Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej musi uwzględniać jej odrębności

Pracodawca powinien ująć w niej także wpływ na zdrowie psychiczne pracownika. Chodzi tu m.in. o zagrożenia związane z alienacją spowodowaną brakiem kontaktu ze współpracownikami

Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawców związanych z pracą zdalną jest dokonanie oceny ryzyka zawodowego oraz zapoznanie z jej wynikami pracowników jeszcze przed dopuszczeniem ich do jej wykonywania. Pojęcie ryzyka zawodowego zostało zdefiniowane w par. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie), który stanowi, że jest to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy. Podstawowym celem oceny ryzyka zawodowego jest zapewnienie pracownikom skutecznej ochrony przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy. To właśnie m.in. od sposobu przeprowadzenia tej oceny zależy w dużej mierze skuteczność funkcjonującego w organizacji systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Dla wszystkich stanowisk

W praktyce ocena ryzyka zawodowego oznacza systematyczne identyfikowanie, monitorowanie i badanie wszystkich aspektów pracy w celu określenia związanych z nią zagrożeń mogących spowodować wypadek przy pracy, chorobę lub złe samopoczucie pracownika i stwierdzenia, czy zagrożenia te mogą być wyeliminowane, a jeżeli nie, to jakie środki ochrony powinny być zastosowane, aby ograniczyć wynikające z nich ryzyko.

Przepisy bhp obligują pracodawcę do ocenienia ryzyka zawodowego występującego przy wykonywanych pracach; w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i preparatów chemicznych, biologicznych, rakotwórczych lub mutagennych oraz zmianie organizacji pracy. Oznacza to, że taką ocenę należy wykonać dla wszystkich stanowisk pracy występujących w danym zakładzie, a więc zarówno dla stanowisk, dla których ocena nie była wykonywana, jak i dla stanowisk, dla których ocena była już przeprowadzana. Nie inaczej jest w przypadku stanowisk, w których pracę będą wykonywali pracownicy zdalni. Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązek dokonania oceny ryzyka zawodowego i na jej podstawie opracowania informacji zawierającej:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Po sporządzeniu ww. informacji pracodawca musi zapoznać z nią pracownika, który na jej podstawie będzie mógł zorientować się, czy będzie w stanie spełnić wymagania niezbędne do wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami bhp. Co ważne, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę informacją.

Wracając do oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, ze znowelizowanych przepisów wynika, że w ocenie tej należy uwzględnić w szczególności wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne pracownika. W tym kontekście należy także uwzględnić uwarunkowania psychospołeczne pracy zdalnej związane np. z alienacją pracownika w zespole spowodowaną brakiem kontaktu z pozostałymi współpracownikami, w tym z przełożonymi. Podstawowe zagrożenia związane z pracą zdalną (zwłaszcza na stanowiskach administracyjno-biurowych) mogą być natomiast związane z pracą w wymuszonej pozycji ciała, co wiąże się m.in. z zaburzeniami układu mięśniowo-szkieletowego. Warto też zauważyć, że w uzasadnieniu do projektu nowelizacji k.p. autorzy nowych przepisów zaznaczyli, że chociaż w trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik nie powinien zajmować się opieką nad dziećmi lub zwierzętami, to jednak nie można również wykluczyć zagrożeń na stanowisku pracy związanych z przebywaniem w tym samym mieszkaniu dzieci, zwierząt czy innych domowników. Z tego powodu ocena ryzyka zawodowego powinna uwzględniać także zagrożenia związane z tego rodzaju sytuacjami.

UWAGA! Pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Taka ocena nie musi uwzględniać indywidualnych warunków świadczenia pracy przez każdego z pracowników wykonujących pracę w tej właśnie formie. Istotne jest, aby uwzględnić w niej wyżej wskazane zagadnienia, a następnie skonsultować z przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z art. 23711a par. 1 k.p. pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników jest zobowiązany do konsultowania z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkich działań związanych z bhp, w szczególności dotyczących oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku.

Ocena ryzyka przy pracy zdalnej jest generalnie tożsama dla pracy biurowej wykonywanej w siedzibie pracodawcy, jak i w domu pracownika, przy czym rozwiązania dotyczące oceny ryzyka zawodowego powinny uwzględniać specyfikę pracy zdalnej. W końcu praca zdalna będzie tego samego rodzaju jak ta wykonywana w biurze.

