W momencie podpisania umowy o pracę godzimy się na wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy, w zakres której wchodzi także kontrola, w jaki sposób wykonujemy swoje obowiązki. Podstawowym prawem pracodawcy jest więc kontrola bieżącej pracy podwładnego. Kierownicza rola daje pracodawcy prawo podejmowania decyzji i późniejszej weryfikacji ich wykonania - osobiście lub przez podwładnych.

Kontrola bieżąca pracodawcy ma jednak swoje ograniczenia. Przede wszystkim nie może ona naruszać podstawowych praw pracownika. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, powinna być ona więc adekwatna do sytuacji (celem kontroli powinien być interes pracodawcy) i nie powinna naruszać godności i dóbr osobistych pracowników (ustawa o ochronie danych osobowych). Kodeks cywilny z kolei zawiera katalog dóbr chronionych pracownika, do których należy wolność czy tajemnica korespondencji. O prawa zatrudnionych upomina się jednak przede wszystkim Konstytucja, gwarantująca wszystkim obywatelom między innymi ochronę tajemnicy komunikowania się i prawa jednostki do ochrony danych osobowych.

Powyższe zasady dotyczą wszystkich form kontroli nad pracownikami. O ile bowiem bezpośredni nadzór nad podwładnymi nie wzbudza zazwyczaj kontrowersji, to pracodawcy wykorzystują również szereg innych środków kontrolnych.

Monitoring w zakładzie pracy

Coraz częściej w zakładach pracy instalowany jest monitoring - całkowicie dozwolony, jeśli nie narusza wyżej wymienionych praw obywatela. Celem wideonadzoru ma być w tym wypadku monitorowanie przebiegu pracy i kontrola czasu pracy zatrudnionych. Pracodawcy wolno również kontrolować w ten sposób pracowników w celu ochrony przed kradzieżą, stąd dozwolone są instalacje kamer przy kasach w supermarkecie lub magazynie, gdzie następuję rozładunek towaru. Monitoring pracodawca może wprowadzić także, aby zapewnić bezpieczeństwo pracy swoich pracowników lub by chronić życie i zdrowie innych osób - chodzi na przykład o zdalny nadzór pacjentów w salach reanimacyjnych.

Także - jak zauważa GIODO w swoim przewodniku „Ochrona prywatności w miejscu pracy. Przewodnik dla pracowników” - niektóre rodzaje działalności w obszarze publicznym wymagają wykorzystania wideonadzoru. Są to między innymi sfery bezpieczeństwa narodowego i obrony, ochrony porządku publicznego, kontroli granic, bankowości oraz działalność kasyn.

W żadnym przypadku niedopuszczalne jest natomiast instalowanie kamer w miejscach, gdzie naruszałoby to prawo pracownika do prywatności, czyli w przebieralniach, w szatni, w toalecie lub w pomieszczeniach, w których toczy się życie towarzyskie pracowników.

Monitoring komputerów

Ponadto pracodawca może stosować monitoring w firmie w sposób mniej uciążliwy, czyli poprzez kontrolę wykorzystania służbowych komputerów przez pracowników i ich aktywności w sieci. W ten sposób jest w stanie ocenić nie tylko efektywność pracy podwładnych, ale także bezpieczeństwo przepływu danych w firmie.

W przeciwieństwie do wideonadzoru, w tym wypadku pracodawca może w sposób dowolny ograniczać pracownikom na przykład dostęp do internetu, łącznie z pobawieniem ich dostępu do sieci w ogóle.

Co więcej, jeżeli pracownik nagminnie wykorzystuje internet do celów prywatnych i naraża tym samym pracodawcę na przykład na utratę cennych danych, może zostać ukarany upomnienie, naganą lub nawet zwolniony z pracy. Więcej o tym przeczytasz tutaj>>

Jednak na pracodawcę nałożono także pewne ograniczenia. Monitoring, jaki prowadzi, nie może mu służyć do pozyskiwania informacji o prywatnych sprawach pracowników, w tym stanie ich zdrowia czy sytuacji finansowej.

Monitoring korespondencji

Sfera prywatna pracownika jest chroniona także w przypadku, gdy pracodawca przegląda korespondencję podwładnego - zarówno tradycyjną, jak i elektroniczną.

Zasadniczo monitoringiem może być objęta tylko poczta firmowa, do prywatnej pracodawca nie powinien mieć dostępu. Tak więc dla przykładu pracodawca, kontrolując korespondencję adresowaną imiennie do pracownika na adres firmy lub przypisany danej osobie firmowy adres mailowy, może przeczytać wiadomości adresowane do firmy, nawet jeśli pojawia się w nich imię i nazwisko pracownika. Jak to wygląda szczegółowo i jak rozdzielić te dwa rodzaje wiadomości dowiesz się tutaj>> 

Kontrola służbowego telefonu

Pracodawca ma również prawo - nie zważając na protesty parowników - rejestrować połączenia z telefonów służbowych pracownika, zarówno stacjonarnych, jak i komórkowych.

