Gdy pracownik nie wykorzystał urlopu z poprzedniego roku do 30 września, to pracodawca może wykazać, że nie wynika to z jego złej woli.

Kilku z naszych pracowników nie chce korzystać z przysługującego im urlopu wypoczynkowego w danym roku, w którym nabyli do niego prawo. Czy pracodawca może w jakikolwiek sposób zmusić pracownika do wzięcia urlopu wypoczynkowego? Boimy się także kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i ewentualnej kary za nieudzielanie urlopów pracownikom we właściwym terminie.

Co do zasady, pracodawca nie ma możliwości nakazania pracownikowi skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Udzielanie urlopów odbywać powinno się zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem – na jego wniosek.

Pomocny plan urlopów

Aby przeciwdziałać takim sytuacjom pracodawca powinien ustalać, przykładowo na początku każdego roku plan urlopów. Skorzystanie z tego rozwiązania zapobiegnie także kumulacji kilku wniosków urlopowych podwładnych w jednym czasie (np. świątecznym czy wakacyjnym), a pracodawca będzie mógł tak rozplanować funkcjonowanie zakładu, aby z powodu nieobecności pracowników nie musiał ponosić dodatkowych kosztów (np. zatrudniania pracowników tymczasowych w tym okresie).
Pracodawca z jednej strony musi wziąć pod uwagę wnioski pracowników, ale z drugiej konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w swoim zakładzie pracy. Ustalony plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń, w lokalnym intranecie. Zgodnie z uchwałą SN nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (sygn. akt V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132).

Kara za brak współpracy

W przypadku posiadania przez pracownika zaległego urlopu takiego, który nie został wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego uprawnienie, to pracodawca może zobowiązać podwładnego do skorzystania z niego w następnym roku, w terminie do 30 września. Takie polecenie najlepiej, aby zostało sporządzone w formie pisemnej, a podwładny powinien zapoznać się z jego treścią poprzez złożenie podpisu na tym dokumencie.
Za brak współpracy ze strony pracownika w tym zakresie, pracodawca będzie mógł nałożyć na niego karę porządkową, w oparciu o art. 108 k.p. Takie działanie pracownika uważane jest za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. W przypadku kontroli PIP, gdy pracownik nie skorzysta z zaległego urlopu za rok poprzedni do 30 września, a w zasadzie nie rozpocznie go w tym dniu, to pracodawca w ramach usprawiedliwienia niedopełnia obowiązku udzielenia urlopu zaległego będzie mógł wykazać, że ten niewykorzystany przez pracownika odpoczynek nie wynika ze złej woli pracodawcy, a wyłącznie podwładnego.
Co więcej pracodawca w ten sposób wykaże, że dołożył wszelkich starań by pracownika na taki urlop wysłać. Wobec braku dalszych środków prawnych pracodawca nie mógł już zmusić pracownika do korzystania ze swojego prawa do odpoczynku.
Wprawdzie urlop wypoczynkowy powinien być udzielany wyłącznie na wniosek pracownika, to wyjątkiem do tej zasady będzie wykorzystanie przysługującego wolnego w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z art. 1671 k.p. pracownik jest zobowiązany do wykorzystania należącego mu się urlopu w okresie wypowiedzenia, gdy pracodawca takiego urlopu mu udzieli.

Obowiązek w trakcie wypowiedzenia

Wskazać należy, iż decyzja w tym względzie pozostawiona jest swobodnemu uznaniu pracodawcy. Nie musi on posiadać wyraźniej zgody, ani przyzwolenia podwładnego. Jeżeli to pracownik wystąpi z prośbą o wykorzystanie swojego urlopu w czasie wypowiedzenia, to pracodawca nie musi się na to zgadzać. Może podjąć decyzję, że w okresie wypowiedzenia będzie normalnie świadczył pracę.
Za niewykorzystany w naturze urlop, z powodu rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Z tego względu, szczególnie w przypadku zwalania pracownika posiadającego zaległy urlop, przed podjęciem decyzji w sprawie udzielenia urlopu, pracodawca powinien przeliczyć wysokość ewentualnego ekwiwalentu.
Skoro urlopu udziela się na wniosek pracownika, to przełożony nie może zmusić podwładnego do wykorzystania przysługujących mu wolnych dni, mimo, iż to właśnie w kompetencji pracodawcy ustawodawca pozostawił ich udzielanie. Przeciwne działanie pracodawcy byłoby niedopuszczalne, bo wkraczałoby w sferę uprawnień pracowniczych
Podstawa prawna
Art. 161, 163, 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Katarzyna Gospodarowicz radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k.