Może powstać pytanie, czy ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej musi uwzględniać indywidualne warunki świadczenia pracy przez każdego pracownika. Nie musi, ale istotne jest, aby uwzględnić w niej powyższe zagadnienia, a następnie skonsultować z przedstawicielami pracowników.

Czyje to zadanie

Przepisy nie precyzują, kto konkretnie powinien dokonać oceny ryzyka zawodowego, pozostawiając to decyzji pracodawcy odpowiedzialnego za systemowe zarządzanie bhp. Z pewnością decyzja ta powinna zapaść po konsultacji z pracownikami i/lub ich przedstawicielami. W praktyce planowanie i koordynację działań związanych z przygotowaniem oceny ryzyka zawodowego najlepiej powierzyć jednemu z członków ścisłego kierownictwa. Natomiast realizację zadań związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem oceny ryzyka zawodowego należy powierzyć osobom o odpowiednich kompetencjach w tym zakresie (np. pracownikom służby bhp lub osobom wykonującym zadania tej służby). Wyznaczenie wymienionych wyżej osób do realizacji zadań związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem oceny ryzyka zawodowego nie oznacza, że osoby te powinny przeprowadzać ocenę samodzielnie. Należy od nich oczekiwać opracowania odpowiedniego planu działań odnoszących się do oceny ryzyka zawodowego, który zatwierdzi i którego realizację zapewni członek ścisłego kierownictwa (np. pracodawca).

W celu skutecznej realizacji obowiązku oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy zdalnej wskazane jest określenie – w konsultacji z pracownikami i/lub ich przedstawicielami – i udokumentowanie zasad realizacji działań odnoszących się do oceny ryzyka zawodowego na tych stanowiskach. Z uwagi na to, że praca zdalna przeważnie jest wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, przy dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego – przy założeniu, że ocena ta będzie miała ogólny charakter (nieuwzględniający szczegółowej analizy konkretnych warunków pracy dla poszczególnych pracowników świadczących pracę w tej właśnie formie) – główną rolę będzie odgrywał pracownik służby bhp, który powinien skonsultować się z przedstawicielami pracowników wykonującymi taką pracę.

Wieloetapowy proces

Ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej może być traktowana jako proces wieloetapowy i być przeprowadzana krok po kroku. Jej pierwszym etapem powinno być zebranie wszystkich niezbędnych informacji do przeprowadzenia takiej oceny, co ma służyć scharakteryzowaniu stanowiska pracy z wyposażeniem i warunkami na nim panującymi. Informacje te można zebrać na podstawie analizy m.in.:

• aktów prawnych i norm technicznych;
• dokumentacji odnoszącej się do wykorzystywanych na stanowisku maszyn i urządzeń;
• procedur technologicznych i instrukcji roboczych;
• dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie wypadkowych;
• dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych i innych chorób związanych z pracą;
• dokumentacji dotyczącej szkoleń i badań lekarskich pracowników;
• wyników badań ankietowych odnoszących się do psychospołecznego środowiska pracy;
• wywiadów z pracownikami.

Aby dokonać bardziej szczegółowej analizy ryzyka zawodowego, a więc dla konkretnych stanowisk pracy, szczegółowych informacji potrzebnych do oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej powinien dostarczyć sam pracownik. W celu zapewnienia, że informacje te będą odpowiednie i wystarczające do prawidłowej identyfikacji zagrożeń, warto skorzystać na tym etapie z uprzednio opracowanych list kontrolnych, które pozwolą zidentyfikować zagrożenia i oszacować związane z nimi ryzyko zawodowe. Dodatkowo pracownik może wykonać dokumentację fotograficzną swojego stanowiska pracy. Niemniej te wszystkie informacje powinny zapewnić pracownikowi poszanowanie prawa do prywatności.

Kolejny etap oceny ryzyka zawodowego to identyfikacja zagrożeń, a więc proces rozpoznawania, jakie zagrożenia występują na danym stanowisku pracy oraz czy zdefiniowano jego charakterystykę. Przy dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną kluczowym będzie – o czym już wspominano już wyżej – uwzględnienie zagrożeń związanych ze szkodliwym wpływem tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Następny etap oceny ryzyka zawodowego to szacowanie ryzyka. Polega on na ustaleniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych dla zdrowia i życia pracowników następstw tych zagrożeń oraz wagi tych następstw. Przy czym do oszacowania ryzyka zawodowego można wykorzystywać różne metody, w zależności od występujących zagrożeń i potrzeb organizacji.

