Pracodawca ma prawo nakładać na zatrudnionych sankcje, jeżeli ci popełniają przewinienia pracownicze. Powinien jednak pamiętać o obowiązku usuwania wpisu o nich z akt osobowych
Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) przewiduje w art. 113 możliwość zatarcia wymierzonej kary. Wiąże się to z uznaniem nałożonej kary za niebyłą. Dochodzi wtedy do usunięcia jej z akt osobowych podwładnego. Dokumentacja związana z wymierzaniem kar porządkowych przechowywana powinna być w części B akt osobowych. Wyjaśnia to par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Należy zauważyć, że odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika winien zostać usunięty z akt z mocy prawa, czyli bez jakiejkolwiek interwencji zainteresowanego. Rzeczywiste zaś usunięcie dokumentu z akt osobowych pracownika winno zasadniczo wiązać się z ponownym numerowaniem kart akt oraz sporządzaniem nowego spisu dokumentów.
Przesłanki do zatarcia
Ukarany przez pracodawcę pracownik może wnieść sprzeciw w terminie siedmiu dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Gdy pracodawca nie odrzuci go w ciągu 14 dni od wniesienia, zatarcie kary następuje z mocy prawa (art. 112 par. 1 k.p.). Po wyczerpaniu postępowania wewnątrzzakładowego, gdy firma nie zmieni swojej decyzji, pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy z powództwem o uchylenie nałożonej kary porządkowej (art. 112 par. 2 k.p.). Wydanie przez sąd orzeczenia o uchyleniu kary winno spowodować zakończenie sporu po myśli pracownika. Ostatnia możliwość zatarcia kary wiąże się z upływem roku nienagannej pracy.
Termin powyższy należy liczyć od dnia zawiadomienia pracownika o ukaraniu. Przez sformułowanie „nienaganna praca” należy rozumieć zaś okres, w którym nie była ponownie nałożona na niego kara porządkowa. Wymierzenie nowej kary przed upływem roku od ukarania spowoduje utrzymanie się jej skutków do momentu upływu rocznego okresu nienagannej pracy od nałożenia nowej sankcji.
Wcześniejsze terminy
Zatarcie kary może mieć miejsce także we wcześniejszym terminie. Przed upływem roku pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej może uznać karę za niebyłą. Podwładny, którego ukarano, nie posiada inicjatywy uprawniającej go do wystąpienia z takim wnioskiem. Może jednak zwrócić się do pracodawcy np. z prośbą o wcześniejsze zatarcie sankcji. Podkreślić należy, że taka prośba nie jest dla pracodawcy wiążąca.
Może także dojść do sytuacji, gdy mimo zatarcia kary będzie ona nadal widniała w aktach osobowych pracownika. Nieusunięcie kary z dokumentacji uzasadnia złożenie przez pracownika do sądu pracy pozwu o nakazanie pracodawcy jej wykreślenia. W przypadku niewykonania wskazanego w kodeksie pracy obowiązku pracodawca może także liczyć się z tym, że naruszenie to może zostać dostrzeżone przez ewentualną kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.
Ważny fakt ukarania
Warto wspomnieć, że zgodnie z treścią wyroku Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2007 r. (sygn. I PK 82/2007) zatarciu ulega kara dyscyplinarna, a nie fakty, które leżały u podstaw dyscyplinowania. Kara zostanie uznana więc za niebyłą, a jej odpis zostanie z akt osobowych usunięty. Samo jednak zdarzenie, będące podstawą nałożenia sankcji, nie ulega zatarciu i może mieć znacznie, gdy nie jest obojętne dla innych przepisów prawa.
Pracodawca zatem na przykład wypowiadając umowę o pracę, może powołać się na fakty będące podstawą zatartego już ukarania. Istotna jest treść uchwały Sądu Najwyższego z dnia 18 czerwca 2002 r. (sygn. III PZP 10/02), zgodnie z którą dopuszczalne jest orzekanie o uchyleniu kary porządkowej, która w toku postępowania sądowego została uznana za niebyłą z mocy samego prawa.
Pracodawca z własnej woli może usunąć z dokumentacji pracownika wpis o karze
Pan Janusz, programista w biurze rachunkowym X w Warszawie, często spóźniał się do pracy. Z tego powodu został ukarany karą nagany w lipcu i sierpniu 2011 r. Po zastosowaniu kary pracownik przestał się spóźniać. Stworzył ponadto nowoczesny system archiwizowania dokumentacji księgowej, co zoptymalizowało pracę firmy. Z tego powodu pracodawca uznał nałożoną karę za niebyłą już we wrześniu 2011 r.
Wystąpienie pracownika do sądu
Pani Anna, kasjerka w sieci sklepów Y w Warszawie, została ukarana karą nagany w związku z wykryciem błędów rachunkowych na obsługiwanym przez nią stanowisku pracy. Po roku nienagannej pracy informacja o ukaraniu nie została usunięta z jej akt osobowych, dlatego też wystąpiła do sądu z odpowiednim pozwem. Dopiero wtedy pracodawca dokonał zmian w dokumentacji osobowej.
Piotr Rola