Resort pracy wspólnie z Ministerstwem Gospodarki przygotowują zmiany w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na zmiany z niepokojem patrzą reprezentanci pracowników, a pracodawcy – z nadzieją na zmniejszenie kosztów przechowywania kilometrów teczek.
– Szacujemy, że łączne roczne koszty administracyjne dla przedsiębiorców z tytułu przechowywania dokumentacji wynoszą 117 mln zł. Dlatego pracujemy nad skróceniem tego czasu w odniesieniu do większości rodzajów dokumentów, w przypadkach, w których nie ucierpi na tym interes pracownika – mówi Mariusz Haładyj, wiceminister gospodarki.
To nie pierwsza próba zmian. – Dlatego powinniśmy skupić się teraz na regulacjach, które obejmą pracowników obecnie zatrudnionych i nowo zatrudnianych, a także na rozstrzygnięciu, które z dokumentów mogą być przechowywane w wersji elektronicznej. Pierwszy krok to istotne ograniczenie obowiązkowego czasu przechowywania dokumentów – wyjaśnia Radosław Mleczko, wiceminister pracy i polityki społecznej.
– Zmiany będa korzystne np. w agencjach pracy tymczasowej, przez które przewijają się tysiące pracowników i każdemu trzeba przechowywać teczkę z dokumentami– uważa dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Związkowcy są jednak nieufni.
– Jesteśmy gotowi do rozmów na temat złagodzenia biurokratycznych obciążeń pracodawców, także w zakresie dotyczącym przechowywania dokumentacji pracowniczej z akt osobowych – mówi Paweł Śmigielski, ekspert OPZZ.
Zastrzega jednocześnie, że nie może to mieć negatywnych skutków dla pracowników.
Obawy związkowców podzielają eksperci.
– Światowa tendencja jest taka, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest raczej wydłużany niż skracany – mówi Jolanta Louchin, zastępca dyrektora ds. dokumentacji osobowej i płacowej w Archiwum Państwowym w Warszawie. – Trzeba rozważnie tworzyć katalog dokumentów, które powinny być archiwizowane. Nasz system ubezpieczeń społecznych wciąż się zmienia i nie wiadomo, jakie dokumenty za kilka lat mogą się okazać przydatne do uzyskania prawa do jakiegoś świadczenia – dodaje.