Subskrybuj nas na Youtube
W styczniu rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 października ubiegłego roku. Pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. W efekcie jesteśmy zobowiązani wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za 6 dni urlopu z poprzedniego 2014 roku oraz za 3 dni z bieżącego roku (łącznie 9 dni, 72 godz. urlopu).
/>
Pracownik, o którym mowa, jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, która od stycznia 2015 r., po podwyżce, jaka objęła wszystkich pracowników zatrudnionych 1 stycznia, wynosi 4800 zł. Oprócz stałej płacy miesięcznej pracownik otrzymuje miesięczną premię regulaminową, która nie jest wyliczana od płacy zasadniczej (nie jest powiązana z płacą zasadniczą). Dodatek nocny jest w naszej firmie wyliczany zgodnie z przepisami kodeksu pracy od wynagrodzenia minimalnego.
Jaki współczynnik do obliczenia ekwiwalentu powinniśmy zastosować, ustalając należną zatrudnionemu kwotę? Czy prawidłowe będzie zastosowanie dwóch współczynników w odniesieniu do poszczególnych lat kalendarzowych, za który przysługuje niewykorzystany urlop? Ile powinna wynieść finalna wartość ekwiwalentu, jeżeli w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia do niego prawa zatrudniony otrzymał wynagrodzenie zgodnie z załączoną kartoteką?
ODPOWIEDŹ
Ustalając w 2015 r. wysokość ekwiwalentu za urlop, należy przyjąć współczynnik obowiązujący w tym roku, tj. 21. Współczynnik niezbędny do wyliczenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu ustala się bowiem odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje się go do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Nie ma przy tym znaczenia, którego roku dotyczy niewykorzystany urlop.
Ustalając wartość ekwiwalentu, zatrudniający powinien zastosować zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określone przez ministra pracy i polityki socjalnej w rozporządzeniu urlopowym.
Szczegóły w rozporządzeniu
Na podstawie przepisów powołanego rozporządzenia ekwiwalent ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego z uwzględnieniem zmian przewidzianych w par. 14–19 wskazanego rozporządzenia.
Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się więc wynagrodzenie oraz inne świadczenia ze stosunku pracy z wyjątkiem:
● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (są to składniki niemające charakteru powtarzającego się, wypłacane w różnych odstępach czasu),
● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
● premii uznaniowych (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77: „tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego”).
Biorąc pod uwagę przytoczony katalog wyłączeń, wśród składników uwzględnianych przy obliczaniu ekwiwalentu wymienić należy przede wszystkim:
● wynagrodzenie za pracę (określone stałą płacą miesięczną, stawką godzinową, akordowo lub prowizyjnie),
● wynagrodzenie normalne oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
● dodatek za pracę w porze nocnej,
● inne dodatki związane z pracą,
● premie o charakterze roszczeniowym.
Jaka podstawa
Obliczając ekwiwalent pieniężny za urlop, ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu. Przy czym sposób uwzględniania poszczególnych składników wynagrodzenia w tej podstawie jest uzależniony od charakteru tych składników. Inaczej będą bowiem uwzględniane składniki przysługujące w stałej miesięcznej wysokości, a inaczej zmienne składniki wynagrodzenia. W zależności od charakteru składników podlegają one uwzględnieniu w podstawie wymiaru ekwiwalentu z zastosowaniem następujących zasad:
● składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (np. stała płaca miesięczna, dodatek stażowy itp.);
● zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc (wynagrodzenie godzinowe, prowizyjne, akordowe, wynagrodzenie za pracę nadliczbową, dodatek nocny, miesięczne premie regulaminowe), uwzględnia się w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu; przy czym jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie przez niego uzyskane dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (dopełnia się niepełny okres do pełnego);
● składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu; przy czym podobnie jak w przypadku składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie przez niego uzyskane dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie mnoży przez liczbę dni wynikających z obowiązku pracy (dopełnia się niepełny okres do pełnego).
W przypadku pracownika, o którym mowa w pytaniu, występują składniki z pierwszej i z drugiej spośród trzech wymienionych grup. Pracownik nie otrzymuje składników za okresy dłuższe niż miesiąc.