Ma prawo także używać geolokalizacji, aby sprawdzić, gdzie jego pracownik przebywa w godzinach pracy, zwłaszcza, jeśli podwładny nie wykonuje swoich obowiązków w miejscu pracy. "To jest bezdyskusyjne w przypadku pracowników mobilnych, gdzie kontrola ich miejsca przez pracodawcę jest ściśle związana z procesem pracy" - tłumaczy Bogusław Kapłon, radca prawny, partner w Domański Zakrzewski Palinka sp.k.

Zakazana jest jednak geolkokalizacja pracownika w czasie prywatnym, narusza bowiem jego prawo do prywatności. - Praktyczny kłopot jest tylko taki, że systemy geolokalizacji to z reguły usługa ciągła i obawiam się, że nikt nie dba o jej wyłączanie po godzinach pracy - zauważa Kapłon.

Podsłuchy

W pewnych przypadkach dopuszczalne jest też podsłuchiwanie rozmów pracowników, ale tylko jeśli komunikacja ustna jest istotą działalności pracodawcy - na przykład gdy chodzi o monitorowanie rozmów pracowników call center z klientami. -To są przypadki, w których z definicji nie ma możliwości naruszenia dóbr osobistych pracownika, ponieważ nie może on w rozmowie z klientem w ogóle wyrażać jakichkolwiek osobistych opinii. Podsłuchiwanie takiej rozmowy to de facto kontrola jakości pracy pracownika - tłumaczy Kapłon. 

Nieodpuszczalne jest natomiast podsłuchiwanie rozmów innych pracowników przez telefony służbowe, używają ich oni bowiem także do rozmów prywatnych, a tych pracodawca nie ma prawa znać.

Wszystkie wymienione powyżej typy kontroli pracowników przez pracodawcę - monitoring wideo, monitorowanie komputerów i poczty elektronicznej, kontrola służbowego telefonu - nie wymagają zgody pracownika, jednak to nie znaczy, że zatrudniony nie powinien być o nich poinformowany. Zanim bowiem pracodawca wprowadzi restrykcje, musi zawiadomić o tym pracowników. Forma tego powiadomienia zasadniczo jest dowolna i zależy od sposobu komunikowania się pracodawcy z załogą: informacja może zostać więc wprowadzona do regulaminu pracy lub innych wewnętrznych regulacji, pracodawca może ją również rozesłać pracownikom w formie e-maili, zamieścić w intranecie albo na tablicy ogłoszeń. Na przykład w przypadku wideonadzoru powinny być to umieszczone w łatwo widocznych miejscach tablice, także zawierające po prostu symbol kamery.

Przeszukiwanie toreb i szafek pracowników

Informacja o kontroli musi być także koniecznie przekazana pracownikowi, jeśli pracodawca zamierza przeszukać torby lub szafki pracownicze.

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego, przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników, o ile pracownicy zostali o tym wcześniej uprzedzeni. Ponadto takie przeszukiwanie jest uzasadnione tylko wtedy, gdy służy ochronie interesu prawnego pracodawcy, a ten jest na tyle ważny, że warto ryzykować naruszenie dóbr osobistych pracownika.

Co ważne, pracownicy nie muszą na taką kontrolę wyrazić zgody.

Badanie alkomatem

Zgoda pracownika jest natomiast obligatoryjnie wymagana w przypadku badania alkomatem.

Jeśli pracownik, wobec którego zachodzi podejrzenie, że stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy odmówi tego badania, obowiązkiem pracodawcy jest niedopuszczenie go wtedy do pracy.

Dane biometryczne

Niezależnie natomiast od tego, czy pracownicy zgodzą się na rejestrację godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu pracy poprzez skanowanie ich linii papilarnych, pracodawcy nie wolno tego robić. 

Naczelny Sąd Administracyjny poparł stanowisko GIODO w tej kwestii zaznaczając, że skoro pracodawca nie może żądać od podwładnych danych biometrycznych (linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA) to ich gromadzenie także jest zabronione.

Wszystkie dane, zgromadzone w wyniku kontroli pracownik przez pracodawcę, podlegają szczególnej ochronie. Pracodawca, jako administrator danych, powinien odpowiednio przechowywać danych materiał i dbać o to, aby na przykład nagrania z wideonadzoru nie dostały się w ręce osób niepowołanych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553)

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883)

Ustawa z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2007 r. nr 70, poz. 473)

Orzeczenie Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72)

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09)