Dodatki za obecność powinny zostać zastąpione innymi lub ulec modyfikacji. W czasie pandemii straciły bowiem swoje uzasadnienie. A wręcz przyczyniają się do rozprzestrzeniania koronawirusa.
Premia frekwencyjna to dodatek do wynagrodzenia za to, że pracownik nie korzysta ze swoich ustawowych uprawnień, np. prawa do zwolnienia lekarskiego – wyjaśnia aplikant adwokacki Łukasz Łaguna z kancelarii BKB Baran Książek Bigaj, tłumacząc, że już przed pandemią wskazywano na zagrożenie związane z praktyką stosowania premii frekwencyjnych w postaci stawiania się w pracy osób chorych, które chciały uzyskać tego rodzaju dodatek do wynagrodzenia. A w czasach COVID-19 aspekt ten jest szczególnie ważny. Dlatego coraz częściej słychać głosy, jak ten dr. Michała Kacprzyka, radcy prawnego i starszego prawnika kierującego działem imigracyjnym w kancelarii Raczkowski, że dodatek za obecność w czasie pandemii stracił sens. – Pracodawca bowiem w większym stopniu niż dotychczas powinien chronić zdrowie i życie pracowników, którzy przychodzą do zakładu. Wypłacanie premii frekwencyjnej może natomiast motywować do zatajania choroby, w szczególności gdy przebiega ona lekko – zauważa.
Nasi rozmówcy przyznają, że problem pracowników ukrywających zakażenie może być duży. Ludzie nie zgłaszają się na oficjalne testy PCR, bo w przypadku pozytywnego wyniku nakładana jest na nich kwarantanna, co z kolei oznacza nie tylko niższe wynagrodzenie chorobowe, ale i utratę właśnie premii za frekwencję. Rośnie za to liczba aptecznych testów do wykrywania SARS-CoV-2. – Czas na zmiany – mówią eksperci
Alternatywne rozwiązania
A co doradzają? Przykładowo zastąpienie premii za frekwencje tymi za zaszczepienie się przeciwko CoVID-19. – Przynajmniej do czasu, gdy szczepienia te staną się obowiązkowe dla każdego pracownika – podpowiada Izabela Zawacka, radca prawny w kancelarii Zawacka Rdzeń Prawo Przedsiębiorstw i HR. Michał Kacprzyk dodaje jednak, że przy zamianie premii pracodawca naraża się na zarzut nierównego traktowania pracowników. – Niemniej przy obecnej dostępności szczepionek i skali powszechności szczepienia oraz braku faktycznej możliwości wprowadzenia takiej organizacji pracy, która pozwoliłaby na odseparowanie zaszczepionych od niezaszczepionych, taki zarzut wydaje się chybiony, w szczególności biorąc pod uwagę obowiązek ochrony życia i zdrowia pracowników – zauważa.
Jeszcze inny pomysł ma Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w NGL Wiater. Proponuje, aby wartość premii wzrastała wraz z obecnością pracownika w pracy, a w przypadku nieobecności pracownika była naliczana od początku. Jej zdaniem możliwe jest również oparcie premii na pewnym wskaźniku absencji, po przekroczeniu którego pracownik utraci prawo do premii w danym okresie rozliczeniowym. – Pracodawca może również uzależnić wysokość premii od liczby dni nieobecności w pracy. Zatem im więcej takich dni w danym okresie rozliczeniowym, tym premia będzie proporcjonalnie niższa – zaznacza.
Za elastycznymi zasadami przyznawania premii opowiada się też Alicja Majewska, radca prawny w Ślązak, Zapiór i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Jej zdaniem powinna być ona dopasowana do profilu zakładu pracy i sytuacji w nim panującej. – Wówczas pracodawca osiągnie cel, jakim jest zwalczanie negatywnego zjawiska fałszywych zwolnień, nie narażając się na potencjalny zarzut dyskryminacji z uwagi na stan zdrowia pracowników – wyjaśnia. Podpowiada, by zmiany w premii zacząć od szerokiego przeglądu skali i długości wykorzystywanych nieobecności, w tym zwolnień lekarskich. Może się bowiem okazać, że choć dezorganizują one pracę i mają charakter sezonowy, to nasilają się w okresach grypowych, a nie świątecznych czy wakacyjnych.
Zdaniem ekspertów na realizację celu, jakiemu ma służyć premia frekwencyjna, wpływ ma również jej relacja do normalnego wynagrodzenia pracowników. – Jeśli podstawowe uposażenie jest na odpowiednim poziomie, to co do zasady determinacja do jego uzupełnienia premią przy jednoczesnym ryzyku zarażenia chorobą innych członków zespołu powinna być mniejsza niż w sytuacji, gdy stanowi ona istotną część wynagrodzenia. Z drugiej jednak strony zbyt mało odczuwalna nagroda za sumienne stawianie się w pracy może nie motywować pracowników do rezygnacji z wykorzystywania nadmiernego zwolnienia się, np. w celu czasowego zatrudnienia w innym podmiocie – komentuje Alicja Majewska. I dodaje, że premia za frekwencję może przybierać różne formy, np. stałego dodatku do wynagrodzenia, gdzie może być np. redukowana proporcjonalnie do liczby dni nieobecności z powodu choroby, czy dodatkowego składnika wynagrodzenia wypłacanego tylko tym pracownikom, którzy w przyjętym okresie w ogóle nie przebywali na zwolnieniu lekarskim.
