Przepisy są tak napisane, że nie wiadomo, jak ostatecznie ją ustalić ani jak dokumentować uprawnienie. Trzeba bowiem weryfikować m.in., kogo pracownik ma na utrzymaniu oraz czy jego bliski stracił źródło dochodu
Na mocy art. 52 tarczy 3.0, czyli ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875) podwyższono kwoty wolne od potrąceń z art. 871 par. 1 kodeksu pracy (k.p.).
Reklama
Ale tylko w dwóch przypadkach: gdy zatrudnionemu zostanie obniżone wynagrodzenie lub gdy członek rodziny pracownika utraci źródło dochodu. Kwoty te zwiększono o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ma na utrzymaniu. Jednocześnie przepis definiuje, kto owym „członkiem rodziny” jest. [ramka]

Reklama

Ramka

Definicje z ustawy
Członek rodziny – małżonek, rodzic wspólnego dziecka oraz dziecko w wieku do 25. roku życia, a także starsze, jeśli legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności, o ile w związku z nią przysługuje mu świadczenie pielęgnacyjne/specjalny zasiłek opiekuńczy/zasiłek dla opiekuna. Z tego katalogu wykluczamy jednak dziecko pozostające pod opieką opiekuna prawnego lub w związku małżeńskim, a także pełnoletnie dziecko posiadające własne dziecko.
Dziecko – dziecko: własne pracownika, współmałżonka lub rodzica wspólnego dziecka.
I tak przepis obejmuje sytuacje, gdy pracownikowi obniżono wynagrodzenie z powodu podjętych w Polsce działań służących zapobieganiu zarażeniom wirusem SARS-CoV-2.
Przesłanka ta jest nieprecyzyjna – wątpliwości może budzić już to, jaka konkretnie przyczyna obniżki pensji może doprowadzić do podwyższenia kwoty wolnej. Wydaje się, że w grę wchodzą różne rozwiązania, wynikające nie tylko z tarcz antykryzysowych, lecz także z kodeksu pracy (k.p.), czyli:
  • przestój ekonomiczny oraz obniżenie wymiaru czasu pracy,
  • obniżenie wynagrodzenia lub etatu i pensji na podstawie indywidualnych porozumień zmieniających umowy o pracę,
  • obniżenie płac na podstawie porozumień zawieszających stosowanie przepisów wewnątrzzakładowych.

Terminy stosowania

Niestety ustawodawca nie przewidział żadnego przepisu przejściowego, który dotyczyłby wprowadzanych zasad. Artykuł 52 wszedł w życie 16 maja 2020 r., a zatem stosuje się go już do wynagrodzeń za maj – wypłacanych zarówno na koniec miesiąca, jak i do 10 czerwca. W praktyce oznacza to, że firmy, które wprowadziły rozwiązania obniżające płace, muszą teraz w pierwszej kolejności szybko zweryfikować, czy pracownicy, których ten proces objął, mają potrącenia komornicze lub inne (np. zaliczek lub kar pieniężnych).
Poza tym pracodawcy powinni zapytać również wszystkich innych pracowników, którzy mają potrącenia z wynagrodzenia, czy członkowie ich rodziny utracili w związku z COVID-19 źródła dochodu. W praktyce działy płac powinny niezwłocznie zebrać oświadczenia w tym zakresie od wymienionych pracowników.
Przepisy niestety milczą też w zakresie daty końcowej przysługiwania omawianego przywileju pracownikom. Wydaje się więc, że można go stosować, dopóki wynagrodzenie jest obniżone. Jeśli więc np. wprowadzono przestój ekonomiczny na trzy miesiące, to taki będzie także okres stosowania podwyższonej kwoty wolnej od potrąceń. Jeśli z kolei obniżenie wynagrodzeń wprowadzono w drodze aneksów indywidualnych na sześć miesięcy, to będzie to również okres stosowania zmienionej kwoty wolnej. W ustawie nie przewidziano bowiem powiązania tego rozwiązania z czasem trwania epidemii ani też nie określono granic dla okresu jego stosowania. Muszą one wynikać więc z sytuacji faktycznej dotyczącej pracownika i pobierania przez niego obniżonego wynagrodzenia.
Jeszcze większe wątpliwości dotyczą jednak przypadków utraty źródła dochodów przez małżonka lub dzieci pracownika. W tym zakresie koniecznym wydaje się niestety składanie co miesiąc kolejnych oświadczeń potwierdzających brak osiągania dochodu przez członków rodziny, gdyż pomiędzy wypłatami sytuacja mogła ulec zmianie. I niestety nie ma pewności, do kiedy taka podwyższona kwota wolna może być stosowana – czy do czasu znalezienia pracy przez osobę bliską, nawet gdy będzie to za kilka lub kilkanaście miesięcy?

