrudnienia) | Resort uwzględni tę uwagę. W przypadku konieczności zagwarantowania dłuższego przechowywania dokumentacji przepisy ustawowe będą mogły przewidywać takie wydłużenie (co do zasady dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat) |
| Pracodawcy RP | Przy wydawaniu kopii z elektronicznych akt osobowych pracodawca ma jednocześnie przekazywać oświadczenie o ich prawdziwości pod rygorem odpowiedzialności karnej. Zdaniem zatrudniających to zbyt surowa sankcja za złożenie nieprawdziwego oświadczenia | Uwaga zostanie uwzględniona. Pracodawca będzie zobowiązany jedynie do poświadczania zgodności wydanej kopii z posiadaną przez siebie dokumentacją |
