PROBLEM: Zatrudniony jest wynagradzany według systemu prowizyjnego. Wynagrodzenie jest ustalane w stawce procentowej od wysokości obrotu działu sprzedaży. Otrzymuje też stały dodatek stażowy – 300 zł. Od 1 sierpnia br. pracownik będzie pobierał ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych (zasięg 500 km, stawka za 1 km to 0,95 zł) oraz ekwiwalent za używanie własnego komputera do pracy (laptop). Firmowy sprzęt uległ awarii, więc pracownik zaproponował korzystanie ze swojego. Jak taki ekwiwalent wyliczyć, by nie podlegał opodatkowaniu i składkom ZUS? Jak będzie wyglądać lista płac przy założeniu, że wynagrodzenie pracownika za sierpień wyniesie 4200 zł, a ekwiwalent sprzętowy – 50 zł?
Ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu dla potrzeb pracodawcy w tym przypadku będzie częściowo podlegał oskładkowaniu ze względu na wyższą niż urzędowa stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Z kolei ekwiwalent za używanie własnego komputera do pracy najlepiej skalkulować w oparciu o stawkę amortyzacyjną ustaloną dla tego rodzaju urządzenia.
Ryczałt za używanie auta
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli czy motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. Jest ona zawierana między pracodawcą a pracownikiem na warunkach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Reklama
Samochód nie musi być własnością lub współwłasnością podwładnego. O jazdach lokalnych można zaś mówić wtedy, gdy odbywają się na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika albo na terenie kilku miejscowości, ale leżących w tej samej gminie. Dlatego ważne jest miejsce świadczenia pracy określone w umowie o pracę. Jeżeli wskazano w niej konkretne miasto, np. Opole, to tylko poruszanie się po tej miejscowości będzie traktowane jako jazdy lokalne. Z kolei jeśli w umowie wskazano jako miejsce świadczenia pracy gminę Opole, to jazdami lokalnymi będzie poruszanie się po miejscowościach tej gminy. Jeżeli pracownik wyjeżdża poza miejscowość wykonywania pracy na polecenie przełożonego, to mamy do czynienia z podróżą służbową rozliczaną na innych zasadach i na podstawie odrębnych przepisów.

Reklama
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:
a) 0,5214 zł – gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm sześc.
b) 0,8358 zł – gdy pojemność skokowa silnika wynosi powyżej 900 cm sześc.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście. Limit ten nie może przekroczyć:
1) 300 km – w mieście/gminie do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – gdy liczba mieszkańców w mieście/gminie wynosi ponad 100 tys. do 500 tys.,
3) 700 km – gdy liczba mieszkańców w mieście/gminie wynosi od 500 tys.
Podane limity to wartości maksymalne. Pracodawca może wyznaczyć niższą pulę kilometrów, np. 200 km w gminie liczącej do 100 tys. zamieszkałych.
Zwrot kosztów używania auta do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn ustalonej stawki za kilometr przebiegu odpowiedniej do pojemności skokowej silnika i miesięcznego przyznanego limitu kilometrów. Zwrotu dokonuje się po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Powinno ono zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z racji choroby, urlopu, podróży służbowej lub innego powodu, a także liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodów wyżej wymienionych. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Zmniejszenie należności
Pracownik otrzymuje ryczałt pieniężny w wysokości 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł). W lipcu 2017 r. przez pięć dni był na urlopie wypoczynkowym. Ryczałt za lipiec po pomniejszeniu wynosi 322,90 zł. Wynika to z wyliczenia:
417,90 zł x 1/22 = 19 zł
19 zł x 5 dni = 95 zł (kwota zmniejszenia ryczałtu za dni urlopu)
417,90 zł – 95 zł = 322,90 zł
Opodatkowanie i oskładkowanie
Miesięczny ryczałt pieniężny jest przychodem ze stosunku pracy, mimo że nie stanowi przysporzenia, lecz tylko zwrot ponoszonych na rzecz pracodawcy kosztów eksploatacyjnych.
Ryczałt jest w całości wyłączony z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, pod warunkiem że nie przekracza kwot ustalonych przy zastosowaniu urzędowych stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Jeśli więc pracodawca zastosuje inną stawkę niż określona w rozporządzeniu, czyli wyższą, to kwota stanowiąca nadwyżkę ponad część zwolnioną podlega oskładkowaniu. Ponadto oskładkowany będzie również ryczałt w tej części, która stanowi niedokonanie zmniejszenia o 1/22. Zatem jeśli pracownik miał nieobecności lub nie korzystał w niektórych dniach z samochodu i jego ryczałt powinien być obniżony, a nie został, to zwolniony ze składek jest tylko ryczałt obliczony z zastosowaniem obniżenia.
