Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia podwładnym urządzeń i maszyn niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy, w tym telefonu czy laptopa. Przy czym nie tylko sam komputer jest własnością pracodawcy, ale także dane znajdujące się na sprzęcie w chwili jego powierzenia, jak i tworzone (lub otrzymywane) w trakcie pracy.
Jednocześnie powierzony pracownikowi sprzęt znajduje się pod kontrolą pracodawcy, a to oznacza, że może on narzucić sposób korzystania z niego przez pracowników oraz zagwarantować sobie sposób jego kontroli. Jak więc zaznacza GIODO>>, pracodawca ma prawo wglądu do zapisanych w komputerze informacji służbowych, a jeśli pracownik zabezpieczył je hasłem, to na żądanie pracodawcy musi je udostępnić.
W większości przypadków pracownik jest zresztą uprzedzony o ewentualnej kontroli, bowiem zapisy dotyczące użytkowania służbowego sprzętu (w tym zakresu używania go w celach prywatnych) powinny zostać wprowadzone do regulaminu pracy lub innych wewnętrznych regulacji, takie informacje pracodawca może również rozesłać pracownikom w formie e-maili, zamieścić w intranecie albo na tablicy ogłoszeń. Wreszcie zasady korzystanie ze służbowego sprzętu mogą znaleźć się w dodatkowych zapisach w umowie o pracę.
Uprzedzenie pracownika o ewentualnej kontroli jest tym bardziej potrzebne, że ani polskie sądy, ani Trybunał Sprawiedliwości UE (TSUE) nie są zgodne, jak dalece prawodawca może się posunąć, jeśli chodzi o kontrole pracownika.
- W każdym przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na kontrolowanie pracowników, powinien poinformować ich o zakresie i celu prowadzonej kontroli. Informacja taka powinna zostać przekazana odpowiednio wcześniej, jeszcze przed rozpoczęciem działań kontrolnych - podkreśla dr Edyta Bielak-Jomaa, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Z kolei kilka lat temu jeszcze MPiPS stało na stanowisku, że taka informacja nie jest potrzebna, jeśli pracodawca całkowicie zakazał pracownikom korzystania ze służbowych komputerów w celach prywatnych - wtedy zatrudniony powinien liczyć się z tym, że całość jego komputerowej aktywności ma charakter służbowy.
Bogusław Kapłon z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka zaznacza, że wobec niejasnej sytuacji w sprawie kontroli służbowego sprzętu przez pracodawcę regulamin warto mieć, służy on bowiem jako zabezpieczenie w przypadku protestów pracownika. Jednak, zdaniem eksperta ds. prawa pracy, pracodawca nie musi informować pracownika, jeśli chce na przykład podczas jego nieobecności otworzyć jego komputer, jednak pod pewnymi warunkami. - Nasuwa się tutaj analogia do kiedyś używanej szafki w pracy, która pomimo że służbowa, służyła też do przetrzymywania rzeczy prywatnych. Podobnie w przypadku komputera, większość pracowników przechowuje tam także prywatne dane. I tu pojawia się pułapka w postaci tajemnicy korespondencji - mówi Kapłon.
O tym, że za korzystanie z internetu w pracy można zostać zwolnionym przeczytasz tutaj>>
A prawo do prywatności i tajemnica korespondencji należą do pracowniczych uprawnień. Dlatego pracodawca nie ma prawa zapoznawać się z prywatnymi treściami zapisanymi na komputerze (pliki, zdjęcia, prywatne e-maile zarówno na służbowej, jak i prywatnej skrzynce), a jeśli ma to miejsce, szef powinien zachować ich treść dla siebie. Dokładnie o granicach kontroli pracownika przez pracodawcę dowiesz się tutaj>> Potwierdza to między innymi rekomendacja Komitetu Ministrów Rady Europy, zgodnie z którą pracodawca może co prawda monitorować komunikację elektroniczną pracowników, ale już rozmowy czy e-maile prywatne nie mogą być sprawdzane w żadnych okolicznościach. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj>>