statystyki

Elektroniczne akta po konsultacyjnym tuningu. Ustępstwa rządu korzystne dla pracowników

autor: Łukasz Guza19.01.2017, 07:37; Aktualizacja: 19.01.2017, 08:25
MR nie zgodziło się z wieloma uwagami zatrudniających.

MR nie zgodziło się z wieloma uwagami zatrudniających.źródło: ShutterStock

Firma nie prześle zwykłym e-mailem rozkładów czasu pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia. Dokumentację pracowniczą będzie musiała prowadzić albo w wersji papierowej, albo elektronicznej, a nie w formie mieszanej.

Mocno ograniczony – tak w skrócie można scharakteryzować projekt dotyczący elektronizacji akt pracowniczych po przeprowadzeniu konsultacji społecznych i międzyresortowych. Ministerstwo Rozwoju (MR) wycofało się z wielu rozwiązań, które wywołało wątpliwości partnerów społecznych i instytucji publicznych (w tym resortu pracy, ZUS, głównego inspektora pracy). Cieszyć mogą się przede wszystkim zatrudnieni – kodeks pracy nie będzie przewidywał wprost, że firma może zawrzeć lub rozwiązać umowę o pracę za pośrednictwem e-maila. Takie rozwiązanie oprotestowały nie tylko związki zawodowe, ale np. wspomniane Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (m.in. ze względu na wątpliwości dotyczące doręczeń takich oświadczeń woli). Ostatecznie w projekcie nie znajdą się też przepisy zakładające komunikowanie się (przekazywanie oświadczeń wiedzy) między pracodawcą a zatrudnionymi w formie elektronicznej. Tym samym k.p. nie będzie przewidywał, że firma może zwykłym mailem (bez opatrzenia wiadomości podpisem elektronicznym) przekazywać zatrudnionym np. informację o warunkach pracy obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu. Doprecyzowane zostały za to niektóre inne rozwiązania proponowane w projekcie przygotowanym przez MR. Dla przykładu, zatrudniający nie będą mogli prowadzić dokumentacji pracowniczej w formie mieszanej (wówczas część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe –elektroniczną).

Z punktu widzenia obu stron stosunku pracy istotne jest jednak także to, jakie postulaty i uwagi zgłoszone w trakcie konsultacji nie zyskały aprobaty MR. Resort nie ugiął się pod naciskiem centrali związkowych i utrzymał swoją propozycję dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (co do zasady z 50 do 10 lat). Związkowcy wskazywali, że tak znaczące ograniczenie czasu przetrzymywania dokumentacji może m.in. utrudniać pracownikom uzyskiwanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

MR nie zgodziło się także z wieloma uwagami zatrudniających. Dla przykładu nie zaakceptowało propozycji Pracodawców RP, aby po zdigitalizowaniu akt pracowniczych firma mogła niszczyć dokumenty papierowe. Zgodnie z projektem w takim przypadku zatrudniający najpierw będzie musiał starać się dostarczyć je (przekazać) samemu zainteresowanemu, czyli pracownikowi.

Jak będzie wyglądać elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Stanowisko Ministerstwa Rozwoju

M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, NSZZ „Solidarność”, OPZZ (ten wniosek składało wiele podmiotów)

Wprowadzenie elektronicznej formy oświadczeń woli w stosunkach pracy, czyli np. możliwości zawierania i rozwiązywania umów o pracę za pośrednictwem e-maila (oznacza to m.in. wątpliwości w zakresie doręczeń i pozyskiwania adresów e-mailowych pracowników; pogorszy się sytuacja prawna pracowników)

W wyniku uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień i konsultacji resort odstąpił od nowelizowania k.p. w tym zakresie. Podkreśla, że jego intencją nie było wprowadzenie zmian systemowych polegających na umożliwieniu stosowania komunikacji elektronicznej między przedsiębiorcą a pracownikami

M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Główny Inspektor Pracy

Stosowanie formy elektronicznej dokumentów (np. e-maila) niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do realizacji informacyjnych obowiązków pracodawcy, np. poinformowania pracowników o warunkach pracy, obowiązującym rozkładzie czasu pracy lub obowiązkach bhp). Takie rozwiązanie może wywołać wątpliwości m.in. co do bezpieczeństwa przekazywanych danych

Projekt nie będzie przewidywał wprowadzania formy elektronicznej niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Ministerstwo Cyfryzacji

Możliwość wydawania skierowania na badania profilaktyczne w formie elektronicznej (placówki służby zdrowia mogą nie dysponować odpowiednim oprogramowaniem)

Resort zrezygnuje ze zmiany przepisów w zakresie możliwości skierowania na badania w formie elektronicznej

Urząd Zamówień Publicznych

Projektowane przepisy nie doprecyzowują obowiązków firm związanych z dokumentacją pracowniczą w razie przeniesienia służbowego zatrudnionego w taki sposób, aby ZUS dysponował kompletnymi danymi w przypadku pracownika, który został przeniesiony służbowo

