Subskrybuj nas na Youtube
Generalny inspektor ochrony danych osobowych stale otrzymuje od przedsiębiorców liczne zapytania dotyczące przetwarzania danych pracowników. Ostatnio szczególnie dużo kierowanych do niego próśb o interpretacje dotyczy możliwości wykorzystywania wizerunku – najczęściej fotografii – pracowników w intranecie, czyli wewnętrznej sieci firmowej. Dotychczas GIODO nie zajmował oficjalnego stanowiska w tej materii – na naszą prośbę przedstawił jednak swoją opinię, którą dziś publikujemy.
/>
Niektórzy pracodawcy mogą być zdziwieni, bo w ocenie organu ochrony danych osobowych udostępnienie wizerunku podwładnego w sieci intranet nie rządzi się takimi samymi zasadami jak wykorzystywanie go w internecie. GIODO wychodzi bowiem z założenia, że przy wykorzystywaniu zdjęcia w sieci wewnętrznej informacje o osobie, zawarte w jej wizerunku, nie wymagają tak silnej ochrony jak wtedy, gdy użycie fotografii następuje w sieci publicznej. Organ ochrony danych osobowych wskazuje, że zrobienie zdjęcia tylko na użytek firmowy i wykorzystywanie go w sieci wewnętrznej wyłącznie dla usprawnienia komunikacji w stosunkach służbowych może być uznane za usprawiedliwiony cel pracodawcy i na taki użytek zatrudniający nie musi pozyskiwać zgody zatrudnionego. Zainteresowani pracodawcy mogą więc czuć się usatysfakcjonowani, bo autorytet opinii GIODO niejako zdejmuje z nich obowiązek uzyskiwania od pracownika oświadczenia o zezwoleniu na użycie fotografii.
Niezwykle ważne jest również to, co możemy wyinterpretować ze stanowiska GIODO a contrario, a co stanowi istotną wskazówkę dla pracodawców – to, jakie warunki zatrudniający musi spełnić, aby wykorzystywać wizerunek pracownika, zależy przede wszystkim od celu tego wykorzystania. A to oznacza, że fotografia wykonana po to, aby zamieścić ją w intranecie nie może być już na tych samych zasadach – a więc bez zgody czy wyraźnego poinformowania pracownika – używana np. jako element ulotki lub identyfikatora służbowego czy też w profilu zatrudnionego udostępnianym na stronie internetowej firmy (np. w celu kontraktu z klientami).
Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że stanowisko GIODO dotyczy zaledwie wycinka problemu, jakim jest zgodność z prawem wykorzystywania wizerunku pracownika. Kwestia ta wpisuje się bowiem również w szeroko rozumianą ochronę dóbr osobistych – do których pracodawcę zobowiązuje wprost art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.). Na marginesie warto też zauważyć, że wizerunek jest przedmiotem zainteresowania również ze strony prawa autorskiego, które wymaga zgody na jego rozpowszechnianie.
Mając na uwadze, jak skomplikowaną materię stanowi przetwarzanie danych osobowych w stosunkach pracy, na koniec przypominamy jeszcze podstawowe zasady zbierania informacji o pracowniku. Są one o tyle specyficzne, że art. 221 k.p. pozwala pracodawcy na gromadzenie wyłącznie niektórych danych, a także wskazuje, które z nich mogą być pozyskiwane tylko za zgodą pracownika. Konsekwencją wprowadzenia takich reguł jest również to, że w wielu przypadkach pracodawca nie może zbierać innych informacji o pracowniku – nawet za jego zgodą (co w wielu innych przypadkach dopuszcza ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.). W tym zakresie pomocą służą decyzje i interpretacje GIODO oraz orzecznictwo sądowe. Dzięki nim w wielu aspektach dotyczących przetwarzania danych pracowników mamy już wypracowane zasady, które podsumowujemy w formie graficznej ściągawki.