Obecnie zwolnienie od pracy w związku z opieką nad dzieckiem do lat 14 może być wykorzystywane w dniach lub w godzinach. Stanowi o tym art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.). Skrótowa regulacja tej problematyki w kodeksie pracy nastręcza jednak wiele wątpliwości w praktyce. Pisaliśmy o tym w poprzednim numerze (DGP nr 8/2016). O odpowiedź na nurtujące nas pytania poprosiliśmy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Publikujemy ją poniżej wraz z komentarzem eksperta.
Stanowisko MRPiPS z 13 stycznia 2016 roku
Po zmianie przepisów kodeksu pracy dokonanych ustawą z 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, które weszły w życie 2 stycznia 2016 r., wymiar zwolnienia jest określony nie tylko w dniach (dwa dni), ale także w godzinach (16 godzin). O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym powyższego zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Zwolnienie od pracy, o którym wyżej mowa, udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
1 Czy minimalnym okresem zwolnienia od pracy jest jedna godzina, czy można go udzielać także w minutach, np. 45 minut?
W obecnym stanie prawnym nie ma możliwości udzielania zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem w minutach, ale wyłącznie w dniach lub w wymiarze godzinowym (art. 188 par. 1 k.p.).
2 Jak ustalić uprawnienie do zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem dla osoby zatrudnianej w trakcie roku kalendarzowego, która nigdzie wcześniej nie pracowała – czy ma ona prawo do pełnych 16 godzin, czy wymiar zwolnienia należy ustalać proporcjonalnie?
Pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14 w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Jeżeli pracownik podejmie zatrudnienie w ciągu danego roku kalendarzowego (np. w grudniu) i u poprzedniego pracodawcy nie korzystał z tego zwolnienia albo w danym roku kalendarzowym w ogóle nie pozostawał w zatrudnieniu – jest uprawniony do pełnego wymiaru zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem, tj. dwóch dni albo 16 godzin.
3 Jak ustalić uprawnienia do zwolnienia od pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, który zmienia wymiar etatu w trakcie roku?
Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny (art. 188 par. 3 k.p.). Przepis art. 188 par. 3 k.p. określa ogólną zasadę ustalania wymiaru ww. zwolnienia w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie reguluje natomiast dokładnego sposobu obliczania wysokości tego uprawnienia w przypadku zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego.
Jednak z uwagi na brzmienie samej regulacji (która wskazuje, by przy udzielaniu tego uprawnienia jego wymiar był proporcjonalny do wymiaru czasu pracy pracownika) oraz brak ustawowego określenia algorytmu obliczania tego zwolnienia, należy przyjąć konieczność każdorazowego korygowania jego wymiaru (tj. zmniejszenia lub zwiększenia) w zależności od obowiązującego pracownika wymiaru etatu.
Należy zatem oddzielnie obliczyć wymiar przysługującego pracownikowi zwolnienia w okresie, w którym był zatrudniony, np. na 1/3 etatu, oraz oddzielnie wówczas, gdy pracował w wymiarze np. 3/4 etatu. Następnie odjąć już wykorzystaną liczbę godzin zwolnienia.
PRZYKŁAD
Jak liczyć
Załóżmy, że w okresie od 2 stycznia do 7 maja 2016 r. (1/3 etatu) uprawnionemu pracownikowi przysługuje zwolnienie w wymiarze godzinowym wynoszące po zaokrągleniu 6 godzin (16 godz. x 1/3 etatu = 5,33 godz., po zaokrągleniu w górę sześć godzin). Jest to roczny wymiar przysługujący pracownikowi zatrudnionemu cały rok w wymiarze 1/3 etatu.
Wykorzystanie w tym czasie dwóch godzin przedmiotowego zwolnienia oznacza, że pozostaną mu do wykorzystania cztery godziny.
Jeżeli jednak w okresie od 8 maja do końca 2016 r. pracownik zmieni wymiar etatu (z 1/3 na 3/4), nabędzie prawo do zwolnienia w wymiarze wyższym – 12 godzin (16 godz. x 3/4 etatu = 12 godz.). Od tego wymiaru trzeba będzie jednak odjąć liczbę godzin zwolnienia już wykorzystanych w danym roku. Oznacza to, że będzie on mógł wystąpić jedynie o 10 godzin tego uprawnienia (12 godz. – 2 godz. już wykorzystane = 10 godz.).
W sytuacji odwrotnej, tj. gdy pracownik najpierw będzie wykonywał pracę na 3/4 etatu (16 godz. x 3/4 etatu = 12 godz.) i wykorzysta w tym czasie np. sześć godzin zwolnienia, przy przejściu na 1/3 etatu nie będzie mógł już skorzystać z tego uprawnienia (16 godz. x 1/3 etatu = 5,33 godz., po zaokrągleniu w górę sześć godzin), wykorzystał je już bowiem, pracując na 3/4 etatu.
4 Czy rodzice mogą się podzielić nierówno zwolnieniem na opiekę nad dzieckiem, np. jedno skorzysta z czterech godzin, a drugie z 12 godzin opieki nad dzieckiem?
Nie ma przeszkód prawnych, aby rodzice będący pracownikami, wykorzystując zwolnienie w celu opieki nad dzieckiem w wymiarze godzinowym, podzielili się tym zwolnieniem w taki sposób, że jedno z rodziców wykorzysta więcej godzin niż drugie z rodziców.
5 Czy pracodawca może zażądać od pracownika złożenia oświadczenia o dokonanym wyborze co do korzystania z wolnego w wymiarze dni lub godzin już na początku roku?
O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym powyższego zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Nie ma obowiązku składania przez pracownika dodatkowych oświadczeń w tym zakresie (art. 188 par. 2 k.p.).
Wprowadzenie możliwości wykorzystywania zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem w wymiarze godzinowym wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pracowników związanym z bardziej elastycznym sposobem korzystania z tego zwolnienia. Udzielanie zwolnienia w wymiarze godzinowym pozwoli na swobodniejsze korzystanie z niego. Będzie także pozwalało na racjonalniejsze gospodarowanie wymiarem tego zwolnienia, umożliwiając tym samym załatwienie spraw związanych z większą liczbą wychowywanych dzieci.
KOMENTARZ EKSPERTA
Zmiana wymiaru etatu mniej korzystna niż podjęcie zatrudnienia pod koniec roku
Zasady udzielania zwolnień od pracy w związku z opieką nad dzieckiem w godzinach należy uznać za mocno niedoregulowane.
Przyjęcie zasady, że godzina to najmniejszy wymiar, w jakim może być wykorzystane zwolnienie na opiekę nad dzieckiem, jest akceptowalne i zrozumiałe na gruncie
przepisów kodeksu pracy ustanawiających 8-godzinną normę czasu pracy. Jednak w przypadku służby zdrowia, gdzie norma dobowa wynosi 7 godzin 35 minut, pracownik chcąc skorzystać z opieki w godzinach na całą dniówkę, musiałby tym samym wykorzystać zwolnienie również w minutach (moim zdaniem pracodawca nie mógłby w takim przypadku udzielić zwolnienia tylko na 7 godzin, a odmówić jego udzielenia na pozostałe 35 minut). W przypadku dwóch dniówek byłoby to 15 godzin i 10 minut opieki, a więc do pełnych 16 godzin pozostanie jeszcze 50 minut. Wydaje się zatem, że pogląd zaprezentowany w stanowisku MRPiPS jest zbyt rygorystyczny. W takim bowiem przypadku pracownik nie mógłby złożyć wniosku o pozostałą część zwolnienia od pracy, a więc powyższy wymiar zwolnienia przepadałby, stawiając pracownika w gorszej sytuacji w porównaniu do ogółu zatrudnionych.
Jednak najtrudniejszym zagadnieniem związanym z instytucją zwolnienia w związku z opieką nad dzieckiem może się okazać proporcjonalność opieki udzielanej w godzinach do wymiaru etatu. Przy konstruowaniu tego uprawnienia skorzystano bowiem z zasady obowiązującej w urlopach wypoczynkowych niepełnoetatowców w postaci zaokrąglenia w górę do pełnej godziny. W pozostałym zakresie zasady są jednak inne, np. proporcjonalność nie dotyczy okresu zatrudnienia, co oznacza, że podjęcie go pod koniec roku nadal daje prawo do skorzystania z opieki nad dzieckiem w pełnym wymiarze (dwa dni lub 16 godzin). Ponadto zmienianie wymiaru etatu w trakcie roku daje uprawnienie do zwolnienia będącego proporcją z wyższego etatu, a nie liczonego oddzielnie w odniesieniu do dwóch części roku i zsumowanego ze sobą. [przykład]
PRZYKŁAD
Zmiana wymiaru etatu
Pracownik ma uprawnienie do 26 dni urlopu wypoczynkowego i dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14. Załóżmy, że w 2016 r. w pierwszym półroczu pracował na 1/2 etatu, a od 1 lipca do końca roku na 3/4 etatu.
Rozliczenie urlopu:
● 1/2 z 26 dni = 13 dni
● 6/12 z 13 dni = 6,5 dnia, co po zaokrągleniu daje 7 dni
● 3/4 z 26 dni = 19,5 dnia, co po zaokrągleniu daje 20 dni
● 6/12 z 20 dni = 10 dni
W sumie pracownik ma prawo do 17 dni urlopu.
Rozliczenie opieki nad dzieckiem:
● 1/2 z 16 godzin = 8 godzin (uprawnienie pracownika w trakcie pierwszego półrocza)
● 3/4 z 16 godzin = 12 godzin (uprawnienie pracownika od 1 lipca, które pochłania uprawnienie nabyte w pierwszym półroczu, a więc inaczej niż przy urlopach wielkości tych się nie sumuje).
Odnosząc się do dwóch ostatnich odpowiedzi ministerstwa, należy stwierdzić, że przyjęło ono bardzo elastyczne i korzystne dla pracowników zasady realizowania tego uprawnienia. Wydaje się, że z treści
przepisu wynika, że nie można zmuszać pracowników na początku roku do składania deklaracji, czy będą wykorzystywali zwolnienie na opiekę nad dzieckiem w dniach, czy w godzinach, i zawsze rozstrzygający jest pierwszy wniosek.
Absolutną nowością jest nierówny podział godzinowy pomiędzy rodziców, gdyż do tej pory jedno z rodziców albo wykorzystywało uprawnienie w pełni, albo podział był równy, czyli po jednym dniu. Teraz resort dopuszcza dowolne podzielenie się zwolnieniem, co jeszcze dodatkowo skomplikuje rozliczanie tego uprawnienia. Pracodawca będzie bowiem musiał uwzględnić nie tylko dwa sposoby jego udzielania, ale także różne wymiary godzinowe zwolnienia w zależności od złożonego przez pracownika oświadczenia co do korzystania z tego uprawnienia.
Subskrybuj nas na Youtube