Niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego nie można odebrać w dowolnym czasie bez uzgodnienia z pracodawcą.
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego trzeba udzielić pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Jeżeli tak się nie stanie, to zgodnie z art. 168 k.p. pracodawca na niewykorzystany wypoczynek powinien wysłać go do 30 września następnego roku. Jednak nie wszystkim firmom udało się w wakacje zredukować zaległości urlopowe za ubiegły rok. Nie oznacza to jednak, że od razu muszą ponieść przewidziane w prawie konsekwencje.
Zgodnie z art. 282 par. 1 ust. 2 k.p. za nieudzielenie pracownikowi urlopu lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru grozi kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
– Z pewnością pracodawca nie musi zawieszać działalności firmy, by wysłać natychmiast pracowników na zaległe urlopy. Chcąc uchronić się przed skutkami nieudzielenia w terminie wypoczynku osobom zatrudnianym, powinien jak najszybciej zaplanować terminy, w jakich pracownicy odbiorą niewykorzystane dni wolne – wyjaśnia Agnieszka Fedor, adwokat kancelarii Wierciński Kwieciński Baehr. Dodaje, że pracownicy nie muszą się obawiać, że ich prawo do wypoczynku się przedawni. Następuje to dopiero po 3 latach, więc można ustalić termin dogodny dla wszystkich. Agnieszka Fedor nie jest też zwolenniczką udzielania jednostronnie przez pracodawcę zaległych urlopów. Takie działanie nie ma umocowania w przepisach, a i orzecznictwo sądowe nie jest jednoznaczne.
Zdaniem eksperta, aby nie psuć atmosfery w firmie narzucaniem urlopów i nie wdawać się w ewentualne spory dotyczące terminu i sposobu ich udzielenia, lepiej działać w porozumieniu z zatrudnionymi. Uzgodniony plan zredukowania zaległych świadczeń powinien uwolnić pracodawcę od surowej odpowiedzialności w razie kontroli PIP.
Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w terminie określonym w kodeksie pracy nie upoważnia go do samodzielnego skorzystania z wypoczynku w dowolnie wybranym momencie. Na ten temat wypowiedział się Sąd Najwyższy w 2008 r. Zgodnie z obowiązującym wówczas stanem prawnym pracodawca miał obowiązek udzielić zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału roku następnego po tym, w którym zatrudniony nabył do niego prawo.
Zgodnie z wyrokiem SN z 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 88/08) uprawnienie to w danym roku lub do końca pierwszego kwartału następnego (art. 168 KP) nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z firmą.