W firmach powoli kończy się czas na ustalanie przyszłorocznych budżetów i tam, gdzie praca zdalna będzie stosowana, należy rezerwować pieniądze na ten cel. To zaś oznacza, że trzeba już ustalać zasady zwrotu kosztów na wykonywanie obowiązków pracowniczych z domu i szacować ich wysokość. I uwzględnić przy tym regulacje wynikające z nowelizacji kodeksu pracy, którą w połowie grudnia ma rozpatrzyć Senat.
W tym zakresie biznes najczęściej będzie korzystał z ryczałtów, bo to rozwiązanie wygodniejsze niż zwracanie pracownikowi pieniędzy za każdy rachunek z osobna. Ich ustalenie nie będzie jednak proste, a to z uwagi na wiele praktycznych wątpliwości, które dotyczą nowych regulacji w tym zakresie. Firmy już planują uzyskać oficjalne stanowiska co do stosowania nowych przepisów przez ZUS i skarbówkę. Zgodnie bowiem z nowymi regulacjami wypłata ryczałtu nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów o PIT, a tym samym nie będzie podstawą opodatkowania i oskładkowania. W tej sytuacji jego wysokość będzie kontrolowana przez ZUS i fiskusa.
– Jako organizacja również zamierzamy wystąpić do resortów rodziny i finansów o ogólne wytyczne co do tego, jak ma funkcjonować zwrot kosztów z tytułu pracy zdalnej, by pozostawać w zgodzie z przepisami podatkowymi – zapowiada Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.

Liczne wątpliwości

Praca zdalna 2023. Jakie zmiany w Kodeksie pracy
Praca zdalna 2023. Jakie zmiany w Kodeksie pracy

Zobacz również
Ryczałt ma być alternatywą dla pokrywania niezbędnych kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (zwrot tych ostatnich musi jednak wynikać z porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu pracy zdalnej albo z polecenia pracodawcy). Ryczałtem będzie można też zastąpić wypłacanie ekwiwalentu za materiały i narzędzia pracy niezapewnione przez pracodawcę. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy jego ustalaniu trzeba będzie wziąć pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy oraz ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej, a także koszty usług telekomunikacyjnych.
– Jeśli chodzi o eksploatację i serwis narzędzi pracy, a także wydatki na energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne, to zgodnie z nowymi przepisami pracodawca powinien pokryć tylko koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Z kolei gdy strony umówią się na zwrot innych kosztów, to muszą być one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy w tej formule. To, czy te przesłanki zostały uwzględnione przez zatrudniającego, będzie przedmiotem zainteresowania organów kontrolnych – wskazuje Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Przypomina, że na początku pandemii były oczekiwania pracowników, by pokrywać np. koszty sprzątania, wody, ścieków, wywozu śmieci. – Na gruncie uchwalonych właśnie przepisów trudno będzie jednak wykazać, że są one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – zauważa.
Obecne wątpliwości dotyczą również tego, w jaki sposób mają być ustalone normy zużycia prądu i ich ceny oraz koszty internetu. Eksperci wskazują, że z pewnością trzeba będzie uwzględniać ceny rynkowe mediów. Pojawia się jednak pytanie, czy koszty, i w efekcie ryczałty, należy liczyć dla każdego pracownika z osobna, czy jest możliwe pewne uśrednienie w oparciu o przeciętne ceny. W tym pierwszym przypadku niejednokrotnie trzeba by uwzględniać takie niuanse jak to, czy dom jest ogrzewany prądem bądź czy pracownik ma panele fotowoltaiczne. – Wydaje się jednak, że wysokości ryczałtu nie będzie trzeba liczyć indywidualnie, a wystarczy przyjąć uśrednione stawki na rynku – mówi Paweł Wyrębek, adwokat, senior associate w SSW Pragmatic Solutions.
Dyskusja toczy się również wokół tego, na ile ryczałt powinien odzwierciedlać wymiar pracy zdalnej w miesiącu w odniesieniu do tej wykonywanej w zakładzie pracy. A to rzutuje na sposób ustalenia stawki ryczałtu. Wiele firm już zamierza dać miesięczny ryczałt, a niektóre nawet kwartalny. Tymczasem zdaniem Łukasza Kuczkowskiego to nie najlepszy pomysł. – Bezpieczniejszy z punktu widzenia ZUS i US jest ryczałt dzienny. Bo jest powiązany z dniem pracy zdalnej, a więc związanymi z tym kosztami. Jeśli mamy pracę hybrydową zmienną w wymiarze i ryczałt miesięczny, ustalony np. za 20 dni, to wówczas pracownik otrzymuje go również za dni pracy w biurze, co może być kwestionowane przez ZUS i US – wskazuje ekspert.
Są też wątpliwości, czy ryczałt powinien być pomniejszany o absencje pracownika, zwłaszcza chorobowe. Zdaniem ekspertów może to być konieczne, by uniknąć zarzutów, że jest on zawyżony. Być może trzeba będzie także brać pod uwagę, że pracownicy zdalni mogą pracować w różnych miejscach kraju, a normy zużycia i koszty mogą być zróżnicowane w różnych miejscach w Polsce. Aby kalkulacja ryczałtu była prawidłowa, należałoby też określić z góry i na potrzeby wyliczeń przyjąć planowaną liczbę nadgodzin w przypadku pracownika zdalnego.
Przy okazji wypłacania ryczałtów wiele firm zastanawia się też, czy mogą go zwiększyć i w ten sposób przemycić w nim podwyżki dla pracowników. – Nie jest to jednak dobry pomysł. Należy tu zachować zdrowy rozsądek i pamiętać, że ryczałt powinien odpowiadać realnie ponoszonym kosztom – podkreśla Paweł Wyrębek.
Należy też pamiętać, że zasadą jest zwrot kosztów rzeczywistych, który może być zastąpiony ryczałtem. – Jeśli jednak pracownik wykaże, że jego koszty były większe, niż wynosi ryczałt, to pracodawca będzie mieć obowiązek je zwrócić – wskazuje Łukasz Kuczkowski.

