Generalny inspektor ochrony danych osobowych stale otrzymuje od przedsiębiorców liczne zapytania dotyczące przetwarzania danych pracowników. Ostatnio szczególnie dużo kierowanych do niego próśb o interpretacje dotyczy możliwości wykorzystywania wizerunku – najczęściej fotografii – pracowników w intranecie, czyli wewnętrznej sieci firmowej. Dotychczas GIODO nie zajmował oficjalnego stanowiska w tej materii – na naszą prośbę przedstawił jednak swoją opinię, którą dziś publikujemy.
Niektórzy pracodawcy mogą być zdziwieni, bo w ocenie organu ochrony danych osobowych udostępnienie wizerunku podwładnego w sieci intranet nie rządzi się takimi samymi zasadami jak wykorzystywanie go w internecie. GIODO wychodzi bowiem z założenia, że przy wykorzystywaniu zdjęcia w sieci wewnętrznej informacje o osobie, zawarte w jej wizerunku, nie wymagają tak silnej ochrony jak wtedy, gdy użycie fotografii następuje w sieci publicznej. Organ ochrony danych osobowych wskazuje, że zrobienie zdjęcia tylko na użytek firmowy i wykorzystywanie go w sieci wewnętrznej wyłącznie dla usprawnienia komunikacji w stosunkach służbowych może być uznane za usprawiedliwiony cel pracodawcy i na taki użytek zatrudniający nie musi pozyskiwać zgody zatrudnionego. Zainteresowani pracodawcy mogą więc czuć się usatysfakcjonowani, bo autorytet opinii GIODO niejako zdejmuje z nich obowiązek uzyskiwania od pracownika oświadczenia o zezwoleniu na użycie fotografii.
Niezwykle ważne jest również to, co możemy wyinterpretować ze stanowiska GIODO a contrario, a co stanowi istotną wskazówkę dla pracodawców – to, jakie warunki zatrudniający musi spełnić, aby wykorzystywać wizerunek pracownika, zależy przede wszystkim od celu tego wykorzystania. A to oznacza, że fotografia wykonana po to, aby zamieścić ją w intranecie nie może być już na tych samych zasadach – a więc bez zgody czy wyraźnego poinformowania pracownika – używana np. jako element ulotki lub identyfikatora służbowego czy też w profilu zatrudnionego udostępnianym na stronie internetowej firmy (np. w celu kontraktu z klientami).