Nie każdą umowę o pracę można wypowiedzieć - dotyczy to tylko umowy zawartej na czas nieokreślony i na okres próbny. Wyjątkowo, jeżeli strony przewidziały wcześniej dopuszczalność takiego rozwiązania, w drodze wypowiedzenia rozwiązana może zostać również umowa zawarta na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy. Więcej o tym, w jaki sposób rozwiązać umowę o pracę, przeczytasz tutaj>>

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, niezależnie od tego, czy oświadczenie składa pracodawca, czy pracownik, powinno ono mieć bezwzględnie formę pisemną. W dokumencie pracodawcy powinna ponadto zostać wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie, a także pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy.

Jeżeli pracownik nie dochowa przewidzianej formy, nie grożą mu za to żadne sankcje. W przypadku błędnego postępowania pracodawcy, sąd może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywrócenia pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania.

Kary za brak formy pisemnej grożą pracodawcy pomimo, że wypowiedzenie jest oświadczeniem woli na piśmie i w związku z tym stosuje się do niego także przepisy prawa cywilnego. A zgodnie z kodeksem cywilnym, forma pisemna wypowiedzenia umowy o pracę nie jest ani formą, dla której przewidziany jest rygor nieważności, ani formą dla celów dowodowych - w efekcie w razie niezachowania tej formy w sporze jest dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na okoliczność dokonania określonej czynności.

Na gruncie przepisów prawa cywilnego o wiele ważniejszy niż forma jest sposób złożenia wypowiedzenia - jest ono skuteczne z chwilą, kiedy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią, nawet gdy tego nie uczyniła. W przypadku wypowiedzenia pisemnego staje się to z chwilą doręczenia adresatowi dokumentu w sposób bezpośredni (do rąk pracownika bądź osoby upoważnionej do działania w jego imieniu) lub w dniu, w którym adresat listu przesłanego pocztą mógł zapoznać się z jego treścią.

Co jeżeli wypowiedzenie jest wysłane mailem

Wypowiedzenie może zostać także złożone za pomocą poczty elektronicznej. Jak podkreśla Sebastian Kryczka, ekspert ds. prawa pracy, "jeżeli już strona zdecyduje się na dokonanie wypowiedzenia za pośrednictwem środków elektronicznego porozumiewania się na odległość to należy przyjąć, że z punktu widzenia skuteczności tej czynności niezbędne jest wyrażenie w sposób niebudzący wątpliwości zamiaru rozwiązania umowy."

Wysłanie takiego oświadczenia zwykłym e-mailem będzie więc co prawda skuteczne, ale wadliwe w związku z tym, że nie posiada ono wymaganej formy pisemnej. Oznacza to, że wywoła ono skutek w postaci rozwiązania umowy, ale może być skutecznie podważone przed sądem.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej (zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego) potrzebne jest bowiem złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli - samo oświadczenie nie musi być więc sporządzone przez stronę własnoręcznie. Tymczasem zarówno w przypadku oświadczenia o wypowiedzeniu zwartego w treści elektronicznej wiadomości, jak również zeskanowania pisma i dołączenia go do e-maila, te wymogi nie są spełnione. Nawet podpis na przesłanym skanie jest bowiem jedynie kopią oryginału. 

Wymóg formy pisemnej spełnia natomiast wypowiedzenie złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej i opatrzone bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09), zgodnie z którym treść oświadczenia woli może być sporządzona w różny sposób (na przykład pismem ręcznym, maszynowym, wydrukiem komputerowym), ale pod dokumentem powinien figurować własnoręczny podpis składającego oświadczenie.

Warunek pisemności zostaje natomiast zachowany, gdy wypowiedzenie umowy zostało sporządzone na piśmie i wysłane do pracownika w identycznej treści zarówno drogą elektroniczną, jak i przesyłką pocztową (wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 178/06). Za moment złożenia oświadczenia woli uznaje się w tym wypadku moment otrzymania maila, czyli gdy dana osoba mogła zapoznać się z jego treścią.