Projekt ustawy opublikowany przez Ministerstwo Cyfryzacji zakłada wprowadzenie instytucji monitoringu wizyjnego do kodeksu pracy. Sprawa ta nadal jest jednak dyskusyjna, a proponowane rozwiązania budzą wątpliwości.
Pod takim tytułem rozpoczynamy cykl artykułów przygotowywanych we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. W kolejnych wydaniach tygodnika Kadry i Płace będziemy szczegółowo omawiać zagadnienia związane z ochroną danych pracowników i kandydatów do pracy.
Cykl jest inspirowany licznymi zmianami w tym obszarze prawa (projektowanymi i przyjętymi). Już od 25 maja 2018 r. w państwach członkowskich UE, a tym samym również w Polsce będzie bowiem stosowane ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). A to wymusza dostosowanie do niego polskich regulacji, co ma nastąpić na mocy projektu ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy zawierającej przepisy ją wprowadzające (obydwie są obecnie na etapie projektów). Ta druga, co warto podkreślić, obejmie m.in. nowelizację kodeksu pracy.
Reklama
Dopuszczalność monitorowania pracowników przez pracodawcę to jedna z najbardziej problematycznych kwestii, z jaką borykają się pracodawcy. Obecne przepisy prawa nie regulują możliwości stosowania monitoringu, a wykorzystywanie go przez pracodawców wydaje się w pełni uzasadnione, choćby z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa w zakładzie pracy czy też wydajności i efektywności pracy.
Dotychczasowe przepisy i praktyka

Reklama
Obecnie kwestia monitorowania pracowników przez pracodawcę nie jest uregulowana w przepisach. Pewnych wskazówek w tym zakresie udziela jednak orzecznictwo, zwłaszcza Europejskiego Trybunału Praw Człowieka. [ramka poniżej]
Bărbulescu przeciwko Rumunii
Z punktu widzenia pracodawców jednym z najbardziej istotnych orzeczeń dotyczących monitoringu wydaje się być ostatnie orzeczenie ETPC w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr C-61496/08). Sprawa dotyczyła pracownika, który został zwolniony z pracy m.in. z uwagi na naruszenie zakazu używania komputera służbowego do celów prywatnych. Pracodawca zarzucił podwładnemu, że ten korzystał ze służbowego komunikatora internetowego do prowadzenia prywatnych rozmów. Pracownik odwołał się jednak do sądu, podnosząc, że zatrudniający naruszył jego prawo do prywatności. Ostatecznie sprawa trafiła do ETPC.
W wyroku z 12 stycznia 2016 r. trybunał nie przychylił się do stanowiska pracownika. Wskazał w szczególności, że nie można mówić o nadużyciu ze strony pracodawcy, jeśli jego działanie ograniczyło się wyłącznie do sprawdzenia, czy pracownicy w czasie pracy wykonują swoje obowiązki zawodowe. W jego ocenie pracodawca miał prawo przeglądać historię prywatnych rozmów na komunikatorze, gdyż zakładał, że mają one jedynie charakter służbowy, a nie prywatny. Wyrok ten dawał zatem pewną swobodę pracodawcom w zakresie monitorowania pracy pracowników.
Odmienne stanowisko zajęła już jednak Wielka Izba ETPC. W wyroku z 5 września 2017 r. wskazała, że przy ocenie dopuszczalności stosowania monitoringu i ewentualnego naruszenia prawa do prywatności pracowników należy przede wszystkim sprawdzić, czy pracownicy zostali uprzedzeni o tym, iż pracodawca może ich w ten sposób kontrolować, np. czytać ich korespondencję. Takie sprawdzenie nie miało jednak miejsca w przedmiotowej sprawie.
W praktyce przyjmuje się, że monitoring jest dopuszczalny, ale wyłącznie po spełnieniu przez pracodawcę określonych warunków. Powinien mieć ściśle sprecyzowany cel, któremu ma służyć prowadzona przez niego kontrola (przykładowo zapewnienie ochrony systemu i bezpieczeństwa przetwarzanych danych albo ochrona przed kradzieżą). Środki monitoringu muszą być adekwatne do założonego celu i nie mogą prowadzić do pozyskania informacji, które wykraczają poza niezbędny zakres służący temu celowi. Ponadto kluczowe jest uprzednie poinformowanie pracowników o stosowaniu monitoringu oraz niepodejmowanie przez pracodawcę działań, które naruszałyby ich prawa, wolności lub dobra osobiste.
Powołany wyrok ETPC w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (patrz ramka) zwraca szczególną uwagę właśnie na te warunki dopuszczalności stosowania przez pracodawców monitoringu. Odchodzi od udzielenia im swobody w zakresie stosowania różnych form kontroli, podkreślając przy tym istotę ochrony prawa do prywatności pracowników. Pracodawcy powinni zatem rozważnie stosować określone środki monitoringu, a szczególnie zwracać uwagę, czy możliwe jest użycie środków mniej ingerujących w prywatność pracowników oraz czy mają oni w ogóle świadomość tego, że pracodawca stosuje wobec nich jakąkolwiek formę kontroli. W przeciwnym wypadku może narazić się na zarzut stosowania niedopuszczalnej i nieuzasadnionej inwigilacji pracowników.