Projekt zostanie uzupełniony

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Projekt nie uwzględnia zmian w zasadach wydawania świadectw pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2017 r. (dotyczy zatrudnienia na podstawie umów na czas określony)

Resort rezygnuje ze zmiany przepisów dotyczących wydawania świadectw pracy

Zakład Ubezpieczeń Społecznychj

Wraz ze świadectwem pracy firma powinna przekazywać zatrudnionym także zakresy czynności na stanowiskach, na których przed 1 stycznia 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach

Projekt zostanie uzupełniony o możliwość wydania pracownikowi zakresu obowiązków, o ile pracodawca sporządził taki dokument dla zatrudnionych

Główny Inspektor Pracy

Jeśli dokumentacja pracownicza ma być tworzona w wersji elektronicznej, to przepisy powinny określać sposób zabezpieczenia takich plików przed zniszczeniem (w tym tworzenie kopii) oraz dostępem osób niepowołanych

Ustawowa delegacja do wydania rozporządzenia wykonawczego zostanie rozszerzona o kwestię zabezpieczenia plików z dokumentacją pracowniczą (rozporządzenie unormuje zasady ochrony)

Główny Inspektor Pracy

Wynagrodzenie ma być wpłacane na konto bankowe pracownika, a do jego rąk własnych – tylko na jego wniosek (zdaniem GIP takie rozwiązanie niewystarczająco chroni osoby niemające rachunków bankowych)

Projekt zostanie uzupełniony o przepis, zgodnie z którym wniosek pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych będzie wiążący dla pracodawcy

M.in. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Propozycje MR nie precyzują, czy pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji mieszanej (część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe – elektroniczną)

Pracodawca wybierze formę, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą – nie będzie mógł prowadzić jej w sposób mieszany

Ministerstwo Cyfryzacji

Dokumentacja pracownicza powinna być nie tylko zdigitalizowana, ale też włączona do systemu teleinformatycznego pracodawcy. Akta konkretnego pracownika powinny być umieszczone na jednym nośniku elektronicznym

Propozycje te zostaną uwzględnione w projekcie

Rządowe Centrum Legislacji

Pracodawca ma przekazywać kopię elektroniczną dokumentacji pracowniczej nie tylko na wniosek pracownika, ale także w innych uzasadnionych przypadkach (budzi to wątpliwości, bo akta zawierają dane osobowe pracowników chronione przez Konstytucję RP)

Wspomniany przepis zostanie zmodyfikowany. Dokumentacja pracownicza będzie wydawana na wniosek zatrudnionego

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Pracodawca powinien mieć obowiązek przechowywania dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą oraz okresów zaliczanych do okresów pracy górniczej przez 50 lat od dnia rozwiązania z pracownikiem ostatniego stosunku pracy

Resort uwzględni tę uwagę w ostatecznej wersji projektu

M.in. Pracodawcy RP

Obowiązek wydawania pracownikom, po zakończeniu stosunku pracy, informacji o wysokości wynagrodzenia, będzie uciążliwy dla firm. Przepisy nie precyzują też, w jakiej formie miałaby być sporządzona taka informacja i jakie (dokładnie) dane miałaby zawierać

Ministerstwo rezygnuje z wprowadzenia tego obowiązku. Firma nie będzie musiała wydawać zatrudnionym informacji o wysokości wynagrodzenia

M.in. Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji

W razie przekształcenia dokumentacji papierowej w elektroniczną firma będzie musiała przekazać oryginały dokumentów pracowników (np. pocztą). Może to grozić utratą lub zniszczeniem akt w razie braku odbioru przesyłki przez zatrudnionego. Przepisy nie precyzują też, czy pracodawca będzie mógł zniszczyć dokumentację już po pierwszej, nieudanej próbie jej dostarczenia.

Projekt uwzględni wspomniane wątpliwości. Sposób doręczenia akt oraz postępowanie w przypadku braku możliwości jego doręczenia zostaną uregulowane odpowiednio w ustawie lub w rozporządzeniu wykonawczym

M.in. Górnicza Izba Przemysłowo-Handlowa

Należy przeanalizować, czy nowymi rozwiązaniami dotyczącymi przechowywania dokumentacji powinny być objęte branże, w których obowiązują wcześniejsze uprawnienia emerytalne (co wiąże się z koniecznością szczegółowych informacji o przebiegu zatrudnienia)

Resort uwzględni tę uwagę. W przypadku konieczności zagwarantowania dłuższego przechowywania dokumentacji przepisy ustawowe będą mogły przewidywać takie wydłużenie (co do zasady dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat)

Pracodawcy RP

Przy wydawaniu kopii z elektronicznych akt osobowych pracodawca ma jednocześnie przekazywać oświadczenie o ich prawdziwości pod rygorem odpowiedzialności karnej. Zdaniem zatrudniających to zbyt surowa sankcja za złożenie nieprawdziwego oświadczenia

Uwaga zostanie uwzględniona. Pracodawca będzie zobowiązany jedynie do poświadczania zgodności wydanej kopii z posiadaną przez siebie dokumentacją


Pozostało jeszcze 72% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Galerie

Polecane