Pracownik zachorował w styczniu 2016 r. Przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe za 10 dni zwolnienia lekarskiego. W okresie, z którego jest liczona podstawa chorobowego, pracownik miał dwa razy nieobecność nieusprawiedliwioną - raz w kwietniu (1 dzień), a raz we wrześniu (2 dni), przy czym we wrześniu miał też 5 dni zwolnienia lekarskiego. Jak ustalić wynagrodzenie chorobowe za styczeń? Jak te nieobecności wpływają na kwestię ewentualnego uzupełnienia wynagrodzenia za kwiecień i wrzesień?
ODPOWIEDŹ
Nieobecność nieusprawiedliwiona powodująca obniżenie wynagrodzenia za miesiąc brany do podstawy chorobowego wpływa na ustalenie tej podstawy. Wynagrodzenie nie podlega bowiem uzupełnieniu.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających powstanie niezdolności do pracy. W tym przypadku będzie nią wynagrodzenie za okres całego zeszłego roku, tj. od stycznia do grudnia 2015 r. W okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia, wystąpiły dwa miesiące nie w pełni przepracowane, za które zostało wypłacone częściowe wynagrodzenie. Powodem uzyskania niższego wynagrodzenia są absencje, z których tylko jedna została usprawiedliwiona okazaniem zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego niezdolność do pracy z powodu choroby. Inne dni zostały zaznaczone w ewidencji czasu pracy jako nieusprawiedliwione. Oczywiście dla potrzeb ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego nie jest to obojętne. Miesiąc z taką nieobecnością trzeba bowiem potraktować szczególnie.
Kiedy i jak uzupełniać wynagrodzenie
Podstawę zasiłku chorobowego (a tym samym wynagrodzenia chorobowego) oblicza się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia choroby, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W ten sposób otrzymuje się wysokość wynagrodzenia w wartości przeciętnej. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem roku, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z okresu krótszego. Stanowi ją wówczas średnie miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Należy zsumować wynagrodzenia wypłacone za liczbę pełnych miesięcy zatrudnienia i wynik podzielić przez liczbę tych miesięcy (a nie przez 12).
W okresie, z którego jest kalkulowana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. Nieobecność pracownika w pracy może być z kolei podyktowana różnymi przyczynami. Niezależnie jednak od ich charakteru, każda absencja powinna być usprawiedliwiona. Innymi słowy, pracownik powinien uzasadnić pracodawcy, dlaczego nie ma go w pracy, i, o ile to możliwe, przedstawić dowody potwierdzające przyczyny niestawienia się w pracy, np. zaświadczenie lekarskie o swojej chorobie lub członka rodziny, wezwanie do osobistego stawienia się w sądzie jako świadek czy oświadczenie w razie konieczności sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia np. żłobka czy przedszkola. Niższe wynagrodzenie może być również wypłacone z powodu trwania zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik nie był w pracy, ale ani nie wytłumaczył tej nieobecności, ani nie dostarczył odpowiednich dowodów. W przypadku takiego miesiąca z mniejszymi poborami należy sprawdzić:
1) jaką część miesiąca pracownik przepracował ze swojego wymiaru,
2) jaki był powód nieobecności i czy została usprawiedliwiona.
Jeżeli bowiem w okresie branym do obliczenia podstawy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu tej podstawy:
1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
2) przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Tak wynika z art. 38 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - dalej: ustawa zasiłkowa.
Zatem należy zacząć od ustalenia liczby dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównania jej z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować. Do dni przepracowanych zalicza się także czas urlopu wypoczynkowego, a także inne płatne dni niewykonywania pracy, a więc takie, przy których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jeżeli się okaże, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc w ogóle odpada z obliczeń. Należy go pominąć. Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń. Inaczej będzie, gdy pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników. W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy. Uzupełnienie polega bowiem na uzyskaniu wynagrodzenia, jakie pracownik by otrzymał, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracował pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej również traktuje się jak stałe. Dopełnienie następuje wówczas przez pomnożenie tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (nominał czasu pracy).
Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:
1) poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
2) przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia. [przykład 1]
Zmienne składniki, takie jak premie czy nagrody, uzupełnia się pod warunkiem, że na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych ulegają zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, czyli w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które ulegają obniżeniu, m.in. za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ale w inny sposób niż proporcjonalnie lub wtedy, gdy przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień co do metody zmniejszania wysokości danego składnika. Bez uzupełniania przyjmuje się również takie składniki, jak dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne elementy płacowe, które nie przysługują równomiernie za cały miesiąc, tzn. pracownik osiąga je tylko w określonych okolicznościach lub za wykonane zadania i mogą przypaść w niektórych częściach miesiąca.
Z kolei w razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. [przykład 2]
Na niekorzyść pracownika
W praktyce mają miejsce także przypadki, gdy w miesiącu pracownik miał nieobecności dwojakiego rodzaju, czyli zarówno nieusprawiedliwioną, jak i spowodowaną przyczynami uzasadnionymi. Wtedy przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Innymi słowy, dokonuje się niejako częściowego uzupełnienia. [przykład 3]
Jeśli pracownik miałby w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę jego czasu pracy, to takiego miesiąca nie należy wyłączać z podstawy chorobowego. Przyjmuje się ten miesiąc, a tym samym uzyskane wynagrodzenie faktycznie wypłacone, bez uzupełniania. Taki miesiąc zaniża więc podstawę świadczenia chorobowego.
