Ważne powody

Zatrudniony ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o przesunięcie urlopu, jeżeli będzie on umotywowany ważnymi przyczynami. Oczywiście nie ma katalogu takich ważnych przyczyn. Dla poszczególnych pracowników w konkretnych sytuacjach mogą być one różne. Wydaje się, że do przesłanek uzasadniających skierowanie wspomnianego wniosku mogą być zaliczone np.: zmiana terminu urlopu współmałżonka czy przesunięcie terminu wycieczki, która miała być zrealizowana w trakcie zaplanowanego urlopu.

Wszystko jednak zależy od uznania pracodawcy, który może nie uwzględnić wniosku pracownika, twierdząc, że przyczyna jest mało istotna albo że przesunięcie urlopu na inny termin mogłoby spowodować problemy z zapewnieniem odpowiedniego funkcjonowania firmy lub kłopoty organizacyjne utrudniające normalne prowadzenie działalności.

W razie odmowy

Jeśli pracodawca nie uwzględni odpowiednio umotywowanego wniosku, pracownikowi przysługuje roszczenie do sądu o udzielenie urlopu w innym terminie. Przepisy nie określają ani formy złożenia pisma w tej sprawie, ani terminu, w jakim pracodawca powinien je rozpatrzyć i udzielić odpowiedzi. Oczywiście im więcej czasu pracodawca będzie miał na przeanalizowanie wniosku i ewentualne zmiany, tym większe są szanse na jego zgodę. Zaskoczony pracodawca może nie zdążyć ze zmianą organizacji pracy (np. jeśli zatrudni już osobę na zastępstwo).

Z mocy prawa

Kodeks przewiduje jednak także sytuacje, których zaistnienie z mocy prawa skutkuje przesunięciem terminu urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 165 k.p. pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy w przypadku czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracownika, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe, a także w przypadku urlopu macierzyńskiego.

Prawo dopuszcza możliwość przesunięcia terminu urlopu także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. To jednak rozwiązanie nadzwyczajne. Zmiana terminu urlopu bez szczególnych potrzeb może być uznana za naruszenie przepisów urlopowych.

Zwrot kosztów

Kodeks pracy nie przewiduje wprost obowiązku zwrotu przez pracodawcę kosztów związanych z przesunięciem terminu urlopu, jeśli do zmiany terminu doszło z jego inicjatywy. W praktyce stosuje się przepisy określające powinności pracodawcy w przypadku odwołania pracownika z urlopu. Jeżeli więc pracownik zapłacił w całości lub w części za wypoczynek, pracodawca powinien liczyć się z koniecznością zawrotu tych kosztów.

Resort pracy w skierowanym do konsultacji projekcie założeń do nowelizacji k.p. zawarł propozycję zobowiązania pracodawcy do pokrycia kosztów związanych z przesunięciem urlopu z powodu szczególnych potrzeb firmy.