Procedura zatrudniania nowego pracownika nakłada na pracodawcę pewne ograniczenia. 

1. Rekrutacja

Przede wszystkim, już podczas rekrutacji pracodawca może żądać od kandydata na pracownika tylko ściśle określonych prawem informacji. Wolno mu poprosić daną osobę tylko o te informacje, które są niezbędne do rozstrzygnięcia, czy będzie ona przydatna w firmie - chodzi przed wszystkim o dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz te związane z doświadczeniem zawodowym. W CV lub innych dokumentach aplikacyjnych kandydat musi więc zazwyczaj podać:

  • imię i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • datę urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), także numer telefonu czy adres e-mail;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - umiejętności i doświadczenie zawodowe (ukończone szkoły oraz studia, przebyte szkolenia oraz kursy, poprzedni pracodawcy, zajmowane stanowiska oraz obowiązki zawodowe).

W związku z tym, że jest to względnie zamknięty katalog danych, pracodawcy nie wolno żądać innych informacji, chyba że tak stanowią odrębne przepisy. Pracodawca ma więc prawo zażądać potencjalnego pracownika przedłożenia odpowiednich zaświadczeń, certyfikatów, dyplomów lub innych dokumentów tylko wtedy, gdy od tego zależy zatrudnienie go w danym zawodzie.

Dokładną listę dokumentów (a tym samym zakresu zawartych w nich danych) jakich pracodawca może wymagać od starającego się o pracę, reguluje też rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej - pełen spis znajdziesz tutaj>>

W związku powyższymi ograniczeniami, rekrutujący nie ma prawa zadawać pracownikowi pytań naruszających jego godność i dobra osobiste, a zwłaszcza:

  • zadawać pytań dotyczących życia prywatnego kandydata - informacji o stanie cywilnym kandydata, posiadanym lub planowanym potomstwie;
  • zadawać pytań dotyczących danych wrażliwych - między innymi o pochodzenie rasowe, etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, filozoficzne, przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkową, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia sądowe;
  • pozyskiwać opinii wśród byłych pracodawców aplikującego, bez jego pisemnej zgody;
  • zadawać pytań nieetycznych i dopuszczać się naruszenia prawnie chronionych dóbr osobistych.

Ponadto przepisy prawa pracy nie dają pracodawcy podstaw do żądania od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności, poza przypadkami, gdy taki wymóg wynika wprost z ustawy. Kiedy dokładnie pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności, dowiesz się tutaj>>

2. Wstępne badania lekarskie

Wśród dokumentów, jakich może zażądać pracodawca od przyjmowanego pracownika, jest aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Co więcej, bez odpowiedniego dokumentu dana osoba nie może zostać dopuszczona do pracy.

Czytaj też: Kiedy należy się odszkodowanie za dopuszczenie do pracy bez ważnych badań

Jednak od 1 kwietnia 2015 roku zmieniły się przepisy i już nie każdy pracownik musi poddawać się wstępnym badaniom lekarskim. Nie musi więc tego robić pracownik, który jest przyjmowany do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Musi tylko przedstawić nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie - pracodawca oceni wtedy, czy odpowiadają one tym występującym na danym stanowisku pracy.

Ponadto nadal obowiązuje przepis, zgodnie z którym badaniom wstępnym nie podlega osoba przyjmowana ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym pracodawcą.

Jeżeli jednak pracodawca jest zmuszony skierować pracownika na badanie, musi także pokryć ich całkowity koszt.

3. Szkolenie bhp

Podobnie jak w przypadku odpowiednich badań lekarskich, pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby, która nie posiada dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Dlatego firma musi zapewnić pracownikowi przeszkolenie z zakresu bhp.

>>Czytaj też: Szkolenie bhp także przy zleceniach

Celem wstępnego szkolenia bhp jest dostarczenie pracownikowi wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy z uwzględnieniem przepisów bhp (instruktaż ogólny) oraz zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na konkretnych stanowiskach pracy (instruktaż stanowiskowy).

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

4. Dokumenty dla pracodawcy

Już po zatrudnieniu pracodawca przekazuje pracownikowi komplet dokumentów do wypełnienia przez pracownika. Podwładny musi więc pisemnie złożyć:

  • oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • wyrażenie zgody przez pracownika na przetwarzanie danych osobowych,
  • potwierdzenie powierzenia zatrudnionemu określonego mienia,
  • potwierdzenie zapoznania się z informacją na temat równego traktowania kobiet i mężczyzn.

Ponadto pracownik, który jest rodzicem (matką lub ojcem) lub opiekunem dziecka powinien pisemnie poinformować pracodawcę o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z przywilejów związanych ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem.

Jeżeli dana osoba chce, aby jej wynagrodzenie było przekazywane przelewem na konto osobiste, to także musi złożyć dyspozycję.

Fakultatywnie pracownik może też złożyć u pracodawcy deklarację PIT-2, czyli oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

5. Umowa o pracę

Po dokonaniu powyższych formalności pracodawca może podpisać z daną osobą umowę o pracę.

Głównym warunkiem nawiązania stosunku pracy jest zgodne oświadczenie woli pracodawcy i pracownika. Zasadniczo umowa powinna mieć przy tym formę pisemną, a jeśli została zawarta w formie ustnej, pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy ma obowiązek potwierdzić na piśmie wcześniejsze ustalenia co do rodzaju i warunków kontraktu. Jednak umowa zawarta w formie ustnej nie jest nieważna - dlaczego przeczytasz tutaj>>

Dokument - oprócz informacji takich, jak kim są strony stosunku pracy, jaki jest rodzaj umowy, gdzie jest miejsce wykonywania pracy i kiedy przypada termin rozpoczęcia pracy - powinien określać także wymiar czasu pracy oraz rodzaj pracy wraz z podaniem wynagrodzenia i wskazaniem jego składników.

>>Czytaj też: Urlop i okres wypowiedzenia: 4 prawa pracownika, jakie gwarantuje mu umowa o pracę

Ponadto nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy pracodawca musi pisemnie poinformować pracownika o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, zasadach udzielania urlopu wypoczynkowego oraz długości okresu wypowiedzenia umowy. Jeżeli w firmie pracuje mniej niż 20 pracowników, pracodawca dodatkowo musi przekazać (również pisemnie i w tym samym terminie) informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia za pracę, a także przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Więcej o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy przeczytasz tutaj>>

6. Zgłoszenie pracownika do ZUS

Na pracodawcy, jako na płatniku składek spoczywa wreszcie obowiązek zarejestrowania nowego pracownika w ZUS.

Pracodawca powinien więc zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. Dotyczy to także członków rodziny pracownika, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego (na oddzielnym druku).