Niełatwo zmienić
Prawnicy zwracają jednak uwagę, że wycofanie się z dodatku za obecność nie jest proste. Jak podkreśla Izabela Zawacka, często potrzebna jest do tego wiążąca zgoda związków zawodowych oraz zmiana regulaminu wynagradzania czy układu zbiorowego pracy, którą należy przeprowadzić w odpowiednim trybie. – Ponadto, jeżeli prawo pracownika do danej premii zostało przewidziane wprost w umowie o pracę, zmiana warunków pracy i płacy będzie wymagała wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego umowę o pracę – uzupełnia Magdalena Zwolińska.
Pracodawcy powinni jednak szukać rozwiązania tego problemu. Szczególnie że pracownikowi, który zakazi się SARS-CoV-2 w zakładzie pracy i zachoruje na COVID-19, mogą przysługiwać na podstawie przepisów prawa cywilnego roszczenia wobec pracodawcy. – Między innymi o jednorazowe odszkodowanie za uszczerbek majątkowy (np. w przypadku poniesionych kosztów leczenia) czy zadośćuczynienie za doznaną krzywdę. Jednakże pracownik występujący z roszczeniem związanym z zakażeniem w zakładzie pracy musi wykazać łącznie: poniesioną szkodę, związek przyczynowy między zarażeniem a powstaniem szkody, ciążącą na pracodawcy odpowiedzialność za zakażenie najczęściej opartą na winie pracodawcy – wyjaśnia Magdalena Zwolińska.
Jednak udowodnienie, że do zakażenia doszło w zakładzie pracy w praktyce jest trudne. – Pracodawca będzie odpowiedzialny za zakażenie tylko wtedy, gdy zostanie udowodnione, że nie dopełnił ciążących na nim obowiązków w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – dodaje Magdalena Zwolińska.
Okiem pracodawcy
Niektórzy pracodawcy elastyczne rozwiązania już wdrożyli, inni ciągle trwają przy surowych kryteriach przyznawania premii. – Dodatek za brak nieplanowanych nieobecności ma na celu zapewnić najwyższe standardy obsługi klientów. Zdajemy sobie sprawę z różnorodności sytuacji życiowych, dlatego odmiennie od innych podmiotów na rynku postanowiliśmy przyznawać nagrodę za obecność również w przypadku jednego lub dwóch dni nieplanowanych nieobecności w danym miesiącu – informuje Tomasz Dejtrowski, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń w sieci Biedronka. Przyznając, że w porównaniu z 2020 r. zmniejszył się średni czas absencji. To jednak, jak podkreśla, jest też efektem skutecznego wykorzystania środków ochrony i stosowania się do obowiązujących norm sanitarnych. – Około 90 proc. pracowników sklepów otrzymuje co miesiąc nagrodę za obecność – dodaje Tomasz Dejtrowski. Z kolei w Aldi nie ma obecnie regularnej premii frekwencyjnej. Sieć rozważa jej wprowadzenie, ale właśnie ze względu na sytuację pandemiczną, zdarzające się kwarantanny i zachorowania, na pewno będzie to wymagało dokładnego przemyślenia warunków jej otrzymania. – Ostatnią premię, która miała w sobie kryterium frekwencji, nasi pracownicy otrzymali za miniony okres świąteczny w formie doładowań do kart przedpłaconych. Jednak nawet wówczas były to dwa rodzaje gratyfikacji – pierwsza dla wszystkich pracowników bez wyjątków i druga frekwencyjna, która mimo wszystko dopuszczała kilkudniową nieobecność – mówi Anna Goleniowska, dyrektor obszaru HR w Aldi.
Jednak są i takie sieci jak Netto, gdzie zgodnie z wewnętrznym regulaminem wynagradzania na premię frekwencyjną wpływa każda nieobecność, również ta spowodowana zakażeniem koronawirusem. – Na bieżąco obserwujemy sytuację wśród naszych pracowników, wiemy jak z dnia na dzień wyglądają przyrosty osób w izolacji i na kwarantannie. Jeśli regulamin wynagradzania w Netto się zmieni, w pierwszej kolejności poinformujemy o tym naszych pracowników – mówi Patrycja Kamińska, PR manager w Netto Polska.
Są i zalety
Sytuacja jest dynamiczna, tak samo jak losy premii za frekwencję. I choć teraz jest ona krytykowana, to niektórzy w walce z nadużyciami dostrzegają też jej zalety. Kolejne lockdowny i przestoje oraz związane z tym przymusowe kierowanie pracowników w niektórych firmach na bieżące urlopy spowodowały, że wiele osób nie może sobie pozwolić na ich wykorzystanie zgodnie z planami, np. na wyjazd wakacyjny, okoliczności rodzinne itp. – Skutkiem tego stały się nasilone zwolnienia lekarskie, które niejednokrotnie bardzo istotnie dezorganizują pracę. Dodatkowo rozwinięta w ostatnich dwóch latach telemedycyna i możliwość otrzymania zwolnienia lekarskiego przez telefon ułatwia jego uzyskanie, mimo braku faktycznych podstaw ku temu – zauważa Alicja Majewska. Tak więc jej zdaniem premiowanie przez pracodawców osób, które unikają nieuzasadnionych nieobecności, wciąż jest – w zależności od warunków i postaw pracowników w poszczególnych organizacjach – rozwiązaniem uzasadnionym i efektywnym.
