Osoby ubiegające się o emerytury z ZUS same muszą udowodnić, że faktycznie pracowały. Także na nich spoczywa obowiązek potwierdzenia wysokości zarobków. Ci, którym się nie uda tego zrobić, otrzymają zaniżone świadczenia.

Odszukanie dokumentacji pracowniczej nie zawsze jest proste. Na przykład likwidowane firmy mają obowiązek przekazywać ją do prywatnych archiwów, ale te nie zawsze działają uczciwie.

– Wiele z nich przyjmuje dokumentację pracowniczą, ale nie po to, aby ją potem udostępniać. Ich celem jest zainkasowanie pieniędzy za 50 lat z góry, bo tyle trzeba dokumenty archiwizować – ostrzega Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

– Takich firm jest około tysiąca – dodaje.

Archiwiści opisują przypadek, gdy jedna z osób prowadzących takie archiwum wystawiała byłym pracownikom nieistniejącego już przedsiębiorstwa zaświadczenia o wysokości zarobków czy okresie zatrudnienia. Druki były opatrywane oryginalnymi pieczęciami.

– Zawiadomiła nas o tym prokuratura. Wyszło wtedy na jaw, że byli pracownicy, ubiegając się o emerytury lub renty, musieli zapłacić takiemu archiwum więcej, niż to wynika z rozporządzenia ministra kultury określającego stawki. A dokumenty, które otrzymywali, były sfałszowane. Na ich podstawie ZUS nie mógł przyznać emerytury – wyjaśnia Jolanta Louchin.

Zarobek bez pracy

Takie przypadki nie powinny mieć miejsca. Zgodnie bowiem z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.) prawo do prowadzenia archiwów przechowujących dokumentację pracowniczą mają tylko firmy wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw. Aby uzyskać wpis, przedsiębiorca musi złożyć pisemne oświadczenie. Prowadzący taki biznes mogą być potem kontrolowani.

Prawo jednak nie jest restrykcyjnie przestrzegane, ponieważ padające firmy po prostu nie przekazują dokumentów do legalnych przechowawców.

– Obecnie KRS pełen jest martwych dusz, czyli firm, które nie funkcjonują od lat, ale nie zostały wykreślone. Ich likwidacja nie została doprowadzona do końca głównie dlatego, że majątek firmy nie mógł tego pokryć. Pracownicy szukają u nas pomocy, z firmą zniknęła bowiem ich dokumentacja – podkreśla Jolanta Louchin.

Brak rejonizacji

Na problemy z poszukiwaniem dokumentacji zwracają także uwagę samorządowcy. – Zwracają się do nas osoby ubiegające się o emeryturę, które szukają firm działających kiedyś na naszym terenie. Nie zawsze możemy im pomóc – tłumaczy Sławomir Merchel, sekretarz miasta Siedlce.

Zdaniem ekspertów problemy wynikają z tego, że w przypadku prywatnych archiwów nie obowiązuje żadna rejonizacja.

– Syndyk, likwidator, a nawet pracodawca może przekazać dokumentację pracowniczą do dowolnego podmiotu w dowolnym miejscu w Polsce lub na świecie. Najczęściej decyduje o tym cena – zauważa Paweł Topolewski z Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Eksperci wyjaśniają, że nie ma żadnych przepisów nakazujących przechowywanie dokumentacji pracowniczej na terenie Polski.

– Można ją wywieźć do Chin czy na Ukrainę. I nikt tego nie zabroni. Ale w takiej sytuacji 50-letnia ochrona dokumentacji to fikcja. Nikt nie zmusi archiwum znajdującego się poza granicami kraju do wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu lub zarobkach na podstawie polskich przepisów – zauważa Jolanta Louchin.

Pod specjalną ochroną znajdują są tylko materiały archiwalne, czyli dokumenty historyczne przechowywane wieczyście. I tylko na ich wywóz z kraju trzeba mieć zgodę naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych.