Pracownica urzędu gminy pod koniec marca br. nabędzie prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy. Zgodnie z przyjętym terminem wypłata nagrody nastąpi 5 kwietnia razem z wynagrodzeniem za marzec. Problem w tym, że do końca marca miała przyznany dodatek specjalny za pracę nad projektem unijnym w wysokości 800 zł. Otrzymuje też zmienną premię regulaminową w wysokości od 5 do 25 proc. płacy zasadniczej. Od 1 kwietnia dodatku specjalnego już nie będzie. Ponadto zmianie ulegną zasady wypłaty niektórych należności. Zamiast premii regulaminowej od 1 kwietnia będzie wypłacana premia uznaniowa (nagroda), zależna od decyzji pracodawcy. Od tego miesiąca pracownicy wrośnie też dodatek stażowy z 19 do 20 proc. wynagrodzenia. Stawka zasadnicza wynagrodzenia wynosi 3400 zł. Jak obliczyć podstawę nagrody z uwzględnieniem, że w lutym pracownica chorowała przez 5 dni i otrzymała wynagrodzenie chorobowe?
Prawo do nagrody jubileuszowej zwykle przysługuje na podstawie odrębnych przepisów zwanych pragmatykami służbowymi, którym podlegają pracownicy jednostek sfery budżetowej. Do zatrudnionych m.in. w urzędach gmin zastosowanie ma ustawa o pracownikach samorządowych oraz akt wykonawczy do niej, tj. rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Przepisy te przewidują wypłatę dodatków za wysługę lat oraz nagród jubileuszowych w wysokości uzależnionej od ogólnego stażu pracy. W przypadku nagród pierwsza przysługuje po 20 latach pracy, a kolejne co pięć lat. Im dłuższy okres zatrudnienia, tym wyższa nagroda. Wysokość gratyfikacji stanowi bowiem odpowiedni procent wynagrodzenia miesięcznego pracownika, który rośnie z każdym 5-leciem:
1) po 20 latach pracy – 75 proc.,
2) po 25 latach pracy – 100 proc.,
Reklama
3) po 30 latach pracy – 150 proc.,

Reklama
4) po 35 latach pracy – 200 proc.,
5) po 40 latach pracy – 300 proc.,
6) po 45 latach pracy – 400 proc.
Do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Z przepisów powołanego wcześniej rozporządzenia wynika, że pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do niej albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody, czyli po upływie wymaganego uprawniającego do niej stażu. Pracownik powinien więc otrzymać swoją nagrodę w najbliższym, przypadającym zgodnie z przyjętym terminem, dniu wypłaty.
Tak jak ekwiwalent za urlop
Podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do niej, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Jeżeli pracownik samorządowy nabył prawo do nagrody jubileuszowej, będąc zatrudnionym w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące mu w dniu nabycia prawa do nagrody.
Zatem w razie nabycia prawa do nagrody już po zmianie wymiaru czasu pracy jej podstawę stanowi wynagrodzenie z okresu przepracowanego po tej zmianie. Natomiast jeżeli nabycie prawa do nagrody miało miejsce przed zmianą wymiaru czasu pracy, a wypłata nagrody ma miejsce już w czasie obowiązywania nowego wymiaru czasu pracy, to nagrodę oblicza się z wynagrodzenia z tytułu poprzedniej wielkości etatu.
Wynagrodzenie miesięczne, stanowiące podstawę do ustalenia kwoty nagrody, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Przy samym obliczaniu kwoty nagrody stosuje się więc przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Z kolei ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, przyjmując do obliczenia jego podstawy te same składniki, które uwzględnia się i pomija przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Część rozwiązań przyjętych dla obliczenia wynagrodzenia urlopowego ma również zastosowanie przy wyznaczaniu podstawy ekwiwalentu, a tym samym innych świadczeń.
Uwzględniamy więc wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem pozycji wymienionych w par. 6 rozporządzenia urlopowego – m.in. nieperiodycznych, jednorazowych wypłat za specjalne osiągnięcia czy zadania, wynagrodzeń za usprawiedliwione nieobecności, trzynastek.
Podstawę nagrody tworzy się w zależności od rodzaju składników wynagrodzenia. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu nagrody w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do niej. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do nagrody, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do nagrody, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Jeśli zbiegnie się moment nabycia prawa do nagrody z dniem wypłaty, nie będzie problemu z ustaleniem podstawy nagrody. Miesiącem odniesienia będzie miesiąc nabycia prawa do nagrody. W przeciwnym razie, tj. gdy dzień nabycia prawa do nagrody wystąpi w innym miesiącu niż termin wypłaty, należy porównać, która podstawa nagrody będzie korzystniejsza dla pracownika – czy ta np. z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia do niej prawa, czy z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wypłaty nagrody. [ramka]
RAMKA
Która podstawa korzystniejsza
W opisanym przypadku pracownica nabyła uprawnienie do nagrody w marcu, a wypłata nastąpi w kwietniu. Dodatkowo od kwietnia zmienią się jej warunki płacy. Jeden składnik zostanie utracony, a drugi zmieni swój charakter. Wydaje się, że w dniu wypłaty warunki wynagrodzenia będą mniej korzystne, ale trzeba obie wersje przeliczyć.