Jak to policzyć

Ustalenie kwoty wolnej od potrąceń to nie lada problem, a przepis w tym zakresie budzi największe wątpliwości. Teoretycznie zasada jest prosta – podwyższenie kwoty wolnej o 25 proc. dotyczy dwóch ww. przypadków (tj. obniżenia wynagrodzenia pracownika lub utraty źródła dochodu przez członka rodziny zatrudnionego). Podstawowe pytanie brzmi jednak, czy można kilkukrotnie podwyższyć kwotę wolną od potrąceń? Przemawia za tym użyty w przepisie zwrot „zwiększenie o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny”. [przykład 1]
Jak już wyżej wspomniano, działy płac muszą w praktyce szybko zebrać oświadczenia od wszystkich pracowników (którzy mają potrącenia z wynagrodzenia) o tym, czy członkowie ich rodziny nie utracili źródła dochodu w związku z epidemią. W tym celu w opracowywanych wzorach oświadczeń należy przytoczyć ustawowe pojęcia „członka rodziny” i „dziecka”, aby pracownik wiedział, kogo w zakresie podmiotowym dotyczy wypełniany wniosek. Bo np. „dziecko rodzica wspólnego dziecka” nie mieści się już w pojęciu dziecka przyjętym na gruncie k.p. czy do zgłoszeń w ZUS. A będzie to dziecko partnera pracownika z innego związku, o ile nasz pracownik ma z tym partnerem także inne wspólne dziecko. I tu pojawia się kolejne pytanie: czy podwyższając kwotę wolną, należy bazować tylko na oświadczeniach pracownika, czy też można żądać od niego przedstawienia dokumentów potwierdzających utratę źródła dochodów przez członków jego rodziny? Wydaje się, że można tu zastosować art. 221 par. 4 i 5 k.p., z których wynika możliwość żądania innych danych osobowych niż wymienione wprost w k.p., jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia wynikającego z przepisów prawa. Możliwe jest także żądanie udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Można mieć tu znowu wątpliwości, czy dokumenty potwierdzające utratę źródła dochodu członków rodziny pracownika powinny być kserowane i przechowywane w dokumentacji pracodawcy. Bezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się więc okazanie ich do wglądu i jedynie dokonanie przez pracownika działu kadr stosownej adnotacji na wniosku zatrudnionego. [przykłady 2–3]

Ryzyko nieprawidłowości

Nieprawidłowe podwyższenie kwoty wolnej lub jego brak w konsekwencji spowoduje bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia pracownika, gdyż dokonane zostanie wyższe potrącenie z jego pensji. Na rękę otrzyma on więc realnie niższą kwotę. Działanie takie będzie więc wykroczeniem z art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., zagrożonym karą grzywny do 30 tys. zł. Z drugiej jednak strony, jeśli pracodawca przy zajęciu komorniczym wypłaca pracownikowi zawyżoną pensję, to ryzykuje karą grzywny do 2 tys. zł z tytułu nieprzekazania komornikowi zajętego wynagrodzenia.
Uwaga! W związku z licznymi wątpliwościami co do treści przepisu redakcja DGP wystąpiła o interpretacje do resortu pracy i organu ochrony danych osobowych.

przykład 1

Cztery razy
Pracownik został objęty przestojem ekonomicznym od 1 maja 2020 r. i obniżono mu wynagrodzenie o 50 proc. Umowa o pracę na czas określony żony pracownika zakończyła się 30 kwietnia. Z kolei jego 21-letnie dziecko będące studentem straciło pracę w restauracji na umowę zlecenia z końcem marca 2020 r. Ponadto dwójka dzieci pracownika chodzi do szkoły podstawowej. W tym przypadku spełnione są przesłanki do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń dla pracownika czterokrotnie o 25 proc. – z tytułu utraty źródła dochodu przez dwóch członków rodziny oraz w związku z obniżką pensji i posiadaniem dwójki niepełnoletnich dzieci bez dochodu.

przykład 2

Oświadczenie i udokumentowanie
Żona pracownika w kwietniu 2020 r. otrzymała dwutygodniowe wypowiedzenie umowy o pracę, które upłynęło w sobotę 2 maja. Pracownik kiedyś nie spłacił kredytu i teraz ma egzekucję z wynagrodzenia. Aby podwyższyć kwotę wolną od potrąceń, dział kadr żąda od niego złożenia oświadczenia na przygotowanym wzorze, z którego będzie wynikać, że żona utraciła pracę, a także okazania do wglądu jej świadectwa pracy.

przykład 3

Już do majowych wynagrodzeń
Pracownikom sieci hoteli obniżono wymiar czasu pracy o 20 proc. na okres od kwietnia do czerwca 2020 r. Jeden z nich zarabiał 4000 zł, a po obniżeniu jego pensja to 3200 zł. Ma z niej potrącany niespłacany kredyt we frankach szwajcarskich, a kwota do zajęcia wynosi jeszcze 50 tys. zł. Pracownik ma na utrzymaniu dwoje niepełnoletnich dzieci. W przypadku pensji za maj 2020 r. kwota wolna od potrąceń w przypadku zajęć komorniczych wzrośnie o 50 proc., gdyż ulega podwyższeniu dwukrotnie o 25 proc. (za każde z dzieci).