Punkt zaczepienia

Przy ustalaniu nowego ryczałtu firmy mogą posiłkować się m.in. dotychczasowymi interpretacjami skarbówki, choć powinny zachować przy tym ostrożność. – Oczywiście trzeba przy tym również uwzględnić brzmienie nowych przepisów kodeksu pracy – zastrzega Robert Lisicki.
Mogą być one pomocne szczególnie przy ustalaniu, czy ryczałt może opierać się na uśrednionych wartościach dla wszystkich pracowników, gdy chodzi o energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Na takie uśrednienie, jak wskazują eksperci, zamierza zdecydować się wiele firm. Pewną wskazówką dla nich mogą być interpretacje fiskusa, zwłaszcza z okresu stosowania „covidowej” pracy zdalnej. Ich przykłady, wraz z fragmentami stanowisk organu, publikujemy w tabeli poniżej. Wynika z nich zgoda fiskusa na przyjmowanie średniej wielkości zużycia i przeciętnych kosztów sprzętu komputerowego, energii elektrycznej i innych mediów. Warto zwrócić uwagę m.in. na interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja 2022 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.260.2022.2.MN. Stwierdzono w niej, że wartości wpływające na wysokość – tu: ekwiwalentu – są niemożliwe do precyzyjnego wyliczenia, a ich wyliczenie łączyłoby się z niewspółmiernymi nakładami administracyjnymi. Gdyby tak stosować przepisy, to byłyby one martwe w praktyce.©℗
Interpretacje fiskusa z ostatnich lat
Numer, stan faktyczny Fragment stanowiska organu
0112-KDIL2 1.4011.329.2022.2.KF Pracownicy nie byli zobligowani do przedstawiania faktur VAT lub rachunków od dostawców w zakresie kosztu wykorzystania łączy internetowych, zużytej energii elektrycznej, a także faktycznego jej zużycia na potrzeby wykonywanych obowiązków. Kalkulacja wysokości ryczałtu nastąpiła na podstawie dostępnych danych związanych z uzasadnionym średnim kosztem wykorzystania niezbędnych zasobów. W sytuacji gdy prawny obowiązek poniesienia określonych wydatków związanych z umożliwieniem pracy zdalnej obciąża pracodawcę (art. 3 ust. 4 ustawy antykryzysowej: „Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca”), wówczas dokonanie zwrotu tego typu wydatków poniesionych przez pracownika nie powinno stanowić świadczenia mającego znamiona przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zostało ono bowiem poniesione przez pracownika w interesie pracodawcy, a prawny obowiązek jego poniesienia spoczywał bezpośrednio na zatrudniającym. Co więcej, trudno w tym wypadku byłoby mówić o dobrowolności przyjęcia przez pracownika nieodpłatnego świadczenia ze strony pracodawcy, skoro to zatrudniający poleca świadczyć w sposób zdalny pracę, mając na uwadze przede wszystkim minimalizację możliwości zakażenia koronawirusem.
0114-KDIP3-2.4011.1137.2021.2.MN Pracodawca stworzył następujący system: ■ dodatek jednorazowy na zakup sprzętu;■ dodatek miesięczny – ekwiwalent w formie stałej, opartej na kalkulacji na podstawie przeciętnych cen za internet, energię elektryczną, wodę, drukowanie. Za przychód pracownika mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, które, po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie); po drugie, zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść; po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). Powyższe kryteria powinny być spełnione łącznie. W omawianym przypadku także po zakończeniu okresu pandemii nie będą spełnione dwa pierwsze kryteria. Wprowadzenie pracy zdalnej lub hybrydowej opiera się bowiem na decyzji pracodawcy, która jest warunkowana względami ekonomicznymi.