W dalszym etapie postępuje się następująco:
Krok 1. Ustaloną podstawę wymiaru dzieli się przez współczynnik do ekwiwalentu, który w 2015 r. wynosi 21 i jest to przeciętna liczba dni roboczych w bieżącym roku.
Krok 2. Kwotę ekwiwalentu za jeden dzień dzieli się przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (np. przez 8 – jeżeli dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika to 8 godzin, przez 7 – jeżeli pracownik jest osobą niepełnosprawną o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, a obowiązująca go dobowa norma czasu pracy to 7 godzin).
Krok 3. Tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Przeliczenia po podwyżce
Niezależnie od powyższych zasad przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu pamiętać należy o przeliczeniu poszczególnych składników wynagrodzenia stanowiących podstawę jego wymiaru, jeżeli w miesiącu nabycia do niego prawa albo w miesiącach poprzedzających podlegających uwzględnieniu nastąpiła zmiana w składnikach wynagrodzenia albo w wysokości tych składników. Zasada ta ma na celu zapewnienie realnej podstawy obliczenia ekwiwalentu i stanowi konkretyzację nadrzędnego przepisu dotyczącego wynagrodzenia urlopowego, zgodnie z którym za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.
Regulacja ta ma odpowiednie przełożenie na sposób obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W omawianym przypadku skutkuje tym, że w wyniku zmiany od 1 stycznia 2015 r. wysokości obowiązującej płacy minimalnej (z kwoty 1680 zł w 2014 r. do kwoty 1750 zł w 2015 r.) pracodawca ma obowiązek przeliczyć wartość dodatku nocnego wypłaconego w okresie październik–grudzień 2014 r. Ponadto w wyniku zmiany wysokości wynagrodzenia zasadniczego od stycznia 2015 r. (z kwoty 4500 zł na 4800 zł) zatrudniający musi przeliczyć składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru ekwiwalentu, które są wyliczane z płacy zasadniczej, tj. w omawianych okolicznościach wynagrodzenia normalne i dodatki za nadgodziny. Dopiero po tak dokonanym przeliczeniu możliwe będzie dokonanie dalszych obliczeń.
Dalsze rachunki
Odnosząc się do sytuacji opisanej w pytaniu, przeliczenie podstawy wymiaru polega na ustaleniu, jakie wynagrodzenie pracownik uzyskałby, gdyby w uwzględnianych miesiącach ubiegłego roku płaca minimalna wynosiła 1750 zł, a wynagrodzenie zasadnicze 4800 zł.
Jeśli przyjmiemy takie założenia, pracownik otrzymałby wynagrodzenie podlegające uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu zgodnie z wyliczeniem zawartym w tabeli 2.
Pracownik ma prawo do jednego składnika wynagrodzenia, który został określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Składnikiem tym jest wynagrodzenie zasadnicze, które w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. w styczniu 2015 r., wynosi 4800 zł i w takiej wysokości uwzględnia się je przy ustalaniu ekwiwalentu.
Ponadto w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownikowi zostały wypłacone zmienne składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie za pracę nadliczbową, dodatek nocny i premia regulaminowa), przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w łącznej wysokości wynoszącej po przeliczeniu 4529,88 zł (208,72 zł + 104,32 zł + 91,20 zł + 890 zł + 266,64 zł + 266,64 zł + 97,20 zł + 1250 zł + 285,70 zł +142,90 zł + 66,56 zł + 860 zł).
Ponieważ pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy (wystąpiła choroba oraz urlop; wypoczynkowy i okolicznościowy), to sumę tych zmiennych składników należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało, a następnie pomnożyć przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania:
Krok 1. 4529,88 zł : 55 dni (liczba dni przepracowanych) = 82,36 zł x 62 dni (dni obowiązujące do przepracowania) = 5106,32 zł
Krok 2. 5106,32 zł : 3 = 1702,11 zł (przeciętna wysokość zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu).