Po oszacowaniu ryzyka zawodowego należy wyznaczyć jego dopuszczalność. Podstawowym kryterium dopuszczalności ryzyka zawodowego są wymagania obowiązujących przepisów prawnych i innych dokumentów normatywnych. Dążąc do poprawy warunków pracy, pracodawca może również ustalać własne kryteria dopuszczalności ryzyka zawodowego, oparte na wymaganiach wyższych od wymagań przepisów prawnych i innych dokumentów normatywnych.

Działania profilaktyczne

Rodzaje działań, jakie należy podjąć po przeprowadzonej ocenie ryzyka zawodowego, powinny być uzależnione od jej wyników. Ewentualne działania zapobiegawcze i korygujące, zastosowane w następstwie oceny ryzyka zawodowego, powinny zapewnić zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników, a także być zbieżne z działalnością prowadzoną przez pracodawcę na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej zakładu pracy. Wśród takich działań należy wymienić w szczególności: likwidowanie zagrożeń u źródeł ich powstawania, dostosowanie warunków i procesów pracy do możliwości pracownika (np. przez zmianę organizacji stanowisk pracy, odpowiedni dobór narzędzi itp.), stosowanie nowych rozwiązań technicznych czy instruowanie pracowników w zakresie bhp.

Po zrealizowaniu zaplanowanych działań należy przeprowadzić kolejną ocenę ryzyka zawodowego, umożliwiającą sprawdzenie ich skuteczności.

W przypadku pracy zdalnej kluczowe będzie informowanie pracowników o metodach właściwej organizacji pracy. Rolą pracodawcy jest poinformowanie pracownika o wszystkich możliwych zagrożeniach, jakie mogą wystąpić przy pracy zdalnej. Im więcej różnego rodzaju instrukcji bhp im udostępnionym, tym lepiej. Należy bowiem zauważyć, że tylko świadomy zagrożeń – a więc przeszkolony i poinformowany pracownik – może podjąć odpowiedzialną decyzję, że jest gotowy do wykonywania pracy w formie pracy zdalnej oraz wykonywać ją w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób.

Nie ma wzoru

Przepisy bhp nie określają wzoru dokumentowania przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy. Tym samym pracodawca ma pod tym względem pewną dowolność. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z par. 39a ust. 3 rozporządzenia dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego powinien uwzględniać w szczególności:

• opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie:

– stosowanych maszyn, narzędzi i materiałów,

– wykonywanych zadań,

– występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy,

– stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,

– osób pracujących na tym stanowisku;

• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy oraz niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
• datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny.

Przed dopuszczeniem do pracy

Samo dokonanie oceny ryzyka zawodowego stanowi jedynie połowę sukcesu, nie wpłynie bowiem na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy, jeżeli pracodawca nie podejmie działań profilaktycznych, wynikających z tej oceny, oraz nie zapozna z jej wynikami pracowników zatrudnionych na ocenianych stanowiskach pracy. Jak wynika wprost z przepisów, jednym z obowiązków pracodawcy związanych z taką oceną jest poinformowanie pracowników o ryzyku zawodowym, jakie wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Obowiązek ten potwierdzają znowelizowane przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej, z których to wynika, że przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Surowe konsekwencje

Niedopełnienie obowiązku oceny i udokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz informowania o nim pracowników stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny. Zgodnie z art. 283 par. 1 k.p. kara ta może wynosić od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Taką grzywnę zgodnie z art. 95 par. 3 kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (dalej: k.p.w.) może nałożyć inspektor pracy Państwowej Inspekcji Pracy w drodze mandatu karnego po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających, jeżeli uzna, że taka kara będzie wystarczająca. Mandat nałożony przez inspektora pracy nie może być jednak wyższy niż 2000 zł (art. 96 par. 1a k.p.w.), chyba że ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w k.p. popełnił w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takim wykroczeniem. W takim przypadku właściwy organ PIP może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł (art. 96 par. 1b k.p.w.). Jeżeli jednak inspektor pracy uzna, że z jakichś przyczyn pracodawca zasługuje na wyższą grzywnę (np. nie dopełnia również innych obowiązków w zakresie bhp), wówczas na podstawie art. 17 par. 2 k.p.w. może wystąpić z wnioskiem o ukaranie do sądu rejonowego.©℗