Subskrybuj nas na Youtube
Kodeks pracy dopuszcza pozyskiwanie niektórych informacji o zatrudnionym za jego zgodą, z wyłączeniem m.in. tych o niekaralności. Pracodawca zyska też możliwość przetwarzania danych biometrycznych, choć tylko pod pewnymi warunkami
/>
Zatrudniający będą mogli swobodniej pozyskiwać informacje o kandydatach do pracy oraz o już zatrudnionych. Jednocześnie usankcjonowane zostały rozwiązania dotyczące danych osobowych, które w praktyce już teraz funkcjonują w niektórych firmach. Taki jest skutek wejścia w życie 4 maja br. nowelizacji kodeksu pracy przewidzianej w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO).
– Nowe przepisy dzielą dane pozyskiwane od kandydatów do pracy i pracowników na trzy kategorie: te, których firma żąda; te, które może pozyskiwać za zgodą kandydata lub zatrudnionego; oraz te przekazywane wyłącznie z ich inicjatywy – podkreśla Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.
Na żądanie pracodawcy
Pierwsza z kategorii obejmuje dane enumeratywnie wymienione w znowelizowanym art. 221 k.p. Wraz z wejściem w życie tych przepisów firma nie będzie już mogła żądać podania imion rodziców kandydata do zatrudnienia ani adresu do korespondencji (ale ma się domagać danych kontaktowych od takiej osoby).
Danych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe (wcześniej nie były one wymienione w katalogu udostępnianych informacji) oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia firma będzie wymagać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na konkretnym stanowisku. Nie chodzi tu o subiektywne odczucie pracodawcy, ale obiektywną potrzebę wynikającą z charakteru obowiązków, jakie ma wykonywać potencjalny pracownik.
Ustawodawca uzasadniał takie ograniczenie tym, że do wykonywania wielu czynności, np. prostych prac fizycznych, nie jest potrzebne konkretne wykształcenie, kwalifikacje ani doświadczenie.
– W praktyce przepis ten może wywoływać problemy. Na przykład zdarza się, że zasady naboru na stanowiska, wraz z punktami kwalifikacyjnymi za spełnienie wymagań, są określone w układzie zbiorowym. Z takich regulacji może wynikać, że do objęcia danego stanowiska wystarczy średnie wykształcenie, ale wyższe działa na korzyść kandydata – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
Zwraca uwagę, że możliwość stosowania takiego rozwiązania w kontekście nowych przepisów budzi wątpliwości.
Podkreśla, że w takiej sytuacji teoretycznie będzie można pozyskać informację o wykształceniu za zgodą samego kandydata (a nie na żądanie potencjalnego pracodawcy).
– Ale jeśli dana osoba na przykład nie dokończyła studiów, odmówi udzielania takiej informacji. A firma nie będzie mogła odrzucić jej aplikacji z tego powodu, bo brak zgody nie może wywoływać negatywnych skutków dla kandydata – dodaje mec. Dörre-Kolasa.
Co istotne, informacji o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia firma ma żądać również od już zatrudnionego pracownika (oczywiście jeśli nie były niezbędne już na etapie rekrutacji).
Za zgodą pracownika lub kandydata
Inne dane niż wymienione w art. 221 k.p. firma może pozyskiwać za zgodą podwładnego. Chodzi w tym przypadku o informacje przekazywane zarówno na wniosek pracodawcy, jak i z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do tej pory było to niedopuszczalne, bo sądy kwestionowały swobodę wyrażania woli przez pracowników (którzy są podporządkowani zatrudniającemu) oraz kandydatów do pracy (którym zależy na zdobyciu etatu).
Zatrudniony w każdej chwili będzie mógł wycofać zgodę na przetwarzanie informacji, a jej brak – jak wspominaliśmy – nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata/pracownika (w tym w szczególności nie może stanowić odmowy zatrudnienia lub przyczyny zwolnienia).
– Trzeba jednak liczyć się z tym, że niektórzy pracodawcy będą wywierać presję na zatrudnionych i biorących udział w rekrutacjach, aby godzili się na przekazywanie danych – uważa mecenas Giżejowska.
Co ważne, nawet za zgodą pracownika nie można pozyskiwać danych o niekaralności. Taką wiedzę wciąż mogą pozyskiwać tylko ci pracodawcy, którzy są do tego upoważnieni na podstawie szczegółowych przepisów.
Biometria tylko wyjątkowo
Nowe przepisy zakładają też, że za zgodą kandydata/pracownika firma będzie mogła przetwarzać dane szczególnie wrażliwe, ale wyłącznie gdy sam zainteresowany przekaże takie informacje z własnej inicjatywy. Chodzi o dane ujawniające na przykład pochodzenie etniczne, przynależność do związków zawodowych, stan zdrowia, poglądy polityczne, orientację seksualną. Wyjątkiem są dane biometryczne.
– Firma będzie mogła ich żądać, jeśli są one niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony – tłumaczy mecenas Dörre-Kolasa.
Zaznacza, że w tym przypadku chodzi nie tylko o stosowanie np. czytników linii papilarnych lub urządzeń skanujących tęczówkę oka, ale o wszystkie technologie, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację danej osoby.
Zatrudniający muszą pamiętać, że do przetwarzania szczególnie wrażliwych danych mają być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę.
Przetwarzaniem szczególnie wrażliwych danych mogą zajmować się wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie od pracodawcy
