Działania następcze warto czasami przeprowadzić nietypowo. Czyli jak?

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa) wśród obowiązków nałożonych na podmioty, które muszą ją stosować, wymienia także podejmowanie działań następczych z należytą starannością. Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 6 ustawy musi to już wynikać z samej procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przypomnijmy, że działania następcze to „działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych”. Działania następcze podejmowane są jedynie w razie prawidłowego zgłoszenia, co potwierdza uzasadnienie do ustawy. Prawidłowe zgłoszenie to takie, które jest zgodne z procedurą zgłoszeń wewnętrznych oraz przepisami prawa.

Sygnalista, który decyduje się na przekazanie informacji o naruszeniu prawa, zwykle działa w zaufaniu do podmiotu prawnego i chce, żeby jego zgłoszenie zostało przyjęte i rozpoznane w sposób prawidłowy. Ciężar obowiązków dotyczących przyjęcia zgłoszenia i przeprowadzenia działań następczych spoczywa na osobie upoważnionej przez podmiot prawny na podstawie art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy. Można powiedzieć, że stanowi ona kręgosłup całego procesu i z pewnością jest jego niezbędnym ogniwem. Musi działać prawidłowo, aby zapewnić zabezpieczenie interesów sygnalisty, a także podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa.

Klasyczne…

Podstawowe działania, jakie należy podjąć, to weryfikacja i ocena zgłoszenia. Trzeba sprawdzić przedstawione przez sygnalistę okoliczności oraz dowody. Ewentualnie – jeśli jest to możliwe – dopuszczalny jest kontakt z sygnalistą. Etap ten stanowi dodatkową i pogłębioną ocenę w związku z przyjęciem zgłoszenia. Osoba odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych powinna zidentyfikować osoby, które mogą mieć znaczenie dla sprawy – ewentualnych świadków, a może nawet osobę, która dopuściła się naruszenia.

Kolejnym etapem działań następczych jest ocena dotychczas otrzymanych danych pod kątem naruszenia prawa. Oznacza to analizę, np. zdjęć, dokumentów, wysłuchanie świadków oraz potencjalnych osób, które doprowadziły do naruszenia. Jest to właściwe postępowanie wyjaśniające i punkt kulminacyjny działań następczych.

Ostatecznie działania następcze powinny prowadzić do minimalizacji skutków naruszenia oraz przeciw działania wystąpieniu kolejnych nieprawidłowości. Warto, aby osoba podejmująca działania następcze podeszła do postępowania wyjaśniającego kompleksowo – nie tylko weryfikowała dane, które otrzymała, lecz także szukała luk systemowych np. w procedurach obowiązujących w danym podmiocie, i proponowała działania prewencyjne, które w przyszłości pozwolą uniknąć naruszeń. Z reguły przykładami takich systemowych luk są źle skonstruowane procedury postępowania sprzyjające powstaniu nieprawidłowości.

Przez cały ten proces trzeba zapewnić sygnaliście ochronę jego praw, przede wszystkim jego tożsamości, jeśli nie zgadza się na jej ujawnienie.

…i niestandardowe postępowanie po zgłoszeniu

Może się okazać, że „klasyczne” działania następcze nie pozwolą na pełne rozwiązanie sprawy lub – co gorsza – nie przesądzą o tym, jak zapobiec przyszłym naruszeniom. Wobec tego podmioty prawne powinny mieć szeroki wachlarz możliwości, które mogą zaoferować w związku z dokonanym zgłoszeniem. Jedną z nich jest symulacja dokonanego (lub podobnego) naruszenia. Może ona umożliwić wykrycie błędów, których uniknięcie w przyszłości nie pozwoli na wystąpienie naruszenia prawa. Symulacja powinna polegać na ćwiczeniu, które przeprowadzi osoba odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych w kontrolowanych warunkach i bez realnego naruszenia przepisów.

Kolejny sposób, który nie jest często stosowany, to monitoring stanowisk zagrożonych naruszeniem. Weryfikacja prawdopodobieństwa wystąpienia nieprawidłowości może zostać przeprowadzona za pomocą ankiet lub testów. Dane uzyskane z tego typu badań mogą posłużyć przeciwdziałaniu wystąpieniu błędów. Dodatkowo mogą stanowić element szkolenia zatrudnionych, którzy są narażeni na nieprawidłowe działanie.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy podmiot prawny zdecyduje się prowadzić klasyczne czy też mniej oczywiste działania następcze, kluczowe jest to, aby były one ukierunkowane na wykrycie nieprawidłowości oraz niedopuszczenie do ich ponownego wystąpienia. Warto zadbać o to, aby każde zgłoszenie pozwoliło na wyciągnięcie dodatkowych wniosków, a otwartość na zmiany systemowe spowodowała zmniejszenie liczby naruszeń w przyszłości. Osoba podejmująca działania następcze ma kluczowe znaczenie dla całego procesu i to od jej aktywności zależy skuteczność działań następczych. Jej rzetelne działanie jest niezbędne dla zabezpieczenia interesów podmiotu prawnego oraz zgłaszającego. To również ona będzie miała największą wiedzę o potencjalnych słabych punktach organizacji i może pomóc zmniejszyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości.