Pracodawcy coraz częściej wykorzystują zdjęcia podwładnych w wewnętrznych sieciach firmowych. Wielu z nich zastanawia się nad legalnością takiego postępowania, bo na razie prawo i orzecznictwo sądowe milczą na ten temat. Po raz pierwszy swoje stanowisko w tym zakresie przedstawia generalny inspektor ochrony danych osobowych.
Rosnąca świadomość prawna pracowników oraz kampanie edukacyjne prowadzone przez organ odpowiedzialny za problematykę ochrony danych osobowych sprawiają, że pracodawcy przywiązują coraz większą uwagę do przestrzegania przepisów w tym zakresie. Widać to m.in. po wciąż wysokiej liczbie zapytań (mimo tendencji spadkowej) kierowanych przez nich do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). INFOGRAFIKA
– Przedsiębiorcy dzielą się z nami swoimi wątpliwościami co do praktycznego zastosowania przepisów ustawowych dotyczących ochrony danych osobowych na płaszczyźnie ich relacji z pracownikami – wskazuje Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor zespołu rzecznika prasowego GIODO.
Reklama
Rosnąca liczba wątpliwości co do praktycznego zastosowania przepisów o ochronie danych osobowych pracownika wynika również z rozwoju nowoczesnych technologii, w ramach których takie informacje są przetwarzane. Prawo nie zawsze za tymi procesami nadąża. Tymczasem systemy informatyczne ułatwiają zbieranie danych, a co za tym idzie – skłaniają pracodawców do zwiększania bazy informacji o pracownikach. Muszą jednak uważać, by nie naruszyć przy tym praw swoich podwładnych.
Wątpliwości dotyczące publikacji

Reklama
Jednym z zagadnień, które wywołuje najwięcej problemów, jest kwestia publikacji zdjęć pracowników w intranecie, a więc wewnętrznej sieci firmowej, która jest wykorzystywana do komunikacji pracodawcy z podwładnymi, np. w zakresie informacji o firmowych imprezach, wewnętrznie obowiązujących aktach prawnych czy świadczeniach socjalnych. Częścią intranetu jest często książka adresowa obejmująca wszystkich pracowników. A w niej obok imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej i telefonu pracownika znajduje się również jego zdjęcie. Pracodawcy chętnie wynajmują fotografów, którzy wykonują sesję dla wszystkich pracowników, a zdjęcia następnie są umieszczane w intranecie. Rozwiązanie to najczęściej jest stosowane w dużych firmach z wieloma oddziałami na terenie całego kraju. W takiej sytuacji zdjęcia niewątpliwie wspierają procesy komunikacyjne wewnątrz firmy, bo pozwalają pracownikom zobaczyć, z kim prowadzą rozmowę przez telefon, czy też prowadzić korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Z innej jednak strony, jak to w wielu dziedzinach bywa, to, co praktyczne, nie zawsze idzie w parze z przepisami. Trzeba zaś pamiętać, że problem ochrony wizerunku pracownika pojawia się nie tylko w kontekście publikacji fotografii na stronie WWW firmy, lecz także w intranecie. Czy pracodawca może dokonać takiej publikacji bez akceptacji ze strony podwładnego, czy też jednak musi dostać zgodę, a jeśli tak, to czy może być ona dorozumiana, czy też powinna być wyrażona wprost?
Okazuje się, że odpowiedź na te pytania nie jest prosta. Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie odnoszą się bowiem do tego zagadnienia. Brakuje również stosownego orzecznictwa sądowego. Z kolei przedstawiciele doktryny różnią się w ocenie prawnej tego zagadnienia. Jedni wskazują, że zgoda nie jest konieczna, a drudzy radzą pobierać stosowne oświadczenie od pracownika. W konsekwencji praktyka pracodawców jest skrajnie różna. Ta dowolność nie jest jednak czymś komfortowym dla pracodawców, bo koniec końców może się okazać, że określony sposób postępowania narusza zasady ochrony wizerunku pracownika.
– Wśród pytań kierowanych do nas przez przedsiębiorców problematyka publikacji zdjęć w intranecie znajduje się w czołówce – przyznaje Małgorzata Kałużyńska-Jasak z Biura GIODO.
Na naszą prośbę Biuro GIODO przedstawiło stanowisko dotyczące tego zagadnienia. STANOWISKO GIODO Jest to pierwsza tak kompleksowa opinia organu ochrony danych osobowych poświęcona kwestii publikacji fotografii pracowników w intranecie. I choć nie ma ona charakteru wiążącego dla pracodawców, to może stanowić istotną wskazówkę interpretacyjną w odniesieniu do zrozumienia przepisów o ochronie danych osobowych.
Zgoda wymagana czy nie
O ocenę stanowiska GIODO zapytaliśmy ekspertów. I jak się okazuje, podzielają oni opinię zaprezentowaną przez organ ochrony danych osobowych. Podkreślają przy tym, że w obecnym stanie prawnym pozyskiwanie zgody pracownika na publikację zdjęcia w intranecie nie jest konieczne. Jednocześnie jednak negatywnie oceniają to, że wspomniane stanowisko wynika nie wprost z przepisów, ale zostało wyinterpretowane z ogólnych reguł ochrony danych osobowych oraz wizerunku pracowników. Dlatego też dostrzegają potrzebę stosownej nowelizacji kodeksu pracy. KONFRONTACJA S. C14
Wśród pytań kierowanych do nas przez przedsiębiorców problematyka publikacji zdjęć w intranecie znajduje się w czołówce
WAŻNE To pierwsza tak kompleksowa opinia GIODO dotycząca kwestii publikacji fotografii pracowników w intranecie. Mimo że nie ma ona charakteru wiążącego, może jednak stanowić istotną wskazówkę interpretacyjną dla pracodawców przy wyjaśnianiu przepisów o ochronie danych osobowych.
Wykorzystywanie zdjęcia zatrudnionego czy jego podobizny w innej formie musi być zgodne nie tylko z przepisami o ochronie danych osobowych, lecz także tymi dotyczącymi dóbr osobistych. To, jakie warunki musi spełnić pracodawca, w głównej mierze zależy od celu, w jakim wizerunek ma być używany.
Ochrona wizerunku pracownika to jedna z problematycznych kwestii na gruncie regulacji przetwarzania danych osobowych. W art. 221 k.p., który jest podstawowym przepisem upoważniającym pracodawcę do przetwarzania określonych danych osobowych pracownika, nie wymienia się zdjęcia podwładnego jako informacji, którą może zbierać pracodawca. Przepisów legalizujących jego używanie trzeba więc szukać gdzie indziej. Przy czym sytuacja będzie się różnić w zależności od sposobu wykorzystania zdjęcia.
Wizerunek pracownika przedstawiony na fotografii jest bowiem chroniony dwutorowo. Z jednej strony jako dobro osobiste – wizerunek – o którym mowa w art. 23 kodeksu cywilnego. Z drugiej strony, w sytuacji gdy fotografia jest zamieszczana razem z imieniem i nazwiskiem osoby na niej występującej, to wraz z nimi stanowi dane osobowe podlegające ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych, co z kolei sprawia, że przetwarzanie takiego zdjęcia może się odbywać jedynie w zakreślonych prawem granicach (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 listopada 2009 r., sygn. akt I OSK 667/09).
Zdjęcie w CV
Wspomniany już art. 221 k.p. w par. 1 wskazuje, jakich danych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Przepis ten dotyczy więc informacji pozyskiwanych w postaci życiorysu składanego przez kandydata (CV) oraz w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Wśród tych danych znajdują się imię, nazwisko, imiona rodziców (ale już nie ich nazwiska rodowe), data urodzenia, adres do korespondencji, a także – co oczywiste – wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Nie oznacza to jednak, że starający się o zatrudnienie kandydat nie może przekazać potencjalnemu pracodawcy więcej materiałów o sobie, w tym zdjęcia, którego załączanie do CV jest częstą praktyką. W takiej sytuacji stosuje się ogólną zasadę wynikającą z przepisów o ochronie danych osobowych. Przesłanką legalizującą przetwarzanie danych jest wówczas zgoda kandydata do pracy. Musi ona jednak mieć charakter całkowicie dobrowolny, a zatem przedsiębiorca nie może w ogłoszeniu o pracę nakazać dostarczenia CV ze zdjęciem. Inicjatywa zamieszczenia w dokumentach aplikacyjnych fotografii musi wyjść od samego kandydata.
Często popełnianym błędem jest przyjęcie, że zdjęcie z CV pracodawca może później wykorzystać np. do zamieszczenia go na swojej stronie internetowej w zakładce poświęconej pracownikom, o ile oczywiście zatrudni daną osobę. Nic bardziej mylnego. Taka praktyka jest niedopuszczalna, bo zamieszczona przez kandydata zgoda z CV z reguły nie obejmuje przetwarzania danych w celu innym niż rekrutacja. W takiej sytuacji dane z CV, w tym zdjęcie, powinny zostać wykorzystane tylko w celu rozstrzygnięcia naboru (decyzja GIODO z sierpnia 2014 r., sygn. akt DOLiS/DEC-791/14/61884).
Podobizna w internecie
Z powyższego wynika, że wykorzystanie zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy wymaga uzyskania zgody zainteresowanego. W przeciwnym razie pracodawca mógłby się narazić na zarzut bezprawnego przetwarzania danych osobowych swojego podwładnego.
Taki stan rzeczy wynika z tego, że zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Zezwolenie nie jest co do zasady wymagane, gdy dana osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie, a także gdy chodzi o osobę powszechnie znaną, a jej wizerunek utrwalono w związku z pełnieniem przez nią funkcji politycznych, społecznych lub właśnie zawodowych, jak również w sytuacji, gdy dana osoba stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie czy publiczna impreza.
Publikacja zdjęć w internecie niewątpliwie stanowi rozpowszechnianie wizerunku, ponieważ dostęp do strony internetowej firmy i informacji na niej umieszczonych może mieć bliżej nieokreślony krąg osób – internautów.
Niewątpliwie pracodawca ma obowiązek pozyskać zgodę pracownika na publikację jego zdjęć na stronie przedsiębiorstwa. W tym zakresie wykształciła się już jednolita linia orzecznicza zarówno na poziomie GIODO, jak i sądów powszechnych. Te ostatnie nierzadko za naruszenie opisywanych regulacji przyznają zadośćuczynienia, z reguły od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
Zgoda może być wyrażona przez pracownika w dowolnej formie. Oczywiście dla celów dowodowych najlepiej, aby została wyrażona na piśmie, ale również jej występowanie pod innymi postaciami – np. w formie ustnej – nie jest wykluczone. RAMKA 1
Trzeba również pamiętać, że w przypadku zdjęć pracowników publikowanych na firmowej stronie WWW obowiązuje zasada adekwatności przetwarzania danych osobowych. A więc nawet działając na podstawie zgody pracownika, pracodawca może umieścić zdjęcie osoby na stronie internetowej jedynie na czas trwania zatrudnienia. W momencie, gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu, fotografia powinna być usunięta, by internauta nie mógł – wchodząc na stronę – zidentyfikować danej osoby, jako pracownika firmy (decyzja GIODO z 9 czerwca 2009 r., sygn. akt DOLiS/DEC-515/09).
! Zarówno u GIODO, jak i w sądach powszechnych wykształciła się już jednolita linia orzecznicza, wedle której pracodawca ma obowiązek pozyskać zgodę pracownika na publikację jego zdjęć na stronie przedsiębiorstwa. W razie jej braku zatrudniony może uzyskać zadośćuczynienie w wysokości od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
RAMKA 1
Zgoda nie musi być pisemna
Jeśli wystąpią wątpliwości co do tego, czy zgodę wyrażono, decydujące mogą okazać się okoliczności sprawy. Tak było, przykładowo, w przypadku rejestratorki zatrudnionej w firmie medycznej. Po odejściu z pracy zażądała zadośćuczynienia za publikację zdjęć bez jej zgody na stronie internetowej firmy. Przekonywała sąd, że została zmuszona do udziału w sesji zdjęciowej, z której materiały wykorzystano później na stronie firmy. Sąd nie dał wiary tym tłumaczeniom. Wskazał, że pracownica przed sesją została poinformowana o przeznaczeniu zdjęć, wzięła w niej udział, pozwoliła wykonać sobie pozowane zdjęcia, a co więcej, przez dwa lata nie sprzeciwiała się ich umieszczeniu na stronie, z którą stykała się w codziennej pracy. Dopiero po odejściu z firmy podjęła kroki prawne, co dziwi, bo jeśli uważała, że ktoś naruszył jej prawa, to powinna zareagować od razu. Sąd uznał, że zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku może być udzielone w formie dowolnej, a realia sprawy potwierdzają, że taka zgoda została wyrażona przez pracownicę (por. wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 27 czerwca 2014 r., sygn. akt I ACa 633/14).
Przetwarzanie danych osobowych w zatrudnieniu
Kwestia wizerunku pracownika nie jest oczywiście jedyną z zakresu ochrony danych osobowych, która pojawia się w relacjach na linii pracodawca – podwładny. Przypominamy więc inne dyskusyjne zagadnienia z ostatnich lat. W przeciwieństwie do publikacji zdjęć w intranecie zostały one już rozstrzygnięte w ramach praktycznego zastosowania przepisów przez GIODO i sądy
Liczne zapytania kierowane przez pracodawców do GIODO wynikają m.in. z braku odpowiednich uregulowań dotyczących ochrony danych osobowych na gruncie prawa pracy. Na tym tle co rusz ujawniają się problematyczne kwestie co do możliwości i warunków przetwarzania określonych danych osobowych podwładnych (dotyczące nie tylko wykorzystywania ich wizerunku). Aktywność przedsiębiorców w tym zakresie nie powinna dziwić, gdyż nierzadko subtelna różnica w odniesieniu do celu, dla jakiego przetwarza się dane pracownika, zupełnie zmienia podstawę prawną dokonywania takich operacji. Przykładowo, o ile pracodawca nie musi pytać pracownika o zgodę na przekazanie jego danych w ramach zgłoszenia do powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS i NFZ), o tyle w odniesieniu do dodatkowo zakupywanych przez pracodawcę prywatnych ubezpieczeń medycznych taka zgoda zatrudnionego jest niezbędna.
Jeszcze bardziej skomplikowana jest sytuacja pracodawców z sektora publicznego, którzy w odniesieniu do danych pracowników często muszą balansować na granicy prawa do prywatności i prawa do informacji publicznej. Bogate orzecznictwo sądowe w tym zakresie wskazuje, że często tacy zatrudniający zbyt pochopnie podążają w kierunku ochrony prywatności.
Dane biometryczne
Jednym z głośnych problemów ostatnich lat była kwestia identyfikacji biometrycznej pracowników. Zarówno GIODO, jak i sądy konsekwentnie wskazują, że stosowanie tego typu metody w świetle obecnie obowiązujących przepisów jest niedopuszczalne. Przesłanką legalizującą przetwarzanie danych biometrycznych nie może być również zgoda pracownika. Istnieje bowiem ryzyko, że taka zgoda nie byłaby wyrażona na zasadzie dobrowolności w związku z nierównością stron w stosunkach pracy, ponieważ pracodawca ma przewagę ekonomiczną nad pracownikiem. Tymczasem w zakresie danych osobowych naczelną zasadą jest, że zgoda musi być dobrowolna. W przeciwnym razie można by skutecznie kwestionować jej wyrażenie, argumentując, że jest wadliwym oświadczeniem woli.
Ponadto uważa się, że wykorzystanie danych biometrycznych jest nieadekwatne do celów, dla jakich miałyby być one przetwarzane. Ewidencję czasu pracy można bowiem prowadzić bez konieczności tak daleko idącego pozyskiwania danych od podwładnych (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 września 2011 r., sygn. akt I OSK 1476/10).
Identyfikatory pracowników
O ile pracodawcy nie mogą korzystać z biometrii, o tyle nie ma przeciwwskazań do stosowania identyfikatorów i nakazania noszenia ich przez pracowników w czasie przebywania na terenie zakładu pracy. Organ ochrony danych osobowych niejednokrotnie wskazywał, że takie imienne identyfikatory mogą stanowić element organizowania porządku pracy w zakładzie. Obowiązek ich stosowania jako narzędzi do ewidencjonowania czasu pracy powinien być jednak odnotowany w regulaminie pracy wprowadzanym przez pracodawcę na podstawie art. 104 par. 1 k.p.
Upublicznienie innych informacji
W przeciwieństwie do zdjęć zawierających wizerunek pracownika pracodawca może bez zgody podwładnego publikować na swojej stronie internetowej jego imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, a także numer służbowego telefonu czy też adres służbowej skrzynki mailowej. Tego typu dane są bowiem bezpośrednio związane z wykonywaną pracą.
Dziś jest to już oczywiste, ale kilkanaście lat temu zagadnienie to było kontrowersyjne, wobec czego jego rozstrzygnięciem zajął się nawet Sąd Najwyższy (w wyroku z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 590/02). Stwierdził on wówczas, że najistotniejszym składnikiem zakładu pracy są ludzie, dlatego zakaz ujawniania podstawowych danych o nich lub też wprowadzenie konieczności pozyskiwania stosownej zgody sparaliżowałoby pracę w przedsiębiorstwie. Pracodawca nie mógłby bowiem np. upubliczniać potencjalnym klientom kontaktów do swoich pracowników, którzy mogą zająć się sprawą zamówienia.
Monitoring w zakładzie
GIODO jest przychylny pracodawcom również w odniesieniu do tematu monitorowania pracy podwładnych. Co prawda w tym zakresie, jak wspomniał dr Arwid Mednis, brakuje kompleksowych regulacji prawnych, ale organ ochrony danych osobowych wskazuje, że pracodawca może stosować monitoring wizyjny (kamery w zakładzie pracy), jak również śledzić ruchy pracownika w czasie pracy na służbowym komputerze, a nawet poznać treść służbowej korespondencji elektronicznej. To wszystko pod tymi jednak warunkami, że zanim pracodawca zastosuje tego typu monitoring, poinformuje o tym podwładnego, a także nie będzie kontrolował prywatnej korespondencji, nawet jeśli ta przyjdzie na służbową skrzynkę mailową. RAMKA 2
RAMKA 2
ETPC: pracodawca może monitorować korespondencję pracownika
Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu 12 stycznia 2016 r. wydał wyrok, w którym potwierdził, że pracodawca ma prawo przeglądać zawartość poczty służbowej pracownika w takim zakresie, w jakim jest to uzasadnione ochroną interesów (sprawa Barbulescu przeciwko Rumunii, sygn. 61496/08). To pierwsze takie orzeczenie sądowe dotyczące kwestii monitorowania korespondencji pracownika (orzecznictwa na ten temat brakuje i w Polsce, i w Europie). Wyrok ETPC niejako legitymizuje dotychczasową praktykę przeglądania poczty służbowej – stanowisko w nim wyrażone jest zgodne z prezentowanym w tej materii przez GIODO.
Pokrótce, orzeczenie dotyczyło pracownika, który posługiwał się w pracy służbowym komunikatorem internetowym. Pracodawca w regulaminie zapisał wyraźny zakaz jego używania do celów prywatnych, a dodatkowo zatrudniony potwierdził to na piśmie. Po kontroli wiadomości wysyłanych przez pracownika okazało się jednak, że zakaz nie jest przestrzegany. Z tego powodu pracodawca rozwiązał z zatrudnionym umowę o pracę. Trybunał orzekł, że w sprawie tej nie doszło do naruszenia prywatności pracownika, bo pracodawca poinformował go, że komunikator może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, a zatrudniony to zaakceptował. Ponadto pracodawca dokonał kontroli wyłącznie w celu sprawdzenia, czy pracownik nie podejmuje w czasie pracy aktywności niezwiązanych z jego obowiązkami. Wreszcie zastosowane przez zatrudniającego środki były proporcjonalne do celu, wykorzystał on bowiem zapisy prywatnych rozmów pracownika wyłącznie jako dowód, że takie rozmowy były prowadzone (ich treść nie była analizowana przed sądem).