WARIANT 1
Liczymy podstawę nagrody, biorąc pod uwagę miesiąc nabycia prawa do gratyfikacji, tj. marzec 2018 r. Wtedy oprócz pensji stałej zasadniczej w kwocie 3400 zł przysługuje dodatek specjalny – 800 zł, dodatek stażowy – 646 zł (3400 zł x 19 proc.) oraz premia zmienna miesięczna regulaminowa. Załóżmy, że w okresie grudzień 2017 r. – luty 2018 r. pracownica otrzymała łączne premie za czas przepracowany w wysokości 1258 zł, a po uzupełnieniu o okres choroby w lutym – 1372,20 zł (1258 zł : 55 dni przepracowanych w tym okresie x 60 dni nominalnych). Średnia premia z tych miesięcy to 457,40 zł.
Podstawa nagrody: (3400 zł + 646 zł + 800 zł + 457,40 zł) x 75 proc. = 3977,55 zł
WARIANT 2
Sprawdzamy, ile wynosi podstawa nagrody i jej kwota, gdy zostanie przyjęty kwiecień jako miesiąc wypłaty. Od 1 kwietnia nie będzie już dodatku specjalnego, a premia regulaminowa zostanie zastąpiona nagrodą uznaniową. Ponadto dojdzie wyższy dodatek stażowy – 680 zł (3400 zł x 20 proc.). Nagród uznaniowych jako wypłat nieroszczeniowych nie wlicza się do podstawy ekwiwalentu, a więc i nagrody jubileuszowej, do podstawy jubileuszówki wejdzie więc tylko dodatek stażowy i wynagrodzenie zasadnicze.
Podstawa nagrody: (3400 zł + 680 zł) x 75 proc. = 3060 zł
WNIOSEK
Wariant 2 jest zatem niekorzystny. Nagroda jest niższa. Pracownicy przysługuje nagroda obliczona z wynagrodzenia obowiązującego w miesiącu nabycia prawa do niej, czyli w marcu.
Lista płac na kwiecień 2018 roku
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 8377,55 zł 3400 zł + 680 zł + 320 zł + 3977,55 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 603,24 zł – podstawa wymiaru: 4400 zł (3400 zł + 680 zł + 320 zł) – składka emerytalna: 4400 zł x 9,76 proc. = 429,44 zł – składka rentowa: 4400 zł x 1,5 proc. = 66 zł – składka chorobowa: 4400 zł x 2,45 proc. = 107,80 zł Łączna kwota składek: 603,24 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 341,71 zł 294,25 zł – podstawa wymiaru: 3796,76 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 603,24 zł) 3796,76 zł x 9 proc. = 341,71 zł 3796,76 zł x 7,75 proc. = 294,25 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 1039 zł Przychód do opodatkowania: 8377,55 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 7663 zł [8377,55 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 603,24 zł = 7178,56 zł] – zaliczka do US: 1039 zł [(7663 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 1333,01 zł (zaliczka na podatek) – 294,25 zł (składka zdrowotna) = 1038,76 zł]
Do wypłaty 6393,60 zł 8377,55 zł – (603,24 zł + 341,71 zł + 1039 zł)
Dodatek stażowy
Pracownikom samorządowym przysługuje też dodatek za wieloletnią pracę. Pierwszy po 5 latach pracy w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20 proc. tegoż wynagrodzenia. Jest on wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia:
1) począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca;
2) za dany miesiąc, jeżeli nabycie prawa do dodatku lub wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca.
Wymagany staż pracy uprawniający do maksymalnego dodatku upłynął pracownicy w trakcie marca, a więc od 1 kwietnia br. powinien być wypłacany w wysokości 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego, tj. 680 zł.
Rozliczenie podatkowo-składkowe
Nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Nagrody „samorządowe” nie podlegają więc oskładkowaniu, bo podstawowy i jedyny warunek co do częstotliwości ich przyznawania jest zachowany i wynika wprost z uregulowań ustawowych. Natomiast nagroda jako przychód ze stosunku pracy podlega opodatkowaniu PIT, gdyż przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia dla tego rodzaju świadczeń.
Rozliczenie przychodu pracownika za kwiecień powinno więc obejmować pensję 3400 zł, dodatek 680 zł, nagrodę 3977,55 zł i nagrodę uznaniową 320 zł. Lista płac uwzględnia podstawowe koszty uzysku oraz złożony PIT-2.
Podstawa prawna
Art. 38 ust. 1, ust. 2, ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 902 ze zm.).
Par. 7, par. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).