Podstawa wymiaru zasiłku, a także wynagrodzenia chorobowego, z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia, a w przypadku osób będących w pierwszym roku pracy - od kwoty wynagrodzenia wynoszącego 80 proc. stawki minimalnej, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia (art. 45 ustawy zasiłkowej). Od 1 stycznia 2016 r. najniższa podstawa wynosi 1277,09 zł [(1850 zł x 80 proc.) - 13,71 proc.]. Najniższa podstawa zasiłkowa obowiązuje nawet wtedy, gdy pracownik miał wcześniej nieusprawiedliwione nieobecności. Ustawodawca nie przewidział bowiem żadnych wyjątków, które miałyby pozwolić na ustalenie niższej podstawy. Zatem nawet gdyby na skutek takich absencji podstawa wyszła niższa od minimalnego progu, należy ją odpowiednio podwyższyć. [przykład 4] ©?
PRZYKŁAD 1
Na akord
Pracownik zatrudniony od 13 kwietnia 2015 r. jest wynagradzany w sposób zmienny (akord). Zachorował w styczniu br. Podstawę wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od maja do grudnia 2015 r. W październiku pracownik chorował przez 5 dni, a przez 3 dni opiekował się chorym dzieckiem (zasiłek opiekuńczy). Dni nieobecności zostały usprawiedliwione. W tym miesiącu pracownik miał obowiązek przepracować 22 dni, a przepracował 14 dni i jego przychód za ten miesiąc wyniósł 1829,50 zł. Wynagrodzenie należy uzupełnić, czyli doprowadzić do kwoty, jaką pracownik osiągnąłby, gdyby pracował wszystkie dni robocze. Wyniesie ono:
● 1829,50 zł – 13,71 proc. = 1578,68 zł (wynagrodzenie po odliczeniu części składkowej finansowanej przez pracownika)
● 1578,68 zł : 14 dni x 22 dni = 2480,78 zł (wynagrodzenie za październik 2015 r. należy przyjąć w tej wysokości, licząc podstawę wymiaru chorobowego).
PRZYKŁAD 2
Zmienna premia
W kwietniu 2015 r., za który wynagrodzenie uwzględniane jest w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego za styczeń 2016 r., pracownikowi odnotowano 1 dzień nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych. Pracownik ten otrzymuje, oprócz wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej wysokości, zmienną miesięczną premię ustalaną od wynagrodzenia za czas przepracowany. Za kwiecień, za czas przepracowany, z powodu tej nieobecności pracownik uzyskał niższe zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i premię. Wynagrodzenia nie należy uzupełniać, lecz przyjąć je w kwotach faktycznie wypłaconych.
PRZYKŁAD 3
Tylko usprawiedliwiona absencja
Przyjmując stan faktyczny z pytania czytelnika, we wrześniu 2015 r., za który wynagrodzenie powinno być uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, pracownik oprócz 5 dni uzasadnionej absencji miał jeszcze 2 dni nieobecności nieusprawiedliwionej. Jego wynagrodzenie zmienne za 15 dni pracy (22 dni - 7 dni) wyniosło 2389,35 zł. Wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował we wszystkie dni robocze, po uzupełnieniu wynosi:
● 2389,35 zł – 13,71 proc. = 2061,77 zł;
● 2061,77 zł : 15 dni x 20 dni = 2749,03 zł
Jak widać, faktyczne wynagrodzenie mnoży się nie przez liczbę dni przypadających do przepracowania we wrześniu, tj. przez 22, lecz przez nominał pomniejszony o dni nieobecności nieusprawiedliwionej. Tym samym uzupełnienia dokonuje się tylko o wynagrodzenie za dni usprawiedliwionej absencji.
PRZYKŁAD 4
Konieczne podwyższenie
Pracownik zachorował w lutym 2016 r. Jest zatrudniony na pełen etat z wynagrodzeniem minimalnym. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od lutego 2015 r. do stycznia 2016 r. W listopadzie 2015 r. miał 3 dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wynagrodzenie za ten miesiąc wyniosło 1487,44 zł (1750 zł : 160 godz. = 10,94 zł; 10,94 zł x 24 godz. nieobecności = 262,56 zł; 1750 zł - 262,56 zł = 1487,44 zł), a po odliczeniu części składkowej 1283,51 zł. Tego wynagrodzenia nie należy uzupełniać, co oznacza, że przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres luty-styczeń wynosi 1498,38 zł:
● 1750 zł - 13,71 proc. = 1510,07 zł x 10 m-cy + 1283,51 zł + 1596,36 zł (wynagrodzenie za styczeń 2016 r. po odliczeniu części składkowej) = 17 980,57 zł : 12 m-cy = 1498,38 zł
Podstawa wymiaru jest niższa od obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. najniższej podstawy zasiłkowej wynoszącej 1596,36 zł. Podstawę tę należy więc podwyższyć do 1596,36 zł.
Podstawa prawna
Art. 36, 37, 38 i 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.).