0114-KDIP3-2.4011.260.2022.2.MNWypłacane są dodatkowe świadczenia dla pracowników w postaci dodatku za pracę zdalną w celu pokrycia kosztów wykorzystania prywatnego łącza internetowego oraz zwiększonego zużycia energii elektrycznej i ogrzewania. Dodatek jest wypłacany w formie zryczałtowanej, uśrednionej kwoty, miesięcznie. Jego wysokość jest uzależniona od liczby dni roboczych pracy zdalnej w miesiącu: do 10 dni roboczych w miesiącu przysługuje kwota X, a przy 10 dniach roboczych i więcej – kwota Y. Pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania faktur. Kalkulacja wysokości ryczałtu nastąpiła na podstawie danych związanych z uzasadnionym średnim kosztem wykorzystania niezbędnych zasobów, tzn. sprzętu komputerowego, energii elektrycznej oraz innych mediów, w warunkach biurowych. Mogą występować sytuacje, w których będzie zwracana oszacowana równowartość wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu wykorzystania przez niego sprzętu lub materiałów. Przepisy nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, co pozwala przyjąć, że wartość ekwiwalentu objętego zwolnieniem powinna być ustalona w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty, a przy jego wyliczeniu znaczenie mają rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu, a ponadto ustala się ją jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że w celu oszacowania wartości ekwiwalentu pracodawca powinien ustalić wiele elementów składających się na określenie wartości używania sprzętu, której równoważnikiem ma być właśnie wypłacony ekwiwalent, i są to m.in. liczba roboczogodzin używania danego sprzętu, normy zużycia narzędzi, ceny wynikające z ewidencji księgowej zakładu pracy (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/07 oraz wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 11 lutego 2016 r., sygn. akt III AUA 259/15, dotyczący co prawda sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych, ale bezpośrednio związanej z prawidłowym rozumieniem pojęcia przychodu w prawie podatkowym). Powyżej wskazane wartości są niemalże niemożliwe do precyzyjnego wyliczenia, a co najmniej ich wyliczenie łączyłoby się z niewspółmiernymi nakładami administracyjnymi. Przez to art. 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f. byłby martwy w praktyce.
IBPBII/1/415-535/09/BDTelepracownicy wykonują zlecone prace we własnych mieszkaniach. Sprzęt komputerowy i oprogramowanie niezbędne do pracy oraz komunikacji otrzymują (jedynie do korzystania) od pracodawcy. Pracownicy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do internetu, czego zatrudniający wymaga. Na podstawie umów wypłaca im za to miesięczny ekwiwalent. Jego wysokość została ustalona przez pracodawcę w sposób zryczałtowany na podstawie prognozowanych potrzeb pracodawcy i pracownika związanych z należytym wykonywaniem telepracy oraz uśrednionych kosztów rynkowych uzyskania dostępu do internetu. W przypadku gdy pracownik korzysta ze sprzętu będącego własnością pracodawcy lub zapewnianego przez zatrudniającego, lecz we własnym zakresie zapewnia sobie dostęp do internetu potrzebnego do wykonywania telepracy, ekwiwalent powinien być objęty zwolnieniem przewidzianym w art. 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f. Przyglądając się ww. artykułowi, należy dojść do wniosku, że co najmniej w wypadku narzędzi oraz sprzętu nie sposób precyzyjnie wyliczyć kwoty odpowiadającej zużyciu tychże. Jest to – niezależnie od sposobu jej określania – zawsze kwota szacunkowa, przybliżona. Instytucja ekwiwalentu na gruncie przepisów o telepracy ma zatem zapewnić pracownikowi właściwą rekompensatę użytkowania jego prywatnego sprzętu bądź materiałów na potrzeby telepracy. Jest jednak oczywiste, że kwota ustalona w umowie o pracę bądź innych aktach ma charakter szacunkowy i nie musi odpowiadać ani rzeczywistej „stracie” pracownika, ani rzeczywistemu zużyciu.©℗