Ostateczna podstawa wymiaru ekwiwalentu to suma wynagrodzenia zasadniczego i średniej ze składników zmiennych: 6502,11 zł (4800 zł + 1702,11 zł). Z tak ustalonej podstawy należy wyliczyć kwotę ekwiwalentu:
Krok 1. 6502,11 zł : 21 (współczynnik do ekwiwalentu obowiązujący w roku jego wypłaty) = 309,62 zł
Krok 2. 309,62 zł : 8 godz. (liczba godzin odpowiadająca dobowej normie czasu pracy pracownika) = 38,70 zł (stawka za 1 godz. urlopu)
Krok 3. 38,70 zł x 72 godz. niewykorzystanego urlopu = 2786,40 zł (kwota ekwiwalentu za 72 godziny urlopu).
Tabela 1. Kartoteka płacowa
| L.p. | Kartoteka płacowa | X 2014 | XI 2014 | XII 2014 |
| 1 | Wynagrodzenie zasadnicze – stała płaca miesięczna | 4500,00 | 4500,00 | 4500,00 |
| 2 | Liczba godzin nominalnych | 184 | 144 | 168 |
| 3 | Liczba dni nominalnych | 23 | 18 | 21 |
| 4 | Liczba dni przepracowanych | 23 | 13 | 19 |
| 5 | Liczba dni kalendarzowych choroby | 7 | ||
| 6 | Liczba godzin urlopowych – urlop wypoczynkowy | 8 | ||
| 7 | Liczba godzin urlopowych – urlop okolicznościowy | 8 | ||
| 8 | Liczba godzin przepracowanych w nominalnym czasie pracy | 184 | 104 | 152 |
| 9 | Liczba godzin nadliczbowych 50 proc. (dobowe) | 8 | 10 | |
| 10 | Liczba godzin nadliczbowych 100 proc. (dobowe) | 8 | ||
| 11 | Liczba godzin nocnych | 48 | 40 | 32 |
| 12 | Wynagrodzenie zasadnicze za pracę w czasie nominalnym | 4500,00 | 3450,00 | 4500,00 |
| 13 | Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe | 195,68 | 250,00 | 267,90 |
| 14 | Dodatek za godziny nadliczbowe – 50 proc. (dobowe) | 97,84 | 0,00 | 133,90 |
| 15 | Dodatek za godziny nadliczbowe – 100 proc. (dobowe) | 0,00 | 250,00 | 0,00 |
| 16 | Dodatek nocny – 20 proc. stawki godzinowej z min. wynagrodzenia | 87,84 | 93,20 | 64,00 |
| 17 | Premia regulaminowa miesięczna | 890,00 | 1250,00 | 860,00 |
| 18 | Premia uznaniowa | 1000,00 | ||
| 19 | Uzupełniające wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy | 82,00 | ||
| 20 | Uzupełniające wynagrodzenie za urlop okolicznościowy | 65,44 | ||
| 21 | Nagroda (świąteczna) | 800,00 | ||
| 22 | Wynagrodzenie za chorobę – 80 proc. | 1090,67 | ||
| 23 | Płaca brutto | 6771,36 | 6383,87 | 6773,24 |
Tabela 2. Katalog świadczeń (poz. 1–11 tak jak w tabeli 1)
| L.p. | Kartoteka płacowa | X 2014 | XI 2014 | XII 2014 |
| 12 | Wynagrodzenie zasadnicze za pracę w czasie nominalnym | 4800,00 | 3680,00 | 4800,00 |
| 13 | Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe: poz. 1 : poz. 2 x (poz. 9+10) | 208,72 | 266,64 | 285,70 |
| 14 | Dodatek za godziny nadliczbowe – 50 proc.: (poz. 1 : poz. 2) x 50 proc. x poz. 9 | 104,32 | 0,00 | 142,90 |
| 15 | Dodatek za godziny nadliczbowe – 100 proc. (poz. 1 : poz. 2) x poz. 10 | 0,00 | 266,64 | 0,00 |
| 16 | Dodatek nocny – 20 proc. stawki godzinowej z min. wyn.:1750 zł : poz. 2 x 20 proc. x poz. 11 | 91,20 | 97,20 | 66,56 |
| 17 | Premia regulaminowa miesięczna | 890,00 | 1250,00 | 860,00 |
| Podstawy urlopowe – po przeliczeniu: poz. 13 + 14 + 15 + 16 + 17 | 1294,24 | 1880,48 | 1355,16 | |
| Suma podstaw po przeliczeniu | 4529,88 | |||
Podstawa prawna
Par. 14–19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).