RODO i projekt nowych regulacji
Rozporządzenie 2016/679 przyjęte przez Parlament Europejski i Radę UE 27 kwietnia 2016 r., czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które będzie bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich od 25 maja 2018 r., nie odnosi się wprost do kwestii stosowania przez pracodawców monitoringu wobec pracowników. W art. 88 daje ono jednak państwom członkowskim swobodę decyzji odnośnie do zawarcia w przepisach krajowych lub porozumieniach zbiorowych szczegółowych regulacji, które zapewniałyby ochronę praw i wolności przy przetwarzaniu danych pracowników bądź kandydatów do pracy. RODO wskazuje, że jeśli państwo członkowskie zdecyduje się na takie regulacje, to wprowadzone przepisy muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych – również w kontekście stosowanych systemów monitorujących w miejscu pracy. Regulacja ta stanowi zatem furtkę do wprowadzenia odrębnych, bardziej szczegółowych przepisów dotyczących ochrony danych pracowniczych. Przejawem skorzystania z tej możliwości jest opublikowany przez Ministerstwo Cyfryzacji projekt zmian do kodeksu pracy, w którym proponuje się uregulowanie m.in. kwestii monitoringu pracowników w miejscu pracy.
Projekt ogranicza się jednak wyłącznie do monitoringu wizyjnego. Ten ma być dopuszczalny, jeśli jego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia bądź zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Projektowane regulacje wykluczają natomiast jego użycie jako środka kontroli nad wykonywaniem pracy przez pracowników.
Monitoring ma polegać na wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. To pracodawca zdecyduje o jego wprowadzeniu – nie będzie to w żaden sposób uzależnione od zgody pracowników. Warunkiem dopuszczalności stosowania monitoringu będzie jednak konieczność uprzedniego poinformowania pracowników o jego wdrożeniu (co najmniej na 14 dni przed zastosowaniem takiej formy kontroli).
Art. 22 4 k.p. w projektowanym brzmieniu:
Par. 1. Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca podejmuje decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za koniczne. Monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika.
Par. 2. (...)
Par. 3. (...)
Par. 4. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy informuje go o stosowaniu monitoringu.
Nieracjonalne ograniczenie
Próbę regulacji kwestii monitoringu w kodeksie pracy należy ocenić pozytywnie. Jednak samo ograniczenie możliwości stosowania monitoringu wizyjnego przez wskazanie, że nie może on stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika, już niekoniecznie. Z punktu widzenia pracodawców wydaje się, że właśnie to postanowienie będzie miało najbardziej doniosłe znaczenie w praktyce. Dotychczas bowiem często korzystali z różnych form monitoringu, uzasadniając to m.in. koniecznością zweryfikowania, czy pracownicy faktycznie efektywnie wykonują swoje obowiązki w czasie pracy. Jeśli chodzi o monitoring wizyjny, to taka forma kontroli była wykorzystywana przykładowo wobec pracowników magazynów lub fabryk. Ograniczenie monitoringu wyłącznie do sprawdzenia przez pracodawcę, czy pracownicy nie wynoszą z terenu zakładu pracy jego mienia, wydaje się nieracjonalne.
Możliwe zagrożenia
Z drugiej jednak strony ze stosowaniem monitoringu wizyjnego wiążą się pewne ryzyka, na które zwróciła uwagę Grupa Robocza art. 29 w opinii 2/2017 dotyczącej przetwarzania danych w miejscu pracy wydanej 8 czerwca 2017 r. Podstawowym zagrożeniem wynikającym ze stosowania przez pracodawców tej formy nadzoru jest możliwość ciągłego śledzenia zachowań pracownika w różnych miejscach, przy użyciu różnych urządzeń i praktycznie bez ograniczeń czasowych. Grupa Robocza art. 29 w swojej opinii zwraca też uwagę na nowe technologie – coraz tańsze, a tym samym coraz łatwiej dostępne dla pracodawców – umożliwiające zdalny dostęp do danych z kamer (np. za pośrednictwem telefonów komórkowych albo tabletów). Jednocześnie technologie te ingerują coraz mocniej w prywatność pracowników choćby dlatego, że są mniej widoczne (w przeciwieństwie do np. tradycyjnych kamer) i mają zdolność do gromadzenia ogromnych ilości danych. Grupa Robocza art. 29 podkreśla również znaczenie nowych technologii, które umożliwiają analizowanie danych z nagrań wideo. Chodzi tutaj przykładowo o systemy wykrywania i rozpoznawania twarzy, które monitorują wyraz twarzy pracownika i identyfikują odchylenia od wcześniej zdefiniowanych wzorców ruchu lub ekspresji. Oczywiście wiąże się to z przetwarzaniem danych biometrycznych, co z uwagi na ich wyjątkowy charakter podlega szczególnej ochronie. Abstrahując już od tego, czy przetwarzanie danych pozyskanych na skutek stosowania monitoringu wizyjnego z wykorzystaniem systemu rozpoznawania twarzy pracowników byłoby proporcjonalne i niezbędne, to wydaje się, że gdyby pracodawca zdecydował się na taką formę kontroli pracowników, byłoby już konieczne uzyskanie ich zgody. Mowa bowiem o przetwarzaniu ich danych biometrycznych.