Pan Krzysztof jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę na czas określony. Wykorzystał do końca lipca cały należny mu urlop za ten rok. W październiku osiągnie 10-letni okres zatrudnienia. W jakim wymiarze będzie mu przysługiwał urlop uzupełniający, zważywszy, że z końcem listopada jego umowa ulegnie rozwiązaniu.
W zależności od ogólnego stażu pracy pracownik może mieć prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. 20 dni przysługuje mu, gdy jest zatrudniony krócej niż 10 lat, 26 – gdy jego staż wynosi co najmniej tyle. Do urlopu w takim wymiarze ma oczywiście prawo tylko osoba zatrudniona na całym etacie. Jeśli pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, liczbę dni wypoczynku ustala się dla niej proporcjonalnie do wymiaru etatu, na jakim jest zatrudniona. Przykładowo, dla pracownika wykonującego pracę w wymiarze 3/4 etatu urlop wypoczynkowy wynosi:

15 dni, gdy jest zatrudniony krócej niż 10 lat,20 dni, gdy jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu brane są pod uwagę wszystkie okresy zatrudnienia danego pracownika, nie tylko w dotychczasowej, ale i w poprzednich firmach, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. A także inne okresy, które na mocy kodeksu pracy lub innych przepisów uwzględniane są w stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.
Uprawnienia pracownika, w tym liczbę przysługujących mu dni wypoczynku, pracodawca ustala zawsze na początku jego zatrudnienia. I jeśli podwładnemu nie przysługuje od razu urlop w wyższym wymiarze, powinien pilnować, kiedy sytuacja może ulec zmianie. Zwiększenie wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu może być bowiem wynikiem zwykłego upływu czasu (osiągnięcie wymaganych 10 lat zatrudnienia), jak i uzyskania przez niego np. dyplomu szkoły wyższej, co stosownie do art. 155 k.p. oznacza konieczność wliczenia do czasu zatrudnienia dłuższego okresu nauki (np. 8 lat zamiast 6 czy 4).
Postępowanie pracodawcy w takiej sytuacji zależy od tego, czy do czasu nabycia prawa do wyższego wymiaru urlopu pracownik wykorzystał przysługujący mu za dany rok urlop, czy też nie.
Jeśli do tego czasu nie był jeszcze na urlopie, szef przyjmuje, że od tej chwili ma on już prawo do pełnych 26 dni wypoczynku. Bez względu na to, w którym miesiącu roku taka sytuacja będzie miała miejsce.
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop przysługujący za bieżący i miniony rok
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop przysługujący za bieżący i miniony rok

Zobacz również
Jeżeli natomiast pracownik wziął już przysługujący mu urlop w całości, pracodawca musi dać mu urlop uzupełniający. Zgodnie bowiem z art. 158 kodeksu pracy przysługuje on pracownikowi, który wykorzystał urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie jeszcze w tym samym roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Dla pełnoetatowca będzie to 6 dni dodatkowego urlopu, dla osoby zatrudnionej np. na pół etatu – 3 dni, a dla pracującej na 3/4 etatu – 5 dni. Urlop taki stanowi bowiem różnicę między wyższym a niższym wymiarem urlopu (np. 26 – 20 = 6; 13 – 10 = 3, 20 – 15 = 5).
Powstaje jeszcze pytanie, czy urlop taki przysługuje także pracownikowi, który przed nabyciem prawa do urlopu w wyższym wymiarze wykorzystał tylko część urlopu za dany rok. Choć przepisy tego wprost nie regulują, wydaje się, że taki pracownik powinien otrzymać urlop uzupełniający na podobnych zasadach jak osoba, która wykorzystała cały urlop w niższym wymiarze przed nabyciem prawa do urlopu uzupełniającego. Nie ma żadnych powodów, aby traktować ją gorzej. Oczywiście i w tym przypadku łączny wymiar urlopu wypoczynkowego nie może przekroczyć 26 dni (w razie zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy) lub np. 15 dni (w razie zatrudnienia na 3/4 etatu).
Posłużmy się przykładem: pracownik wziął we wrześniu tego roku 10 dni urlopu z przysługujących mu 20 dni. W październiku osiągnie 10-letni staż zatrudnienia i z tą chwilą nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego (6 dni). Będzie więc mógł skorzystać z 16 dni urlopu wypoczynkowego, na co składa się 10 dni urlopu pozostałego z 20-dniowego wymiaru należnego do końca września oraz 6 dni urlopu uzupełniającego. ©?
Uwaga
Urlop uzupełniający powinien zostać udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli jednak nie jest to możliwe, np. ze względu na późny termin osiągnięcia dziesięcioletniego stażu pracy, urlopu tego należy udzielić do 30 września roku następnego
Gdy umowa kończy się wcześniej
Trochę inaczej wygląda sytuacja pracownika, którego zatrudnienie u danego pracodawcy kończy się w trakcie roku kalendarzowego. Oczywiście i on po osiągnięciu 10-letniego okresu zatrudnienia będzie mógł dłużej wypoczywać, ale wymiar jego urlopu będzie musiał być ustalony proporcjonalnie do okresu trwania umowy o pracę. I tak pełnoetatowemu pracownikowi zatrudnionemu tylko do końca listopada, który wykorzystał cały należny mu urlop wynoszący 19 dni (11/12 z 20 dni), a następnie ze względu na osiągnięcie 10-letniego okresu zatrudnienia nabył prawo do urlopu uzupełniającego, pracodawca musi ponownie ustalić wymiar przysługującego mu wolnego. Tym razem z uwzględnieniem wyższego, tj. 26-dniowego wymiaru. Tak wynika z par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). W opisanej wyżej sytuacji wyniesie on 24 dni (11/12 z 26 dni urlopu). W związku z tym, że pracownik wziął już 19 dni urlopu, do dnia rozwiązania umowy o pracę będzie mógł skorzystać jeszcze z 5 dni wypoczynku.
Podstawa prawna
Art. 154, art. 158 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).