Mocno ograniczony – tak w skrócie można scharakteryzować projekt dotyczący elektronizacji akt pracowniczych po przeprowadzeniu konsultacji społecznych i międzyresortowych. Ministerstwo Rozwoju (MR) wycofało się z wielu rozwiązań, które wywołało wątpliwości partnerów społecznych i instytucji publicznych (w tym resortu pracy, ZUS, głównego inspektora pracy). Cieszyć mogą się przede wszystkim zatrudnieni – kodeks pracy nie będzie przewidywał wprost, że firma może zawrzeć lub rozwiązać umowę o pracę za pośrednictwem e-maila. Takie rozwiązanie oprotestowały nie tylko związki zawodowe, ale np. wspomniane Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (m.in. ze względu na wątpliwości dotyczące doręczeń takich oświadczeń woli). Ostatecznie w projekcie nie znajdą się też przepisy zakładające komunikowanie się (przekazywanie oświadczeń wiedzy) między pracodawcą a zatrudnionymi w formie elektronicznej. Tym samym k.p. nie będzie przewidywał, że firma może zwykłym mailem (bez opatrzenia wiadomości podpisem elektronicznym) przekazywać zatrudnionym np. informację o warunkach pracy obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu. Doprecyzowane zostały za to niektóre inne rozwiązania proponowane w projekcie przygotowanym przez MR. Dla przykładu, zatrudniający nie będą mogli prowadzić dokumentacji pracowniczej w formie mieszanej (wówczas część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe –elektroniczną).
Koszty przechowywania dokumentacji muszą być zmniejszone
Koszty przechowywania dokumentacji muszą być zmniejszone

Zobacz również
Z punktu widzenia obu stron stosunku pracy istotne jest jednak także to, jakie postulaty i uwagi zgłoszone w trakcie konsultacji nie zyskały aprobaty MR. Resort nie ugiął się pod naciskiem centrali związkowych i utrzymał swoją propozycję dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (co do zasady z 50 do 10 lat). Związkowcy wskazywali, że tak znaczące ograniczenie czasu przetrzymywania dokumentacji może m.in. utrudniać pracownikom uzyskiwanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
MR nie zgodziło się także z wieloma uwagami zatrudniających. Dla przykładu nie zaakceptowało propozycji Pracodawców RP, aby po zdigitalizowaniu akt pracowniczych firma mogła niszczyć dokumenty papierowe. Zgodnie z projektem w takim przypadku zatrudniający najpierw będzie musiał starać się dostarczyć je (przekazać) samemu zainteresowanemu, czyli pracownikowi.
Jak będzie wyglądać elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej Stanowisko Ministerstwa Rozwoju
M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, NSZZ „Solidarność”, OPZZ (ten wniosek składało wiele podmiotów) Wprowadzenie elektronicznej formy oświadczeń woli w stosunkach pracy, czyli np. możliwości zawierania i rozwiązywania umów o pracę za pośrednictwem e-maila (oznacza to m.in. wątpliwości w zakresie doręczeń i pozyskiwania adresów e-mailowych pracowników; pogorszy się sytuacja prawna pracowników) W wyniku uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień i konsultacji resort odstąpił od nowelizowania k.p. w tym zakresie. Podkreśla, że jego intencją nie było wprowadzenie zmian systemowych polegających na umożliwieniu stosowania komunikacji elektronicznej między przedsiębiorcą a pracownikami
M.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Główny Inspektor Pracy Stosowanie formy elektronicznej dokumentów (np. e-maila) niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do realizacji informacyjnych obowiązków pracodawcy, np. poinformowania pracowników o warunkach pracy, obowiązującym rozkładzie czasu pracy lub obowiązkach bhp). Takie rozwiązanie może wywołać wątpliwości m.in. co do bezpieczeństwa przekazywanych danych Projekt nie będzie przewidywał wprowadzania formy elektronicznej niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Ministerstwo Cyfryzacji Możliwość wydawania skierowania na badania profilaktyczne w formie elektronicznej (placówki służby zdrowia mogą nie dysponować odpowiednim oprogramowaniem) Resort zrezygnuje ze zmiany przepisów w zakresie możliwości skierowania na badania w formie elektronicznej
Urząd Zamówień Publicznych Projektowane przepisy nie doprecyzowują obowiązków firm związanych z dokumentacją pracowniczą w razie przeniesienia służbowego zatrudnionego w taki sposób, aby ZUS dysponował kompletnymi danymi w przypadku pracownika, który został przeniesiony służbowo Projekt zostanie uzupełniony
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Projekt nie uwzględnia zmian w zasadach wydawania świadectw pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2017 r. (dotyczy zatrudnienia na podstawie umów na czas określony) Resort rezygnuje ze zmiany przepisów dotyczących wydawania świadectw pracy
