Państwa członkowskie UE muszą zobowiązywać pracodawców do wdrożenia obiektywnego, niezawodnego i dostępnego systemu umożliwiającego pomiar dobowego czasu pracy świadczonej przez każdego pracownika. Tak wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 14 maja 2019 r. (sprawa C 55/18).

– Może on spowodować rewolucję w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, kontrolowania ewidencji, orzekania w sprawach spornych – uważa dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Część prawników wskazuje, że wyrok wymusi stosowanie systemów ewidencji, które umożliwią obiektywne badanie rzeczywistego czasu pracy, a nie tylko rutynowe wskazywanie godzin wykonywania obowiązków (np. od 9.00 do 17.00). W przeciwnym razie narażają się na ewentualne roszczenia ze strony pracowników o brak rekompensaty za pracę w nadgodzinach. Niektórzy eksperci uważają jednak, że już teraz polskie przepisy są szczegółowe i zapewniają prawidłowe ewidencjonowanie godzin pracy.

Słabsza strona

Sprawa, którą rozpatrywał trybunał, dotyczyła banku funkcjonującego w Hiszpanii, który nie prowadził ewidencji dobowego czasu pracy zatrudnionych. Korzystał jedynie z aplikacji umożliwiającej ewidencjonowanie całodniowych nieobecności. Pozew przeciwko pracodawcy złożył związek zawodowy, który domagał się zobowiązania banku do ustanowienia systemu ewidencji. Hiszpańskie przepisy nie obligują jednak wprost do tego. Przewidują jedynie, że należy ewidencjonować czas pracy każdego pracownika i sumować go w momencie wypłaty wynagrodzenia (dla celów obliczania godzin nadliczbowych). Hiszpański sąd nabrał wątpliwości co do zgodności krajowych regulacji m.in. z dyrektywą 2003/88/WE z 4 listopada 2003 r. dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.U. 2003 L 299).

TSUE uznał, że przy braku systemu umożliwiającego pomiar dobowego czasu pracy świadczonej przez każdego pracownika nie można określić w sposób obiektywny i wiarygodny ani liczby przepracowanych godzin oraz ich rozłożenia w czasie, ani godzin nadliczbowych. W takiej sytuacji nadmiernie utrudnione, a wręcz niemożliwe jest dochodzenie przez pracowników praw przyznanych im m.in. w dyrektywie – podkreśla mec. Jaroszewska-Ignatowska.

Dlatego państwa członkowskie muszą zobowiązywać pracodawców do wdrożenia obiektywnego systemu, umożliwiającego pomiar dobowego czasu pracy. Powinny też określić konkretne zasady wdrożenia takiego systemu (w szczególności jego formę), z uwzględnieniem szczególnych cech danego sektora, a nawet specyfiki niektórych przedsiębiorstw.

Jesteśmy liderem

Polskie przepisy – w przeciwieństwie do tych hiszpańskich – już teraz lepiej chronią pracowników w omawianym zakresie.

– Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą ewidencjonować nie tylko liczbę przepracowanych w danym dniu godzin, lecz także wskazywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy – wskazuje Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak. Wydaje się zatem, że tak szczegółowy wymóg czyni zadość obowiązkom, które wskazał TSUE w wyroku z 14 maja. Ale nie da się wykluczyć, że to wciąż niewystarczające zabezpieczenie pracowników.

– Omawiany wyrok idzie jeszcze dalej i może oznaczać nałożenie wkrótce na pracodawców obowiązku prowadzenia systemu ewidencji godzin pracy, co może oznaczać dla nich znaczne zwiększenie kosztów działalności, w szczególności stanowić duże obciążenie dla małych firm – podkreśla mec. Jaroszewska-Ignatowska.

Na dodatkowe koszty w omawianej sprawie zwracał uwagę hiszpański rząd. TSUE uznał jednak, że skuteczna ochrona bezpieczeństwa i zdrowia pracowników nie powinna podlegać względom czysto ekonomicznym. Jednocześnie nie doprecyzował jednak m.in. tego, jaką formę ma mieć ten system (elektroniczną, papierową itp.). Pewne jest to, że ma zapewnić obiektywny pomiar rzeczywistego czasu pracy. Nie jest jasne, czy klasyczna ewidencja prowadzona przez pracodawcę spełnia te wymogi.

– Pracownik nie potwierdza podpisem informacji o godzinach pracy zamieszczanej w ewidencji. Teoretycznie można więc podważać jej obiektywizm. Ale z drugiej strony w ten sposób można byłoby podważać rzetelność jakichkolwiek oświadczeń, które mają znaczenie w obrocie prawnym – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Dodatkowo nie można zapominać, że w przypadku niektórych pracowników obiektywny pomiar rzeczywistego czasu pracy jest bardzo utrudniony lub wręcz niemożliwy (chodzi np. o telepracowników, osoby objęte zadaniowym czasem pracy, pracowników mobilnych, menedżerów). – Prawo nie może zobowiązywać do rzeczy niemożliwych. Wiele firm, w szczególności z sektora usług, ma ograniczony wpływ na godziny pracy zatrudnionych. Gdyby wyrok oznaczał konieczność wdrożenia szczegółowych systemów ewidencjonowania czasu pracy wszystkich zatrudnionych, trzeba byłoby zamknąć połowę firm z tej branży – tłumaczy mec. Orłowski.

Dlatego jego zdaniem należy ostrożnie oceniać wpływ wyroku na krajowe przepisy. – Polska jest jednym z liderów pod względem zapewnienia ochrony pracowników w zakresie czasu pracy. W kwestii omawianego wyroku nie powinniśmy więc wychodzić przed szereg, a raczej poczekać na to, jak będzie on interpretowany. Dopiero wówczas będzie można ocenić jego wpływ na naszą praktykę – dodaje.

Już teraz pewne jest jednak to, że wyrok może ułatwić dochodzenie roszczeń np. z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

– W razie sporu z pracodawcą o to, czy doszło do świadczenia pracy w nadgodzinach, pracownik może wskazywać przed sądem, że firma nie stosowała obiektywnego systemu pomiaru czasu pracy. Więc niech teraz udowodni, że nie doszło do ponadwymiarowego świadczenia obowiązków – wyjaśnia mec. Zwolińska.

Sam trybunał podkreślił, że inne dowody potwierdzające czas pracy (np. zeznania świadków, korespondencja elektroniczna, logowanie w systemie komputerowym) nie pozwalają wykazać godzin wykonywania obowiązków w sposób obiektywny i wiarygodny. W szczególności zeznań współpracowników nie można uznać za skuteczny środek dowodowy (bo mogą bać się reakcji pracodawcy). 

Czy wynagrodzenia w firmach powinny być jawne?