W opisanym przypadku ryczałt będzie zwolniony do wysokości 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł). Pozostała część, tj. 57,10 zł, podlega oskładkowaniu (500 km x 0,95 zł = 475 zł – 417,90 zł = 57,10 zł).
Inaczej jest z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wolny od PIT jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w jazdach lokalnych w formie ryczałtu, ale tylko jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie obejmuje wówczas ryczałt ustalony przy zastosowaniu odgórnych stawek za kilometr przebiegu pojazdu.
Zwolnienie podatkowe jest więc adresowane jedynie do niewielu grup zawodowych, np. pracowników służby leśnej, pomocy społecznej. W przypadku pozostałych pracowników ryczałt podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych jako przychód ze stosunku pracy (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 16 września 2016 r., nr ITPB2/4511-573/16-1/AB, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 28 lutego 2017 r., sygn. akt I SA/Gl 1443/16).
Pieniądze od pracodawcy
Prawo pracy nie określa, jak ustalać wysokość ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu pracownika przy wykonywaniu pracy. Ustalając taki ekwiwalent, można się jednak odwołać do przepisów kodeksu pracy dotyczących telepracowników. Tym, którzy używają własnego sprzętu, przysługuje na podstawie odrębnej umowy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej w oparciu o normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 par. 3 kodeksu pracy).
Wolne od podatku dochodowego oraz składek na ZUS są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność. Aby zwolnienie miało zastosowanie:
● świadczenie musi spełniać cechy ekwiwalentu i mieć formę pieniądza,
● wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom; musi więc zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
● narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną wszelkimi dowodami, np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być pracownikowi np. użyczony przez osoby trzecie lub mu wynajęty),
● narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Ekwiwalent zapewnia pracownikowi pewną rekompensatę kosztów w danym okresie i można tu przyjąć z góry określoną sumę, która spełni te przesłanki.
W praktyce dobrym sposobem ustalenia ekwiwalentu pieniężnego jest zastosowanie przepisów podatkowych z zakresu amortyzacji, która oznacza koszt związany ze stopniowym zużywaniem się danego składnika majątku w pewnym okresie. Kwota ekwiwalentu odpowiada wartości odpisu amortyzacyjnego obliczonego metodą liniową. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej z dnia przyjęcia sprzętu do używania przy wykonywaniu pracy. Innym sposobem jest podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych i podzielenie stawki przez liczbę godzin pracy z laptopem w danym miesiącu. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
Jak ustalić ekwiwalent
I sposób: Pracownik wycenił sprzęt na 2000 zł. Roczny odpis według 30-proc. stawki amortyzacyjnej dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 600 zł, a miesięczny 50 zł [(2000 zł x 30 proc.) : 12].
II sposób: Strony ustaliły, że pracownik będzie wykorzystywał własnego laptopa od sierpnia do grudnia 2017 r. Jego wartość rynkowa to 3500 zł. W sierpniu komputer był wykorzystywany przez 50 godzin. Ekwiwalent za sierpień wynosi:
3500 zł : 5 miesięcy = 700 zł
700 zł : 50 godzin = 14 zł
Lista płac za sierpień 2017 r.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 5025 zł 4200 zł + 300 zł + 475 zł + 50 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 624,78 zł – podstawa wymiaru – 4557,10 zł (4200 zł + 300 zł + 57,10 zł) – składka emerytalna – 4557,10 zł x 9,76 proc. = 444,77 zł – składka rentowa – 4557,10 zł x 1,5 proc. = 68,36 zł – składka chorobowa – 4557,10 zł x 2,45 proc. = 111,65 zł –łączna kwota składek społecznych – 624,78 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 353,91 zł 304,75 zł – podstawa wymiaru – 3932,32 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 624,78 zł) 3932,32 zł x 9 proc. = 353,91 zł 3932,32 zł x 7,75 proc. = 304,75 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 412 zł Przychód do opodatkowania – 4975 zł (4200 zł + 300 zł + 475 zł) – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 4239 zł [4975 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 624,78 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] – zaliczka do US – 412 zł [(4239 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 716,69 zł (zaliczka na podatek) – 304,75 zł (składka zdrowotna) = 411,94 zł]
Kwota do wypłaty 3634,31 zł 5025 zł – (624,78 zł – 353,91 zł – 412 zł)
Podstawa prawna
Art. 6711 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 13, pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 9, 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).