Zakład Ubezpieczeń Społecznychj Wraz ze świadectwem pracy firma powinna przekazywać zatrudnionym także zakresy czynności na stanowiskach, na których przed 1 stycznia 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach Projekt zostanie uzupełniony o możliwość wydania pracownikowi zakresu obowiązków, o ile pracodawca sporządził taki dokument dla zatrudnionych
Główny Inspektor Pracy Jeśli dokumentacja pracownicza ma być tworzona w wersji elektronicznej, to przepisy powinny określać sposób zabezpieczenia takich plików przed zniszczeniem (w tym tworzenie kopii) oraz dostępem osób niepowołanych Ustawowa delegacja do wydania rozporządzenia wykonawczego zostanie rozszerzona o kwestię zabezpieczenia plików z dokumentacją pracowniczą (rozporządzenie unormuje zasady ochrony)
Główny Inspektor Pracy Wynagrodzenie ma być wpłacane na konto bankowe pracownika, a do jego rąk własnych – tylko na jego wniosek (zdaniem GIP takie rozwiązanie niewystarczająco chroni osoby niemające rachunków bankowych) Projekt zostanie uzupełniony o przepis, zgodnie z którym wniosek pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych będzie wiążący dla pracodawcy
M.in. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Propozycje MR nie precyzują, czy pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji mieszanej (część dokumentów miałaby formę papierową, a pozostałe – elektroniczną) Pracodawca wybierze formę, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą – nie będzie mógł prowadzić jej w sposób mieszany
Ministerstwo Cyfryzacji Dokumentacja pracownicza powinna być nie tylko zdigitalizowana, ale też włączona do systemu teleinformatycznego pracodawcy. Akta konkretnego pracownika powinny być umieszczone na jednym nośniku elektronicznym Propozycje te zostaną uwzględnione w projekcie
Rządowe Centrum Legislacji Pracodawca ma przekazywać kopię elektroniczną dokumentacji pracowniczej nie tylko na wniosek pracownika, ale także w innych uzasadnionych przypadkach (budzi to wątpliwości, bo akta zawierają dane osobowe pracowników chronione przez Konstytucję RP) Wspomniany przepis zostanie zmodyfikowany. Dokumentacja pracownicza będzie wydawana na wniosek zatrudnionego
Zakład Ubezpieczeń Społecznych Pracodawca powinien mieć obowiązek przechowywania dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą oraz okresów zaliczanych do okresów pracy górniczej przez 50 lat od dnia rozwiązania z pracownikiem ostatniego stosunku pracy Resort uwzględni tę uwagę w ostatecznej wersji projektu
M.in. Pracodawcy RP Obowiązek wydawania pracownikom, po zakończeniu stosunku pracy, informacji o wysokości wynagrodzenia, będzie uciążliwy dla firm. Przepisy nie precyzują też, w jakiej formie miałaby być sporządzona taka informacja i jakie (dokładnie) dane miałaby zawierać Ministerstwo rezygnuje z wprowadzenia tego obowiązku. Firma nie będzie musiała wydawać zatrudnionym informacji o wysokości wynagrodzenia
M.in. Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji W razie przekształcenia dokumentacji papierowej w elektroniczną firma będzie musiała przekazać oryginały dokumentów pracowników (np. pocztą). Może to grozić utratą lub zniszczeniem akt w razie braku odbioru przesyłki przez zatrudnionego. Przepisy nie precyzują też, czy pracodawca będzie mógł zniszczyć dokumentację już po pierwszej, nieudanej próbie jej dostarczenia. Projekt uwzględni wspomniane wątpliwości. Sposób doręczenia akt oraz postępowanie w przypadku braku możliwości jego doręczenia zostaną uregulowane odpowiednio w ustawie lub w rozporządzeniu wykonawczym
M.in. Górnicza Izba Przemysłowo-Handlowa Należy przeanalizować, czy nowymi rozwiązaniami dotyczącymi przechowywania dokumentacji powinny być objęte branże, w których obowiązują wcześniejsze uprawnienia emerytalne (co wiąże się z koniecznością szczegółowych informacji o przebiegu zatrudnienia) Resort uwzględni tę uwagę. W przypadku konieczności zagwarantowania dłuższego przechowywania dokumentacji przepisy ustawowe będą mogły przewidywać takie wydłużenie (co do zasady dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat)
Pracodawcy RP Przy wydawaniu kopii z elektronicznych akt osobowych pracodawca ma jednocześnie przekazywać oświadczenie o ich prawdziwości pod rygorem odpowiedzialności karnej. Zdaniem zatrudniających to zbyt surowa sankcja za złożenie nieprawdziwego oświadczenia Uwaga zostanie uwzględniona. Pracodawca będzie zobowiązany jedynie do poświadczania zgodności wydanej kopii z posiadaną przez siebie dokumentacją